Счета за ЖКУ

Продукт
1. Зачем нужен продукт «Счета за ЖКУ»?

Настройка
2. Как настроить доступы сотрудника к счетам, платежам и должникам?
3. Как настроить уведомления об оплате счетов для сотрудников?
4. Как настроить автоматический импорт начислений в CRM-систему?
5. Как настроить автоматический экспорт платежей из CRM-системы?
6. Как на объекте установить тарифы на коммунальные и другие услуги?
7. Как на объекте установить дополнительные настройки платежей и счетов в CRM?

Счета
8. Как посмотреть список всех счетов в CRM?
9. Как добавить новый счет?
10. Как отредактировать и выставить счет?

Платежи
11. Как посмотреть список онлайн-платежей в CRM?
12. Как посмотреть список сторонних платежей в CRM?

Должники
13. Как посмотреть список должников в CRM?
14. Как сделать массовую рассылку должникам?

Продукт «Счета за ЖКУ» — это инструмент для контроля над финансами управляющей организации и выставления счетов за ЖКУ. Продукт позволяет управляющей организации выставлять счета, автоматически отправлять уведомления о выставленных счетах, массово рассылать напоминания для должников, настраивать тарифы за коммунальные услуги, просматривать историю платежей, анализировать задолженность клиентов.

Житель может своевременно оплачивать счета в режиме онлайн, подключать автоплатеж, просматривать историю платежей, скачивать PDF-квитанции.

Использование «Счетов за ЖКУ» предоставляет несколько весомых преимуществ. Они делают продукт незаменимым в работе со счетами и гарантируют улучшение контроля над финансовыми потоками.

1. Прозрачность финансов. Клиенты и управляющие организации могут легко отслеживать финансовые ресурсы, операции, детализацию счетов, что снижает вероятность ошибок и недоразумений.

2. Увеличение собираемости платежей. Благодаря автоматическим напоминаниям и удобству онлайн-оплаты, общий долг клиентов снижается. Это способствует более стабильной финансовой ситуации для управляющей организации.

3. Сокращение трудозатрат. Управляющая организация может автоматизировать процесс выставления счетов и уведомлений, что снижает необходимость в ручной работе и упрощает финансовый учет.

4. Экономия ресурсов. Использование электронных счетов / квитанций уменьшает потребность в бумажной документации.

5. Эффективность отчетов. Выгрузка данных о платежах и задолженностях помогает сократить время на составление отчетов, оперативно анализировать финансовые данные и принимать стратегические решения.

Все эти преимущества создают комфортные условия как для сотрудников управляющей организации, так и для жителей.

Каждому сотруднику назначена своя роль, и у каждой роли есть свой набор доступов.

Перейдите в настройки роли доступа «Настройки» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, бухгалтер) → вкладка «Доступ» → группа доступов «Финансы».

В блоке «Финансы» есть несколько настроек доступа:

• «Счета» дает доступ к списку счетов.
• «Счета: редактирование» позволяет сотруднику создавать, изменять и импортировать счета клиентов.
• «Счета: возможность выставления скидок» позволяет сотруднику делать скидки в счетах на платные услуги в заявках.
• «Платежи» дает доступ к списку платежей.
• «Должники» дает доступ к списку должников.
• «Показания приборов учета» дает доступ к списку показаний.
• «Показания приборов учета: возможность внесение показаний вне периода сбора показаний».

Проставьте необходимые галочки в колонке напротив счетов, платежей и должников. Пример выданных доступов к финансам показан на скриншоте ниже.

Также нужно выдать доступ к объектам для сотрудника, чтобы он мог просматривать и выставлять счета на помещения из этих объектов.

На данный момент, в CRM есть одно уведомление для работы с продуктом «Платежи». Как и большинство уведомлений, оно включается через роли сотрудников.

Чтобы сотрудник мог получать уведомления об оплате счетов ЖКУ, нужно открыть роль на вкладке «Уведомления» → раскрыть список «Финансы» → установить необходимые галочки для опции «Поступила оплата ЖКУ».
Когда житель оплатил выставленный счет ЖКУ, сотрудник с этой ролью получит Push-уведомление и/или письмо на Email, в соответствии с выбранными галочками.

