Приемка
Продукт для передачи помещений собственникам и устранения недочетов
Содержание
CRM-система
Продукт
1. Зачем нужен продукт «Приемка»?
2. Как настраивать приемку помещений и работать с продуктом?
Подготовка приемки
3. Как выдать доступы сотрудникам к работе с приемкой помещений?
4. Как настроить уведомления, связанные с приемкой помещений?
5. Как настроить формы приемки?
6. Как работают шаблоны документов для приемки?
7. Как настроить дополнительные параметры приемки?
Открытие и планирование приемки
8. Как изменить пояснения к статусам приемки, чтобы клиент понимал ее текущее состояние?
9. Как открыть приемку помещений на объекте?
10. Как посмотреть список объектов, по которым открыта приемка?
11. Как изменить параметры открытой приемки?
12. Как в CRM посмотреть список всех помещений, по которым открыта приемка?
13. Как записать клиента на приемку помещения через CRM?
14. Как перенести или отменить запись на приемку через CRM?
15. Как посмотреть график открытых приемок через CRM?
Проведение приемки и работа с недочетами
16. Как работают статусы у приемки помещения?
17. Как перейти в карточку приемки CRM? Какой функционал доступен в карточке приемки?
18. Как провести приемку и зафиксировать недочеты через CRM?
19. Как в CRM отметить, что подписаны приемочные документы?
20. Как посмотреть список недочетов в CRM?
21. Как работать с недочетами в CRM?
Приложение сотрудника
- Как посмотреть список запланированных приемок в приложении сотрудника?
- Как перенести или отменить приемку через приложение сотрудника?
- Как провести приемку и зафиксировать недочеты через приложение сотрудника?
- Как через приложение сотрудника отметить, что подписаны приемочные документы?
- Как работать с недочетами в приложении сотрудника?
CRM-система
1. Зачем нужен продукт «Приемка»?
«Приёмка» — это продукт для управления полным циклом приемки-передачи помещений и автоматизации сопутствующих процессов.
Сотрудники девелопера с помощью продукта могут открывать приемку на объектах, проводить приемку-передачу помещений совместно с клиентами, регистрировать недочеты и устранять эти проблемы, контролировать сроки устранения.
Клиенты получают возможность через мобильное приложение выбрать удобное время для записи на приемку, регистрировать недочеты самостоятельно или с помощью сотрудника, отслеживать исправление недочетов.
Сотрудники девелопера с помощью продукта могут открывать приемку на объектах, проводить приемку-передачу помещений совместно с клиентами, регистрировать недочеты и устранять эти проблемы, контролировать сроки устранения.
Клиенты получают возможность через мобильное приложение выбрать удобное время для записи на приемку, регистрировать недочеты самостоятельно или с помощью сотрудника, отслеживать исправление недочетов.
2. Как настраивать приемку помещений и работать с продуктом?
Прежде чем открыть приемку на объекте, нужно выполнить несколько шагов для подготовки к приемке помещений.
1. Настроить сотрудников — убедиться, что все коллеги имеют необходимые доступы к работе с проектами, приемками, недочетами, а также доступы к объектам.
2. Привязать помещения (лоты) к клиентам — настроить автоматический импорт данных о помещениях из внешней системы, либо сделать ручной импорт.
3. Настроить формы приемки — подготовить элементы интерфейса для фиксирования недочетов при осмотре помещения.
4. Загрузить шаблоны документов по приемке — организовать генерацию актов осмотра и актов приема-передачи.
5. Выбрать дополнительные настройки приемки — можно активировать учет SLA, ограничить запись заранее, разрешить фиксацию недочетов жителями, изменить поясненения к статусам приемки.
Когда подготовительный этап пройден, можно переходить непосредственно к процессам приемки помещений.
6. Открыть приемку — предоставить клиентам возможность записаться на осмотр помещения.
7. Провести приемку — дождаться записи клиента на приемку, совместно с ним осмотреть помещение и зафиксировать обнаруженные недочеты.
8. Устранить недочеты — исправить проблемы в помещении, обнаруженные при осмотре помещения.
9. Завершить приемку — при необходимости провести повторную приемку после устранения недочетов и подписать документы с клиентом.
1. Настроить сотрудников — убедиться, что все коллеги имеют необходимые доступы к работе с проектами, приемками, недочетами, а также доступы к объектам.
2. Привязать помещения (лоты) к клиентам — настроить автоматический импорт данных о помещениях из внешней системы, либо сделать ручной импорт.
3. Настроить формы приемки — подготовить элементы интерфейса для фиксирования недочетов при осмотре помещения.
4. Загрузить шаблоны документов по приемке — организовать генерацию актов осмотра и актов приема-передачи.
5. Выбрать дополнительные настройки приемки — можно активировать учет SLA, ограничить запись заранее, разрешить фиксацию недочетов жителями, изменить поясненения к статусам приемки.
Когда подготовительный этап пройден, можно переходить непосредственно к процессам приемки помещений.
6. Открыть приемку — предоставить клиентам возможность записаться на осмотр помещения.
7. Провести приемку — дождаться записи клиента на приемку, совместно с ним осмотреть помещение и зафиксировать обнаруженные недочеты.
8. Устранить недочеты — исправить проблемы в помещении, обнаруженные при осмотре помещения.
9. Завершить приемку — при необходимости провести повторную приемку после устранения недочетов и подписать документы с клиентом.
3. Как выдать доступы сотрудникам к работе с приемкой помещений?
Каждому сотруднику назначена своя роль, и у каждой роли есть свой набор доступов к функционалу CRM.
Откройте в CRM «Настройки» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, менеджер продаж) → вкладка «Доступ».
На этой вкладке в секции «Приемка» можно выдать разрешения на использование следующих разделов: «Проекты», «Помещения», «Формы приемки», «График приемки», «Недочеты», «Настройка», «Аналитика».
Кроме доступов к разделам, в той же секции есть права на отдельные действия в CRM:
Сотрудники с этой ролью смогут использовать те разделы и действия, на которые получили доступ.
Откройте в CRM «Настройки» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, менеджер продаж) → вкладка «Доступ».
На этой вкладке в секции «Приемка» можно выдать разрешения на использование следующих разделов: «Проекты», «Помещения», «Формы приемки», «График приемки», «Недочеты», «Настройка», «Аналитика».
Кроме доступов к разделам, в той же секции есть права на отдельные действия в CRM:
- «Проекты: Открыть приемку объектов» позволяет открывать запись на приемку и передачу помещений собственникам.