Сотрудники УО могут настроить автоматический импорт начислений в CRM-систему, чтобы не приходилось вручную заносить в CRM большие объемы данных. Такой внешней системой может быть сервер управляющей организации.

Прежде всего для этого требуется настроить FTP-соединение с сервером УО, это можно сделать в разделе «Настройка» → «Интеграция» → вкладка «Обмен данными» → «Общие настройки».

Если FTP-соединение успешно настроено, на вкладке «Обмен данными» нужно выбрать «Импорт» и в блоке «Импорт начислений» заполнить следующие параметры:

• Выбор метода — на данный момент, интеграция доступна только с помощью XML-файлов. Требования к структуре и пример XML-файла описаны здесь.
• Уведомлять на email — возможность получать на электронную почту отчеты об успешном или неудачном импорте. В отчете могут быть указаны ошибки и предупреждения, например: лицевой счет не найден, или организация не найдена. Если ошибок нет, приходит просто статус ОК.
• Адрес файла — путь к файлу и его название на FTP-сервере, откуда нужно брать данные для интеграции. Если файл находится не в корневом каталоге сервера, путь к нему указывается через слэши « / », как у адресов веб-страниц. В поле можно указать адреса нескольких файлов через запятую, например: /objects/z84/invoices.xml, /objects/p32/invoices.xml, /objects/s15/invoices.xml.
• Удалять файлы выгрузки после прочтения.
• Расписание — частота импорта данных. Указывается время и / или дни, в которые нужно проводить операцию. Расписание не учитывает поля, в которых написана звездочка. Если указаны только минуты, операция будет запускаться раз в час, например: 19 минут и звездочки в остальных полях = запуск в 10:19, 11:19 и так далее. Если указаны минуты и часы, операция будет запускаться раз в день, например: 19 минут, 22 часа и звездочки в остальных полях = запуск каждый день в 22:19. Другие поля работают по аналогии: запуск в конкретное число месяца, запуск в конкретный месяц, запуск в конкретный день недели. Можно ввести несколько чисел через запятую.

Если все настройки интеграции указаны корректно, после их сохранения импорт будет запускаться в соответствии с расписанием и остальными параметрами.
На скриншоте ниже показан пример настроек: каждый день в два часа ночи.

Для первичного теста или когда нужен ручной запуск, можно использовать кнопку «Запустить сейчас» — тогда через письмо на почту сотрудник сразу узнает, все ли в порядке с файлом данных и настройками интеграции.

Если в ходе импорта произошла хотя бы одна ошибка, операция останавливается, при этом уже импортированные данные остаются в CRM.

Кроме почты есть еще один способ посмотреть результат операции, и не только импорта: выбрать «Лог» на вкладке «Обмен данными».

В логе отображается статус каждой операции, ее суть, сообщение, дата запуска и дата последнего изменения. В сообщении видны предупреждения и ошибки, если в процессе не все прошло гладко.

Сотрудники УО могут настроить автоматический экспорт платежей во внешнюю систему, чтобы не приходилось вручную переносить большие объемы данных из CRM. Такой внешней системой может быть сервер управляющей организации.

Прежде всего для этого требуется настроить FTP-соединение с сервером УО, это можно сделать в разделе «Настройка» → «Интеграция» → вкладка «Обмен данными» → «Общие настройки».

Если FTP-соединение успешно настроено, на вкладке «Обмен данными» нужно выбрать «Экспорт» и в блоке «Экспорт платежей» заполнить следующие параметры:

• Выбор метода — на данный момент, интеграция доступна только с помощью XML-файлов. Требования к структуре и пример XML-файла такие же, как для импорта.
• Уведомлять на email — возможность получать на электронную почту отчеты об успешном или неудачном экспорте. В отчете могут быть указаны ошибки и предупреждения, например: лицевой счет не найден, или организация не найдена. Если ошибок нет, приходит просто статус ОК.
• Каталог экспорта — путь к месту, куда нужно выгрузить данные.
• Шаблон имени файла — вместо простого ввода имени указывается шаблон, из которого составляется имя файла. В шаблоне используется внешний идентификатор расчетного счета — задается на вкладке «Расчетные счета» в карточке юридического лица. Шаблон также позволяет включить текущую дату в имя файла и тип квитанции.
• Расписание — частота экспорта данных. Указывается время и / или дни, в которые нужно проводить операцию. Расписание не учитывает поля, в которых написана звездочка. Если указаны только минуты, операция будет запускаться раз в час, например: 19 минут и звездочки в остальных полях = запуск в 10:19, 11:19 и так далее. Если указаны минуты и часы, операция будет запускаться раз в день, например: 19 минут, 22 часа и звездочки в остальных полях = запуск каждый день в 22:19. Другие поля работают по аналогии: запуск в конкретное число месяца, запуск в конкретный месяц, запуск в конкретный день недели. Можно ввести несколько чисел через запятую.