- «Проекты: Редактирование» позволяет продлевать даты приемки и передачи помещений, менять ответственных за приемку, настроить уведомления собственникам.
- «Помещения: Редактирование» позволяет изменять созданные приемки, в том числе их статусы.
- «Недочеты: Редактирование» позволяет создавать и редактировать недочеты, обнаруженные в ходе приемки.
- «Настройка: Настройки» позволяет изменять настройки для передачи помещений, редактировать пояснения к статусам у записей на приемку, загружать шаблоны документов.
Сотрудники с этой ролью смогут использовать те разделы и действия, на которые получили доступ.
4. Как настроить уведомления, связанные с приемкой помещений?
У каждой роли есть свой набор уведомлений, который нужен сотрудникам для работы.
Откройте в CRM «Настройки» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, менеджер продаж) → вкладка «Уведомления» → секция «Приемка».
Проставьте необходимые галочки и сохраните изменения, чтобы сотрудники получали Push-уведомления и / или письма на электронную почту.
Для работы с продуктом можно включить следующие уведомления:
Откройте в CRM «Настройки» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, менеджер продаж) → вкладка «Уведомления» → секция «Приемка».
Проставьте необходимые галочки и сохраните изменения, чтобы сотрудники получали Push-уведомления и / или письма на электронную почту.
Для работы с продуктом можно включить следующие уведомления:
- «Создана новая приемка»
- «Время записи на приемку изменено»
- «Приемка просрочена»
- «Запись на приемку отменена»
- «Вас назначили ответственным по приемке»
- «Вас назначили ответственным по устранению недочетов»
- «Изменен статус заявки на устранение недочета»
5. Как настроить формы приемки?
Когда нужно зафиксировать недочеты при осмотре помещения, сотрудник или клиент выбирают из тех, что доступны по форме приемки для этого помещения. В разделе «Приемка» → «Формы приемки» можно настроить элементы, которые позволят фиксировать недочеты в системе.
В том же разделе отображается список форм приемки. Таблица содержит данные: идентификатор, названия проектов и объектов, количество комнат и наличие отделки.
Форма приемки будет использоваться для всех помещений указанного типа у выбранных объектов.
Чтобы удалить форму приемки, в строке с ней нужно нажать крестик и подтвердить удаление.
Чтобы изменить форму приемки, нужно нажать на строку с ней, в ее карточке внести необходимые изменения и сохранить их. Изменения внести нельзя, если по ней уже зафиксированы недочеты хотя бы одного помещения. Поля у изменяемой формы приемки доступны все те же, что и при ее создании.
Нажав кнопку «Столбцы», можно поменять колонки местами во всплывающем окне или отключить ненужные с помощью переключателей. Чем выше название столбца в списке полей, тем левее он будет расположен в таблице — зажмите иконку перед его названием, чтобы перетащить.
В таблице действует текстовый поиск по названию проектов и объектов, а также отдельные фильтры по проектам, объектам, типу помещения, наличию отделки и количеству комнат.
В том же разделе отображается список форм приемки. Таблица содержит данные: идентификатор, названия проектов и объектов, количество комнат и наличие отделки.
Форма приемки будет использоваться для всех помещений указанного типа у выбранных объектов.
Чтобы удалить форму приемки, в строке с ней нужно нажать крестик и подтвердить удаление.
Чтобы изменить форму приемки, нужно нажать на строку с ней, в ее карточке внести необходимые изменения и сохранить их. Изменения внести нельзя, если по ней уже зафиксированы недочеты хотя бы одного помещения. Поля у изменяемой формы приемки доступны все те же, что и при ее создании.
Нажав кнопку «Столбцы», можно поменять колонки местами во всплывающем окне или отключить ненужные с помощью переключателей. Чем выше название столбца в списке полей, тем левее он будет расположен в таблице — зажмите иконку перед его названием, чтобы перетащить.
В таблице действует текстовый поиск по названию проектов и объектов, а также отдельные фильтры по проектам, объектам, типу помещения, наличию отделки и количеству комнат.
Чтобы добавить форму приемки, над таблицей нажмите кнопку «Добавить».
Далее нужно заполнить данные:
Далее нужно заполнить данные:
- Тип помещения — квартира, машиноместо, кладовая, коммерция, апартаменты
- Количество комнат — студия или от одной до шести комнат. Указывается только для квартиры.
- Проекты и объекты — где будет применяться форма приемки. Выбирая проекты и объекты из выпадающего списка, начните вводить название, чтобы не искать их в большом перечне недвижимости.
- Отделка — проводилась ли отделка в помещениях
- Интервал приема — сколько времени может занять приемка. Выбранное значение повлияет на размер временных слотов при записи на приемку. Доступны значения от 15 минут до трех часов, интервал считается от начала часа. Например, при интервале в 15 минут можно записаться в 10:15, 10:30, 10:45 и так далее.
- Возможность добавить фото / видео / комментарий — три отдельных галочки разрешают прикреплять медиафайлы и текст к недочетам.
- Категории недочетов — поля с данными про обнаруженные недочеты, которые будут заполнять сотрудник или клиент при осмотре помещения.
В процессе приемки можно обнаружить самые разные недостатки: от едва заметных до существенных, из-за которых квартира непригодна для проживания.
Чтобы разложить проблемы по полочкам и эффективнее с ними разбираться, в CRM настраивают категории недочетов. У каждого недочета есть параметры, которые вместе образуют структуру:
Чтобы разложить проблемы по полочкам и эффективнее с ними разбираться, в CRM настраивают категории недочетов. У каждого недочета есть параметры, которые вместе образуют структуру:
- Категория — кухня, гостиная, спальня, балкон или иная комната, где обнаружен недочет в ходе осмотра.
- Подкатегория — пол, стены, потолок или иная часть помещения, где обнаружен недочет в ходе осмотра.
- Тип недочета — трещина, дыра, вздутости, плесень или иные проблемы, которые могут быть обнаружены в ходе осмотра.
Добавить категорию недочета можно с помощью разных кнопок, все варианты показаны цифрами (1-3) ниже на скриншоте.
(1) Когда категории недочетов нужно настроить с нуля, нажмите большую синюю кнопку «Добавить элемент».
(2) Если в форме приемки уже создан хотя бы один тип недочета, для добавления новых можно использовать кнопку «Добавить» над структурой категорий.
(3) Третий вариант — навести мышкой на существующие категории и нажать кнопку плюса для добавления новых. Такой способ ускоряет настройку категорий, ведь при следующем этапе данные будут частично предзаполнены, а элемент будет добавлен на указанный уровень в структуре.
Кроме того, по древовидной структуре визуально проще ориентироваться.