Если все настройки интеграции указаны корректно, после их сохранения экспорт будет запускаться в соответствии с расписанием и остальными параметрами.
На скриншоте ниже показан пример настроек: каждый день в четыре часа ночи.

Для первичного теста или когда нужен ручной запуск, можно использовать кнопку «Запустить сейчас» — тогда через письмо на почту сотрудник сразу узнает, все ли в порядке с файлом данных и настройками интеграции.

Как уже упоминалось выше, результат операций можно посмотреть не только через электронную почту, но и открыв «Лог».

На разных объектах могут оказывать разные коммунальные услуги: например, горячее и холодное водоснабжение есть почти в любом доме, но газоснабжение и вывоз мусора встречаются не всегда. Коммунальные услуги могут иметь разную стоимость, которая тоже указывается в CRM.
Чтобы управляющая организация могла выставлять счета жителям за оказание услуг, на объектах должны быть настроены тарифы со стоимостью этих услуг.

Чтобы добавить тариф на коммунальную услугу, нужно открыть карточку объекта на вкладке «Тарифы» и нажать кнопку «Добавить». Далее в модальном окне нужно указать его данные:

• Название услуги
• Код услуги
• Тип — жилищные, коммунальные, капитальный ремонт и т. д.
• Действуют ли несколько тарифов на услугу
• Стоимость ресурса по тарифу и его единицы измерения. Когда тарифов несколько, можно указать стоимость ресурса по каждому из них, но в единицах измерения доступно только кВт/ч.
• Юрлицо, на расчетный счет которого будут поступать платежи по услуге
• Включена ли ставка НДС в стоимость услуги (если да, можно включить начисление пени вместе с НДС)
• Расчетный счет для получения платежей

По умолчанию тариф показывается в приложении жителя / личном кабинете. Если требуется скрыть тариф от жителя, можно снять галочку «Показывать ЛК». Впоследствии тариф будет доступен для редактирования, и сотрудники в любой момент смогут вернуть его в перечень видимых для жителя.
Подтвердите добавление тарифа кнопкой «Сохранить».

Добавленные тарифы отображаются на той же вкладке. Текстовый поиск ведется по всем данным, которые видны в списке тарифов: код услуги, название, тип, юрлицо, НДС, стоимость по тарифу.
Чтобы удалить тариф, нажмите крестик напротив него и подтвердите удаление.

Нажав на строку с тарифом, можно изменить его данные в модальном окне.
В разделе «Счета» каждый счет отображается именно с тем тарифом, который применялся для его выставления. Поэтому житель в мобильном приложении увидит обновленный тариф только после выставления нового счета по нему.

В карточке объекта есть вкладка «Настройки». Там в секции «Платежи» находятся опции, которые касаются оплаты счетов за ЖКУ и прочие услуги:

• Опция «Оплата счетов онлайн» — позволяет оплачивать счета онлайн через приложение жителя.
• Опция «Произвольная сумма оплаты» — позволяет жителю вручную указать сумму при оплате счета от УО. И кроме того, включает возможность вносить авансовые платежи.
• Опция «Принимать платежи, если нет активных счетов» — позволяет вносить платежи или аванс, если сотрудники УО не выставили счет. Поддерживает оплату счетов онлайн, даже когда управляющая организация не имеет возможности интегрироваться с системой Домиленд и выставлять счета жителям.
• Опция «Оплата страхования после полного погашения долга» — поможет повысить собираемость платежей на объекте.

В разделе «Финансы» → «Счета» находится таблица со всеми счетами.
Каждый счет содержит следующую информацию: статус, тип счета, адрес помещения, лицевой счет, период, сумма к оплате.