Пример 1. У недочета «Трещина на стекле» нажать кнопку плюса → Предзаполнены категория «Кухня» и подкатегория «Окна» → Далее остается лишь указать тип недочета → Недочет будет добавлен в подкатегорию «Окна», потому что в структуре выбрали уровень внутри этой подкатегории.
Пример 2. У подкатегории «Окна» нажать кнопку плюса → Предзаполнена категория «Кухня» → Далее можно заполнить подкатегорию и тип недочета → Новые уровни будут добавлены в категорию «Кухня», потому что в структуре уровень внутри этой категории.
(4) Нажав на кнопку добавления, в модальном окне выберите категорию и подкатегорию (подробнее описаны выше перед схемой структуры), укажите тип недочета (произвольный текст), подразделение и ответственного.
Если выбрать ответственного сотрудника, он будет автоматически назначаться исполнителем для всех недочетов указанного типа. В ином случае исполнителей нужно назначать вручную в каждом недочете.
Каждая ветка в структуре должна состоять из трех уровней, поэтому указание категории, подкатегории и типа недочета всегда обязательно при создании элементов.
Форма приемки может иметь неограниченное количество категорий или типов недочетов.
(1) Когда категории недочетов нужно настроить с нуля, нажмите большую синюю кнопку «Добавить элемент».
(2) Если в форме приемки уже создан хотя бы один тип недочета, для добавления новых можно использовать кнопку «Добавить» над структурой категорий.
(3) Третий вариант — навести мышкой на существующие категории и нажать кнопку плюса для добавления новых. Такой способ ускоряет настройку категорий, ведь при следующем этапе данные будут частично предзаполнены, а элемент будет добавлен на указанный уровень в структуре.
Кроме того, по древовидной структуре визуально проще ориентироваться.
Пример 1. У недочета «Трещина на стекле» нажать кнопку плюса → Предзаполнены категория «Кухня» и подкатегория «Окна» → Далее остается лишь указать тип недочета → Недочет будет добавлен в подкатегорию «Окна», потому что в структуре выбрали уровень внутри этой подкатегории.
Пример 2. У подкатегории «Окна» нажать кнопку плюса → Предзаполнена категория «Кухня» → Далее можно заполнить подкатегорию и тип недочета → Новые уровни будут добавлены в категорию «Кухня», потому что в структуре уровень внутри этой категории.
(4) Нажав на кнопку добавления, в модальном окне выберите категорию и подкатегорию (подробнее описаны выше перед схемой структуры), укажите тип недочета (произвольный текст), подразделение и ответственного.
Если выбрать ответственного сотрудника, он будет автоматически назначаться исполнителем для всех недочетов указанного типа. В ином случае исполнителей нужно назначать вручную в каждом недочете.
Каждая ветка в структуре должна состоять из трех уровней, поэтому указание категории, подкатегории и типа недочета всегда обязательно при создании элементов.
Форма приемки может иметь неограниченное количество категорий или типов недочетов.
Напротив каждого уровня в категориях недочетов отображаются три точки для вызова контекстного меню. Через него доступны следующие действия:
- Редактирование — изменить название недочета / подкатегории / категории, назначить ответственных сотрудников.
- Перемещение — поставить уровень выше или ниже. Доступно только в том случае, если на одном уровне есть хотя бы два элемента (два недочета, две подкатегории или две категории). Перемещение доступно только внутри своей ветки: двери из спальни нельзя перенести в кухню, потому что это другая категория. Если зажать иконку перед названием элемента, также доступно перетаскивание элементов с помощью мышки.
- Удаление — убрать элемент из структуры. Обратите внимание, что если элемент единственный, то и родительские уровни тоже удаляются: вместе с «трещиной на стекле» исчезнет и категория «Кухня». А если удалить родительский, то исчезнут все его дочерние уровни: вместе с категорией «Санузел» исчезнут все недочеты из нее.
Не обязательно в каждой форме приемки заново настраивать всю структуру, ведь сотрудники могут копировать категории недочетов из других форм.
Это возможно, когда создают новую форму или изменяют добавленную.
После нажатия на кнопку «Использовать существующую форму» появится модальное окно, в нем доступны для выбора все созданные формы приемки. Когда сотрудник кликнет на форму приемки, из нее будут подставлены категории недочетов (остальные данные не копируются, их нужно заполнять вручную).
Важно! Стоит иметь в виду, что если в форме приемки уже есть категории недочетов, они будут безвозвратно заменены при копировании. Так можно потерять труды сотрудника, который настраивал форму ранее.
Например, в текущей форме приемки настроены типы недочетов для пола и стен, а в другой — для дверей, окон, потолков. После копирования останутся только категории недочетов из второй формы.
Это возможно, когда создают новую форму или изменяют добавленную.
После нажатия на кнопку «Использовать существующую форму» появится модальное окно, в нем доступны для выбора все созданные формы приемки. Когда сотрудник кликнет на форму приемки, из нее будут подставлены категории недочетов (остальные данные не копируются, их нужно заполнять вручную).
Важно! Стоит иметь в виду, что если в форме приемки уже есть категории недочетов, они будут безвозвратно заменены при копировании. Так можно потерять труды сотрудника, который настраивал форму ранее.
Например, в текущей форме приемки настроены типы недочетов для пола и стен, а в другой — для дверей, окон, потолков. После копирования останутся только категории недочетов из второй формы.
6. Как работают шаблоны документов для приемки?
Шаблоны документов — функция, позволяющая ускорить создание документов с различающимися данными для каждого клиента индивидуально.
Очень часто есть стандартный образец документа, который является общим для всех, а в реальных документах различаются лишь данные в нескольких местах.
Поэтому достаточно один раз создать шаблоны документов в системе, а потом за несколько кликов скачивать готовые пакеты документов с заполненными данными и передавать клиентам.
В пространстве CRM Строительство можно загрузить шаблоны для двух документов: акт осмотра помещения и акт приема-передачи помещения.
Составить шаблон документа необходимо в файле docx, потому что функция поддерживает только этот формат офисных документов.
Преимущество шаблонов заключается в возможности использовать переменные. Если скачать готовый документ, вместо этих переменных будут подставлены реальные данные юрлица, объекта, помещения, клиента и прочие. Список доступных переменных находится в разделе «Приемка» → «Настройки» на вкладке «Шаблоны документов».
Итак, создайте файл docx для шаблона и оформите образец документа. Используйте $(переменные) со знаком доллара и круглыми скобками, когда в тексте требуется подставить данные. Обратите внимание, что данные для переменных берутся из CRM, и чем больше их используется в шаблоне — тем больше данных нужно заполнить в CRM. При этом, один раз заполнив данные, потом можно использовать их во множестве различных документов.
Пример: переменная $(customerPassportData) подставляет паспортные данные покупателя. Значит, если в карточке клиента не указаны эти данные, то и в документ подставить нечего. То же самое и с любыми другими переменными.
Жирный шрифт, курсив, таблицы, цвет текста и любое другое форматирование сохраняется в готовом документе. Так что можно оформлять и сами переменные, и остальный текст в том виде, который необходим девелоперу.
На скриншоте ниже: слева — пример шаблона с переменными, справа — готовый документ после скачивания.
После подготовки шаблона его нужно будет загрузить в систему, о чем рассказано далее.
Очень часто есть стандартный образец документа, который является общим для всех, а в реальных документах различаются лишь данные в нескольких местах.
Поэтому достаточно один раз создать шаблоны документов в системе, а потом за несколько кликов скачивать готовые пакеты документов с заполненными данными и передавать клиентам.
В пространстве CRM Строительство можно загрузить шаблоны для двух документов: акт осмотра помещения и акт приема-передачи помещения.
Составить шаблон документа необходимо в файле docx, потому что функция поддерживает только этот формат офисных документов.
Преимущество шаблонов заключается в возможности использовать переменные. Если скачать готовый документ, вместо этих переменных будут подставлены реальные данные юрлица, объекта, помещения, клиента и прочие. Список доступных переменных находится в разделе «Приемка» → «Настройки» на вкладке «Шаблоны документов».
Итак, создайте файл docx для шаблона и оформите образец документа. Используйте $(переменные) со знаком доллара и круглыми скобками, когда в тексте требуется подставить данные. Обратите внимание, что данные для переменных берутся из CRM, и чем больше их используется в шаблоне — тем больше данных нужно заполнить в CRM. При этом, один раз заполнив данные, потом можно использовать их во множестве различных документов.
Пример: переменная $(customerPassportData) подставляет паспортные данные покупателя. Значит, если в карточке клиента не указаны эти данные, то и в документ подставить нечего. То же самое и с любыми другими переменными.
Жирный шрифт, курсив, таблицы, цвет текста и любое другое форматирование сохраняется в готовом документе. Так что можно оформлять и сами переменные, и остальный текст в том виде, который необходим девелоперу.
На скриншоте ниже: слева — пример шаблона с переменными, справа — готовый документ после скачивания.
После подготовки шаблона его нужно будет загрузить в систему, о чем рассказано далее.
Вкладка «Шаблоны документов» в разделе «Приемка» → «Настройки» содержит шаблоны по умолчанию. Нажав кнопку «Заменить», можно выбрать файл в формате *.docx на устройстве и загрузить свой шаблон документа. После замены файла будет доступно скачивание готового документа в карточке приемки CRM.
Кликом по названию документа можно скачать шаблон на свое устройство (показано стрелкой на скриншоте).
Кликом по названию документа можно скачать шаблон на свое устройство (показано стрелкой на скриншоте).
Чтобы скачать готовый документ, нужно открыть раздел «Приемка» → «Помещения» → карточку приемки → вкладку «Документы» и нажать кнопку «Скачать».
После подписания можно загрузить скан: для этого нажмите «Перейти к загрузке сканов» и загрузите файлы.
После подписания можно загрузить скан: для этого нажмите «Перейти к загрузке сканов» и загрузите файлы.
7. Как настроить дополнительные параметры приемки?
В разделе «Приемка» → «Настройка» на вкладке «Прочее» доступны следующие возможности:
Не забудьте подтвердить изменения кнопкой «Сохранить».
- «Учитывать расчет SLA» — опция позволяет отслеживать нарушение сроков по устранению недочетов. Правительством РФ установлен срок в 60 дней.
- «Ограничение записи» — опция определяет, за сколько часов до начала разрешена запись на приемку. Чтобы сотрудник успел на приемку, ему как минимум нужно узнать о ней заранее и прибыть на объект. По умолчанию в поле указано 0 часов, через выпадающий список можно выбрать значения от 0 до 24 часов. Пример: когда установлено ограничение в один час, после 11:00 клиент не сможет записаться на приемку в 12:00, но сможет выбрать 12:15 или более позднее время.
- «Разрешать клиентам фиксировать недочеты в приложении клиента» — опция позволяет клиентам самостоятельно начинать приемку помещения через мобильное приложение и указывать недочеты. Если опция выключена, указанные действия доступны только сотрудникам.
- Пояснения к статусам — тексты для клиента, которые поясняют текущее состояние приемки помещения.
Не забудьте подтвердить изменения кнопкой «Сохранить».
8. Как изменить пояснения к статусам приемки, чтобы клиент понимал ее текущее состояние?
В разделе «Приемка» → «Настройка» на вкладке «Прочее» сотрудник может изменить пояснения статусов у приемки.
На этой вкладке видны текстовые поля, в которых можно описать семь состояний и сохранить изменения кнопкой внизу страницы.
Справа от текстовых полей есть кнопка «Вернуть стандартный текст». Если пояснение в поле было изменено, эта кнопка поможет в любой момент вернуть изначальный вариант текста.
На этой вкладке видны текстовые поля, в которых можно описать семь состояний и сохранить изменения кнопкой внизу страницы.
Справа от текстовых полей есть кнопка «Вернуть стандартный текст». Если пояснение в поле было изменено, эта кнопка поможет в любой момент вернуть изначальный вариант текста.
9. Как открыть приемку помещений на объекте?
Когда помещения готовы для осмотра клиентами, сотрудники девелопера могут дать клиентам возможность записываться на приемку.
Кроме того, можно предоставить такую возможность заранее, если есть уверенность в сроках окончания работ. Например, в мае известно, что все строительные и отделочные работы будут завершены к началу августа. Тогда уже в мае можно установить следующие даты: запись на приемку с первого июля, приемка с первого августа. При таких установках клиенты заранее будут видеть, что работы над их собственностью подходят к концу, и смогут за месяц до их завершения записываться на осмотр помещений.
Прежде всего необходимо выбрать помещения, доступные для осмотра. Чтобы это сделать, нужно в разделе «Каталог» → «Объекты» открыть карточку объекта и внизу страницы нажать кнопку «Действия» → «Открыть приемку».