Доступен текстовый поиск по адресу помещения и лицевому счету. Список счетов можно отфильтровать с помощью кнопки «Фильтры»: по группе объектов, кварталу, объекту, помещению, типу, статусу, по наличию и типу PDF-квитанции, месяцу и году.

Над списком есть кнопка, которая позволяет импортировать в CRM систему: оборотно-сальдовую ведомость, счета из шаблона, данные из систем C300 и LINE. После выбора одного из вариантов происходит переход на страницу импорта с инструкцией.

Если кликнуть по строке счета, то откроется карточка счета.

Чтобы добавить новый счет, нужно нажать на кнопку «Новый счет» в списке всех счетов.

Далее в модальном окне заполнить необходимые данные:

• Актуальность счета

Если да, то счет будет считаться актуальным на текущий момент, а счета того же типа за другие периоды будут справочно доступны в списке счетов в CRM и в приложении жителя.

• Тип PDF квитанции

Генерировать автоматически — будет создана квитанция на основе добавленных услуг в таблицу.
Загружен на FTP — клиенту для загрузки будет доступна квитанция, загруженная на FTP сервер.
Если квитанция отсутствует — выберите соответствующий вариант.

• Тип — ЖКУ, капитальный ремонт, страхование, иные услуги
• Месяц
• Год
• Объект
• Помещение
• Лицевой счет

После заполнения всех полей нужно нажать на кнопку «Сохранить». В системе будет создан новый счет со статусом «Черновик». Чтобы выставить созданный счет, необходимо перейти в карточку счета.

В списке счетов в разделе «Финансы → Счета» можно открыть любой счет, посмотреть детальную информацию о нем, отредактировать необходимые данные, добавить услуги, изменить статус и так далее.

В карточке счета есть блоки «Основное», «Платежи по счету» и таблица с услугами, которые включены в счет.

В блоке «Основное» можно изменить:

• Статус счета

Доступны варианты «Черновик» и «Выставлен».

• Актуальность счета

Если да, то счет будет считаться актуальным на текущий момент, а счета того же типа за другие периоды будут справочно доступны в списке счетов в CRM и в приложении жителя.

• Тип PDF квитанции

Генерировать автоматически — будет создана квитанция на основе добавленных услуг в таблицу.
Загружен на FTP — клиенту для загрузки будет доступна квитанция, загруженная на FTP сервер.
Если квитанция отсутствует — выберите соответствующий вариант.

После изменений нужно нажать кнопку «Сохранить». Сгенерированную или загруженную на FTP квитанцию можно скачать, нажав кнопку «Скачать квитанцию».

В блоке «Платежи по счёту» отображаются все платежи клиентов по этому счету, совершенные через мобильное приложение Домиленд.

В счет для жителя можно добавлять услуги, которые закреплены за объектом на вкладке «Тарифы». При этом в таблице доступные услуги зависят от типа счета, который был указан при его создании:

• «ЖКУ» — коммунальные, жилищные, прочие, жилищно-коммунальные и эксплутационные
• «Страхование» — только услуги с типом страхование
• «Капитальный ремонт» — кап. ремонт
• «Иные услуги» — разовые

Управляющая организация может выставить счет за страхование отдельно от других счетов, но при этом житель может оплачивать страховку только вместе с оплатой ЖКУ.

Для добавления услуги в таблицу нужно нажать на кнопку «Плюс» и выбрать нужную услугу.

После ее добавления нужно заполнить данные в таблице, чтобы показать объем использованных ресурсов и остальные показатели для расчета итоговой суммы платежа.

Если в тарифах выбран двух- или трехтарифный расчет, то для каждого тарифа нужно ввести данные в столбце «кол-во». При этом в столбце «Начислено» для этой услуги, будет автоматически просчитано общее начисление по услуге.

Для добавленных услуг в таблице доступно редактирование значений:

• В блоке «Начисление» — тариф, кол-во, нач. долг, перерасчет, льгота, пени
• В блоке «Оплата» — оплачено

В конце строки каждой добавленной услуги есть кнопка удаления.

Чтобы выставить счет, необходимо:

1. Добавить необходимые услуги в таблицу.
2. В блоке «Основное» сменить статус на «Выставлено».