После этого автоматически откроется раздел «Приемка» → «Проекты» → модальное окно для открытия приемки на отдельном объекте. Там отображаются только те помещения, к которым уже привязаны клиенты, и можно отметить их как доступные для осмотра:
Кроме того, можно предоставить такую возможность заранее, если есть уверенность в сроках окончания работ. Например, в мае известно, что все строительные и отделочные работы будут завершены к началу августа. Тогда уже в мае можно установить следующие даты: запись на приемку с первого июля, приемка с первого августа. При таких установках клиенты заранее будут видеть, что работы над их собственностью подходят к концу, и смогут за месяц до их завершения записываться на осмотр помещений.
Прежде всего необходимо выбрать помещения, доступные для осмотра. Чтобы это сделать, нужно в разделе «Каталог» → «Объекты» открыть карточку объекта и внизу страницы нажать кнопку «Действия» → «Открыть приемку».
После этого автоматически откроется раздел «Приемка» → «Проекты» → модальное окно для открытия приемки на отдельном объекте. Там отображаются только те помещения, к которым уже привязаны клиенты, и можно отметить их как доступные для осмотра:
- По нажатию «Выбрать все» будут отмечены сразу все помещения из этого объекта.
- По нажатию «Выбрать из списка» в отдельном окне можно выборочно отметить помещения галочкой и затем подтвердить выбор кнопкой «Продолжить». В списке работает текстовый поиск по номеру помещения, фильтры по типу помещения, количеству комнат, подъезду, этажу, клиенту.
После выбора помещений необходимо установить параметры приемки, которые будут действовать для всех указанных помещений:
- Начало и окончание записи — в какой период дат разрешена запись на приемку.
- Начало и окончание приемки — в какой период дат планируется проводить приемку.
- Количество записей — ограничение по количеству записей на один временной слот для одного сотрудника. Это может быть полезно, если несколько сотрудников девелопера используют один аккаунт. В этом случае можно выбрать один ответственный аккаунт, а сотрудники между собой сами распределят приемки. Если аккаунт использует только один человек, больше подойдет лимит на одну запись (например, чтобы с 11:00 до 12:00 у сотрудника была одна приемка, иначе он просто не успеет на остальные).
- Подразделение и ответственный сотрудник — кто будет проводить приемку. Если назначено несколько людей, будет выбран один из свободных. Сотрудник может быть назначен только при заполненном графике работы. Когда в параметрах не выбран ответственный, запись на приемку невозможна, поэтому поле считается обязательным.
- Включить отправку Push и/или СМС-уведомлений дольщикам. Уведомления будут отправлены, когда станет доступна запись на приемку. Чтобы включить оповещение через СМС, необходим договор с СМС-центром.
10. Как посмотреть список объектов, по которым открыта приемка?
В разделе «Приемка» → «Проекты» отображаются объекты, по которым открыта приемка. Действует пара уровней группировки: проекты объединяются по городам, а внутри проектов может быть несколько объектов.
Нажав «Приемка завершена», можно посмотреть список объектов, где все помещения уже передали собственникам.
В разделе действуют фильтры: по региону, проекту, объекту, началу и окончанию записи, началу и завершению приемки.
Для каждого объекта отображаются данные: изображение, название, сколько помещений с открытой приемкой на объекте, сколько всего помещений, статистика по статусам приемок.
Нажав «Приемка завершена», можно посмотреть список объектов, где все помещения уже передали собственникам.
В разделе действуют фильтры: по региону, проекту, объекту, началу и окончанию записи, началу и завершению приемки.
Для каждого объекта отображаются данные: изображение, название, сколько помещений с открытой приемкой на объекте, сколько всего помещений, статистика по статусам приемок.
11. Как изменить параметры открытой приемки?
Когда приемка уже открыта на объекте, для каждого помещения можно изменить параметры приемки, указанные ранее (при наличии доступа на редактирование проектов в приемке).
В разделе «Приемка» → «Проекты» нужно нажать на объект, далее в модальном окне есть блок с приемочными помещениями. Кнопка «Настройки» у каждого помещения раскрывает список параметров:
В том же окне есть блок «Добавить помещения», он работает точно также, как и в форме открытия приемки. Выбрав помещения и настроив параметры приемки для них, подтвердите изменения кнопкой «Сохранить» внизу окна.
Часто одни помещения становятся доступными для осмотра, а другие подтягиваются позже. Данный блок поможет открыть приемку в помещениях, которые стали доступны для осмотра уже после открытия приемки на объекте.
В разделе «Приемка» → «Проекты» нужно нажать на объект, далее в модальном окне есть блок с приемочными помещениями. Кнопка «Настройки» у каждого помещения раскрывает список параметров:
- Начало и окончание записи — кнопкой «Продлить» можно выбрать другую дату завершения записи на приемку.
- Начало и окончание приемки — кнопкой «Продлить» можно выбрать другую дату завершения приемки.
- Количество записей — кнопкой «Редактировать» можно выбрать другой лимит записей на один слот для одного сотрудника.
- Назначить дополнительных ответственных кнопкой «Добавить сотрудника».
- Включить Push-уведомления дольщикам кнопкой «Добавить уведомление».
В том же окне есть блок «Добавить помещения», он работает точно также, как и в форме открытия приемки. Выбрав помещения и настроив параметры приемки для них, подтвердите изменения кнопкой «Сохранить» внизу окна.
Часто одни помещения становятся доступными для осмотра, а другие подтягиваются позже. Данный блок поможет открыть приемку в помещениях, которые стали доступны для осмотра уже после открытия приемки на объекте.
12. Как в CRM посмотреть список всех помещений, по которым открыта приемка?
В разделе «Приемка» → «Помещения» отображаются помещения, по которым открыта приемка. У каждого помещения отображается статус приемки.
Кнопкой «Столбцы» можно показать или скрыть следующие данные в таблице: статус приемки, номер приемки, адрес, номер помещения, регион, проект, объект, тип помещения, количество комнат, ответственный, клиент, последнее обновление.
Над таблицей есть кнопка экспорта, с помощью которой можно выгрузить данные о приемках помещений в файл Excel.
В таблице действует текстовый поиск по адресу / номеру помещения / клиенту, а также есть фильтры: по статусу приемки, проекту, региону, объекту, количеству комнат, клиентам, ответственным, периоду обновления.
Кнопкой «Столбцы» можно показать или скрыть следующие данные в таблице: статус приемки, номер приемки, адрес, номер помещения, регион, проект, объект, тип помещения, количество комнат, ответственный, клиент, последнее обновление.
Над таблицей есть кнопка экспорта, с помощью которой можно выгрузить данные о приемках помещений в файл Excel.
В таблице действует текстовый поиск по адресу / номеру помещения / клиенту, а также есть фильтры: по статусу приемки, проекту, региону, объекту, количеству комнат, клиентам, ответственным, периоду обновления.
13. Как записать клиента на приемку помещения через CRM?
По умолчанию все приемки в помещениях имеют статус «Ожидание записи». Если при открытии или изменении приемки в параметрах выбран ответственный, клиента можно записать на осмотр помещения.
Чтобы это сделать, в разделе «Приемка» → «Помещения» откройте карточку приемки отдельного помещения. По нажатию на кнопку «Запланировать приемку» появляется модальное окно. Далее необходимо выбрать дату приемки из доступных дат в календаре и время приемки из свободных временных слотов.
Там же в окне указан часовой пояс объекта.
Ответственным автоматически назначается один из свободных сотрудников, которые указаны в параметрах приемки.
Кнопкой «Сохранить» сотрудник подтверждает запись.
На доступные даты и время приемки могут повлиять следующие факторы и настройки:
Чтобы это сделать, в разделе «Приемка» → «Помещения» откройте карточку приемки отдельного помещения. По нажатию на кнопку «Запланировать приемку» появляется модальное окно. Далее необходимо выбрать дату приемки из доступных дат в календаре и время приемки из свободных временных слотов.
Там же в окне указан часовой пояс объекта.
Ответственным автоматически назначается один из свободных сотрудников, которые указаны в параметрах приемки.
Кнопкой «Сохранить» сотрудник подтверждает запись.
На доступные даты и время приемки могут повлиять следующие факторы и настройки:
- Рабочий график сотрудников — в какие дни и часы работают сотрудники, ответственные за приемку помещения.
- Загруженность другими приемками — сколько временных слотов за день уже заняли у ответственных сотрудников.
- Интервал в формах приемки — сколько времени может занять приемка. Влияет на доступные значения в поле «Время приемки», например, 11:00-11:30 или 11:00-14:00.
- Ограничение по количеству записей на сотрудника — сколько приемок можно назначить на один временной слот.
- Ограничение записи заранее — за сколько часов до начала разрешена запись на приемку помещения.
14. Как перенести или отменить запись на приемку через CRM?
Иногда не все идет по плану, тогда приемку требуется перенести или отменить.
Чтобы это сделать в CRM, откройте карточку приемки отдельного помещения. Для уже запланированных приемок видны кнопки «Перенести приемку» и «Отменить запись».
По нажатию кнопки «Перенести приемку» можно выбрать другие дату и время. Запись на приемку останется в статусе «Запланирована».
По нажатию кнопки «Отменить запись» приемка вернется в статус «Ожидание записи» и будет возможность запланировать новую.
Чтобы это сделать в CRM, откройте карточку приемки отдельного помещения. Для уже запланированных приемок видны кнопки «Перенести приемку» и «Отменить запись».
По нажатию кнопки «Перенести приемку» можно выбрать другие дату и время. Запись на приемку останется в статусе «Запланирована».
По нажатию кнопки «Отменить запись» приемка вернется в статус «Ожидание записи» и будет возможность запланировать новую.
15. Как посмотреть график открытых приемок через CRM?
Раздел «Приемка» → «График приемки» показывает открытые приемки, которые не находятся в статусах «Ожидание записи» или «Просрочена».
Они видны в прямом хронологическом порядке и сгруппированы по дате приемки, поэтому наглядно демонстрируют будущее расписание или уже прошедшее.
Кнопкой «Столбцы» можно показать или скрыть следующие данные в таблице: статус приемки, время, номер приемки, регион, проект, объект, номер помещения, клиент, ответственный, тип помещения, количество комнат, адрес.
Над таблицей есть кнопка экспорта, с помощью которой можно выгрузить данные о приемках помещений в файл Excel.
В таблице действует текстовый поиск по клиенту / региону / номеру помещения, а также есть фильтры: по статусу приемки, дате приемки, региону, проекту, объекту, клиентам, ответственным.
Они видны в прямом хронологическом порядке и сгруппированы по дате приемки, поэтому наглядно демонстрируют будущее расписание или уже прошедшее.
Кнопкой «Столбцы» можно показать или скрыть следующие данные в таблице: статус приемки, время, номер приемки, регион, проект, объект, номер помещения, клиент, ответственный, тип помещения, количество комнат, адрес.
Над таблицей есть кнопка экспорта, с помощью которой можно выгрузить данные о приемках помещений в файл Excel.
В таблице действует текстовый поиск по клиенту / региону / номеру помещения, а также есть фильтры: по статусу приемки, дате приемки, региону, проекту, объекту, клиентам, ответственным.
16. Как работают статусы у приемки помещения?
Когда в помещениях объекта открывают приемку, изначально они получают статус «Ожидание записи».
Клиент может записаться на приемку самостоятельно или через сотрудника, тогда приемка помещения получит статус «Запланирована». Если запись перенесут на другое время или день, приемка так и останется запланированной. А если отменят, то она вернется в статус «Ожидание записи».
В назначенную дату сотрудник может начать приемку и зафиксировать недочеты. Клиент тоже может это сделать, если такая опция разрешена в CRM. Когда сотрудник или клиент начали осмотр, приемка получает статус «В процессе».
Если никто не начал приемку за указанное время, она перейдет в статус «Просрочена». Например, осмотр был запланирован на 10:00-11:00 и никто его не провел, в 11:01 приемка уже будет просрочена. Тогда ее можно запланировать еще раз на другое время.
Если после завершения осмотра клиент не принимает квартиру из-за выявленных недочетов, тогда приемка перейдет в статус «Устранение недочетов». Когда все недочеты устранят, автоматически станет доступна запись на повторную приемку («Ожидание записи»).
Если клиент готов принять недвижимость, приемка переходит в статус «Подписание документов (есть недочеты)». Это возможно с недочетами или без, но при наличии недочетов процесс сложнее. Факт подписания документов может отметить только сотрудник, поэтому дальше процесс двигается только после подтверждения со стороны девелопера.
Если клиент принял помещение с недочетами, приемка находится в статусе «Документы подписаны (есть недочеты)», пока не будут устранены все недочеты.
Когда недочетов не выявлено, приемка проходит стадию «Подписание документов», а затем сразу попадает в статус «Завершена». Если были подписаны документы при наличии недочетов, после их устранения приемка перейдет в статус «Завершена».
Клиент может записаться на приемку самостоятельно или через сотрудника, тогда приемка помещения получит статус «Запланирована». Если запись перенесут на другое время или день, приемка так и останется запланированной. А если отменят, то она вернется в статус «Ожидание записи».