Когда пользователь инициирует оплату выставленного счета, информация о платеже появляется в разделе «Финансы» → «Платежи».
В этом разделе есть две вкладки:

• «Онлайн-платежи» — совершенные в мобильном приложении Домиленд
• «Сторонние платежи» — совершенные в стороннем сервисе (банковское приложение, сайт управляющей организации или иной вариант)

На вкладке «Онлайн-платежи» отображается краткая информация о платежах: статус платежа, ID платежа, тип платежа, расчетный счет, имя плательщика, номер ЛС, адрес помещения, общая сумма, комиссия, фактическая сумма оплаты, время обновления, отправлен ли чек, иконка платежной системы («Твои платежи», «А3»).
Кликнув по строке с платежом, можно раскрыть другие детали о нем: посмотреть даты и время обновлений, детализацию счета и сумму за каждую позицию в платеже.

На вкладке действует текстовый поиск по ID платежа / ФИО плательщика / ЛС, фильтры по статусу платежа, типу счета, юрлицу, группе объектов, кварталу, объекту, помещению, клиенту, периоду платежа, платежному шлюзу («Твои платежи», «A3»).

Над списком платежей есть зеленая кнопка экспорта, с помощью которой сотрудник может экспортировать данные в Excel. Таблицу в CRM можно предварительно отфильтровать, чтобы выгрузить только часть данных, а не историю платежей за все время.

В разделе «Финансы» → «Платежи» есть вкладка «Сторонние платежи» — те, которые совершены в стороннем сервисе (банковское приложение, сайт управляющей организации или иной вариант).

На вкладке отображаются данные: ID платежа, адрес и ЛС, расчетный счет, тип платежа, сумма, дата-время.
В списке платежей действует текстовый поиск по ID платежа, фильтры по юрлицу, типу счета, периоду платежа.

Над списком платежей есть зеленая кнопка экспорта, с помощью которой сотрудник может экспортировать данные в Excel. Таблицу в CRM можно предварительно отфильтровать, чтобы выгрузить только часть данных, а не историю платежей за все время.

Чтобы удалить платеж из системы, в строке напротив него нажмите кнопку с корзиной и подтвердите действие.

Список должников находится в разделе «Финансы» → «Должники».
По умолчанию он отсортирован по сумме долга, и самый большой долг отображается наверху списка.
Через данный раздел можно отправить массовую рассылку должникам.

Таблица должников содержит данные: номер лицевого счета, ФИО клиента, его телефон и роль, адрес помещения, сумма долга.
Если управляющая организация использует IP-телефонию, то кликом по номеру телефона можно открыть программу для совершения звонков.
В таблице действует текстовый поиск по номеру ЛС / ФИО клиента / адресу, фильтры по группе объектов, кварталу, объекту, роли клиента, нижней и верхней границе долга (сумма от ... до ...), типу счета.

Над списком должников есть зеленая кнопка экспорта, с помощью которой сотрудник может экспортировать данные в Excel. Таблицу в CRM можно предварительно отфильтровать, чтобы выгрузить только часть данных, а не полный список должников.

В разделе «Финансы» → «Должники» над таблицей есть кнопка «Рассылка», с помощью нее сотрудники могут сделать рассылку оповещений должникам.

После нажатия на кнопку появляется модальное окно со следующими возможностями:

• Тип оповещения — можно выбрать рассылку push-уведомлений или SMS.
• Текст сообщения — можно изменить текст, который увидят клиенты при получении рассылки. Текстовое поле позволяет подставить данные клиента в сообщение с помощью переменных вида %name%. Например, клиент Иван имеет задолженность, тогда переменные %myDear% %name% подставят текст «Уважаемый Иван». Список доступных переменных отображается здесь же под текстовым полем.

Чтобы подтвердить рассылку, нажмите синюю кнопку «Отправить» внизу формы.
Обратите внимание, что сумма задолженности при рассылке оповещений вычисляется по всем помещениям клиента.

В конце формы отображаются данные о количестве получателей. При рассылке SMS видны данные о стоимости и доступном балансе в SMS-центре.
Кроме того, сотрудник может выборочно протестировать получение рассылки на одном телефоне (только для SMS): для этого достаточно под словом «Тест» ввести номер телефона и нажать зеленую кнопку «Отправить».