В назначенную дату сотрудник может начать приемку и зафиксировать недочеты. Клиент тоже может это сделать, если такая опция разрешена в CRM. Когда сотрудник или клиент начали осмотр, приемка получает статус «В процессе».
Если никто не начал приемку за указанное время, она перейдет в статус «Просрочена». Например, осмотр был запланирован на 10:00-11:00 и никто его не провел, в 11:01 приемка уже будет просрочена. Тогда ее можно запланировать еще раз на другое время.
Если после завершения осмотра клиент не принимает квартиру из-за выявленных недочетов, тогда приемка перейдет в статус «Устранение недочетов». Когда все недочеты устранят, автоматически станет доступна запись на повторную приемку («Ожидание записи»).
Если клиент готов принять недвижимость, приемка переходит в статус «Подписание документов (есть недочеты)». Это возможно с недочетами или без, но при наличии недочетов процесс сложнее. Факт подписания документов может отметить только сотрудник, поэтому дальше процесс двигается только после подтверждения со стороны девелопера.
Если клиент принял помещение с недочетами, приемка находится в статусе «Документы подписаны (есть недочеты)», пока не будут устранены все недочеты.
Когда недочетов не выявлено, приемка проходит стадию «Подписание документов», а затем сразу попадает в статус «Завершена». Если были подписаны документы при наличии недочетов, после их устранения приемка перейдет в статус «Завершена».
17. Как перейти в карточку приемки CRM? Какой функционал доступен в карточке приемки?
Карточку приемки можно открыть из разделов «Помещения» или «График приемки».
В приемке отображается следующая информация и функционал:
В приемке отображается следующая информация и функционал:
- Текущий статус приемки
- Дата и время приемки — если помещение несколько раз проходило приемку, видны данные по каждой.
- Ответственный — кто проводил приемку.
- Плановый срок устранения недочетов — автоматически указывается самая поздняя дата из сроков устранения всех недочетов, которые привязаны к приемке.
- Информация о клиенте — ФИО и номер телефона
- Информация о помещении — в том числе его номер, изображение, площадь, количество комнат, этаж, наличие отделки.
- Привязанные недочеты — список всех недочетов, зафиксированных при осмотрах помещения и краткие данные по ним: ссылка для перехода в карточку недочета, текущий статус, ответственный, плановый срок, описание недочета, файлы от клиента.
18. Как провести приемку и зафиксировать недочеты через CRM?
В ходе приемки возможны несколько сценариев:
- Недочеты отсутствуют;
- Устранение недочетов — когда при осмотре помещения нашли проблемы, из-за которых клиент не готов принять помещение;
- Подписание документов — когда есть недочеты, но клиент готов принять помещение.
Откройте карточку запланированной приемки — там отображается кнопка «Начать осмотр», когда наступает назначенная дата. С этой кнопки и начинается приемка помещения, в ходе которой можно зафиксировать недочеты.
Рассмотрим самый простой сценарий «Недочеты отсутствуют».
Если при осмотре помещения не обнаружены недочеты, сотруднику необходимо подтвердить это кнопкой «Завершить приемку». Сразу после этого приемка сменит статус, стороны смогут подписать документы и завершить приемку.
Рассмотрим самый простой сценарий «Недочеты отсутствуют».
Если при осмотре помещения не обнаружены недочеты, сотруднику необходимо подтвердить это кнопкой «Завершить приемку». Сразу после этого приемка сменит статус, стороны смогут подписать документы и завершить приемку.
Если в ходе осмотра были обнаружены проблемы в помещении, сотруднику необходимо занести их в систему. Для этого он нажимает «Зафиксировать недочет» и далее указывает комнату, часть комнаты, тип недочета — например: кухня, окна, трещина на стекле. Можно указать только те категории и типы недочетов, которые ранее были настроены через раздел «Формы приемки».
Описывая недочет, можно добавить фотографии / видео / дополнительный комментарий, если такие опции разрешены в форме приемки.
Там же в модальном окне можно назначить ответственного за исправление недочета, и плановый срок устранения.
Описывая недочет, можно добавить фотографии / видео / дополнительный комментарий, если такие опции разрешены в форме приемки.
Там же в модальном окне можно назначить ответственного за исправление недочета, и плановый срок устранения.
После того как все недочеты зафиксированы, сотрудник возвращается на экран с верхнеуровневыми категориями (к выбору комнат). Поскольку в ходе приемки найдены недочеты, у клиента есть выбор из двух вариантов — соответственно, на экране видны две кнопки «Не принято» и «Принято с недочетами».
Если клиент не принял помещение с недочетами, сотрудник нажимает «Не принято», и тогда приемка сразу меняет статус на «Устранение недочетов».
Когда все недочеты устранят, клиент сможет записаться на повторный осмотр помещения. Процедура с устранением недочетов и повторными приемками может идти по кругу, пока клиент не согласится принять помещение — с недочетами или когда уже все исправлено.
Если клиент не принял помещение с недочетами, сотрудник нажимает «Не принято», и тогда приемка сразу меняет статус на «Устранение недочетов».
Когда все недочеты устранят, клиент сможет записаться на повторный осмотр помещения. Процедура с устранением недочетов и повторными приемками может идти по кругу, пока клиент не согласится принять помещение — с недочетами или когда уже все исправлено.
Если клиент согласен принять помещение, сотрудник нажимает «Принято с недочетами», и приемка переходит в статус «Подписание документов».
В этом случае обе стороны подписывают акт приема-передачи, но недочеты все равно требуют исправления. Пока все проблемы не будут устранены, приемка останется со статусом «Документы подписаны (есть недочеты)».
В этом случае обе стороны подписывают акт приема-передачи, но недочеты все равно требуют исправления. Пока все проблемы не будут устранены, приемка останется со статусом «Документы подписаны (есть недочеты)».
19. Как в CRM отметить, что подписаны приемочные документы?
Независимо от наличия или отсутствия недочетов, приемка в любом случае рано или поздно переходит к стадии подписания документов.
При этом статусе в карточке приемки отображается кнопка «Завершить», либо «Документы подписаны». По ее нажатию сотрудник может выбрать, нужно ли загружать сканы подписанных документов — если соглашается их добавить, CRM предлагает выбрать файлы на его устройстве.
В карточке приемки есть вкладка «Документы», там можно скачать акт приема-передачи для подписи вместе с клиентом. В другом разделе статьи описано, как работают шаблоны таких документов и как загрузить шаблон акта в CRM.
Если сотрудник решил продолжить без добавления сканов, приемка сразу переходит в статус «Завершена», или «Документы подписаны (есть недочеты)».
Если сканы загружены изначально, по нажатию на кнопку «Завершить» / «Документы подписаны» появится предупреждение, уверен ли сотрудник в переходе к следующему шагу.
При этом статусе в карточке приемки отображается кнопка «Завершить», либо «Документы подписаны». По ее нажатию сотрудник может выбрать, нужно ли загружать сканы подписанных документов — если соглашается их добавить, CRM предлагает выбрать файлы на его устройстве.
В карточке приемки есть вкладка «Документы», там можно скачать акт приема-передачи для подписи вместе с клиентом. В другом разделе статьи описано, как работают шаблоны таких документов и как загрузить шаблон акта в CRM.
Если сотрудник решил продолжить без добавления сканов, приемка сразу переходит в статус «Завершена», или «Документы подписаны (есть недочеты)».
Если сканы загружены изначально, по нажатию на кнопку «Завершить» / «Документы подписаны» появится предупреждение, уверен ли сотрудник в переходе к следующему шагу.
20. Как посмотреть список недочетов в CRM?
В разделе «Приемка» → «Недочеты» отображается список всех недочетов, зафиксированных при осмотрах помещений.
Кнопкой «Столбцы» можно показать или скрыть следующие данные в таблице: статус недочета, его номер, номер приемки, проект, тип помещения, номер помещения, этаж, ответственный, плановый срок устранения, категория, подкатегория, недочет, описание.
Над таблицей есть кнопка экспорта, с помощью которой можно выгрузить данные о недочетах в файл Excel.
В таблице действует текстовый поиск по типу недочета / номеру недочета / номеру помещения, а также есть фильтры: по проекту, статусу недочета, номеру приемки, типу помещения, этажу, номеру помещения, плановому сроку устранения, категории, подкатегории, типу недочета, наличию его описания.
Кнопкой «Столбцы» можно показать или скрыть следующие данные в таблице: статус недочета, его номер, номер приемки, проект, тип помещения, номер помещения, этаж, ответственный, плановый срок устранения, категория, подкатегория, недочет, описание.
Над таблицей есть кнопка экспорта, с помощью которой можно выгрузить данные о недочетах в файл Excel.
В таблице действует текстовый поиск по типу недочета / номеру недочета / номеру помещения, а также есть фильтры: по проекту, статусу недочета, номеру приемки, типу помещения, этажу, номеру помещения, плановому сроку устранения, категории, подкатегории, типу недочета, наличию его описания.
21. Как работать с недочетами в CRM?
Карточку недочета в CRM можно открыть из раздела «Приемка» → «Недочеты» или через приемку. В карточке недочета есть следующая информация и функционал:
- Кнопка для выгрузки данных недочета в PDF-файл
- Кнопка для копирования ссылки на карточку недочета CRM
- Информация о клиенте — ФИО и телефон
- Номер помещения с переходом в его карточку в разделе «Каталог» → «Помещения»
- Номер приемки с переходом в ее карточку
- Дата и время фиксации недочета
- Текущий статус, подразделение и ответственный
- Плановый срок сдачи
- Блок управления с возможностью изменить статус, назначить ответственного за исправление, написать примечание к статусу.
- Описание недочета — категория, подкатегория, тип, комментарий, файлы от клиента.
- Документы — сотрудник может приложить файлы к недочету, скачать их и удалить.
- История изменений для недочета
В блоке «Описание недочета» можно нажать кнопку редактирования (отмечена красным на скриншоте), далее в модальном окне будет возможность изменить данные о недочете: в том числе категорию, подкатегорию, тип, плановый срок, фотографии / видео, текстовое описание. Кнопкой «Сохранить» нужно подтвердить изменения.
Приложение сотрудника
1. Как посмотреть график открытых приемок в приложении сотрудника?
Как и «График приемок» в CRM, раздел «Приемка» в приложении сотрудника показывает открытые приемки, которые не находятся в статусах «Ожидание записи» или «Просрочена». Список приемок выводится в хронологическом порядке от старых к новым, при этом они сгруппированы по дате.
Для каждой приемки в разделе видны базовые данные: время, номер, текущий статус, проект, объект, клиент.
В шапке экрана есть кнопки для текстового поиска клиенту / региону / номеру помещения и фильтров по статусу приемки, региону, проекту, объекту, клиенту, ответственному, периоду обновления.
Нажав на любую из приемок, можно открыть карточку для просмотра детальных данных. Кроме уже названных данных, в карточке есть кнопка для звонка клиенту и можно развернуть данные о помещении (в том числе его номер, изображение, площадь, количество комнат, этаж, наличие отделки).
Для каждой приемки в разделе видны базовые данные: время, номер, текущий статус, проект, объект, клиент.
В шапке экрана есть кнопки для текстового поиска клиенту / региону / номеру помещения и фильтров по статусу приемки, региону, проекту, объекту, клиенту, ответственному, периоду обновления.
Нажав на любую из приемок, можно открыть карточку для просмотра детальных данных. Кроме уже названных данных, в карточке есть кнопка для звонка клиенту и можно развернуть данные о помещении (в том числе его номер, изображение, площадь, количество комнат, этаж, наличие отделки).
2. Как перенести или отменить приемку через приложение сотрудника?
Иногда не все идет по плану, тогда приемку требуется перенести или отменить.
Чтобы это сделать через приложение сотрудника, в разделе «Приемка» откройте карточку приемки отдельного помещения. Для уже запланированных приемок видны кнопки «Перенести приемку» и «Отменить запись».
По нажатию кнопки «Перенести приемку» можно выбрать другие дату и время. Запись на приемку останется в статусе «Запланирована».
По нажатию кнопки «Отменить запись» приемка вернется в статус «Ожидание записи» и будет возможность запланировать новую.
Чтобы это сделать через приложение сотрудника, в разделе «Приемка» откройте карточку приемки отдельного помещения. Для уже запланированных приемок видны кнопки «Перенести приемку» и «Отменить запись».
По нажатию кнопки «Перенести приемку» можно выбрать другие дату и время. Запись на приемку останется в статусе «Запланирована».
По нажатию кнопки «Отменить запись» приемка вернется в статус «Ожидание записи» и будет возможность запланировать новую.
3. Как провести приемку и зафиксировать недочеты через приложение сотрудника?
В ходе приемки возможны несколько сценариев:
Из раздела «Приемка» откройте карточку запланированной приемки — там отображается кнопка «Начать осмотр», когда наступает назначенная дата. С этой кнопки и начинается приемка помещения, в ходе которой можно зафиксировать недочеты.
Рассмотрим самый простой сценарий «Недочеты отсутствуют».
Если при осмотре помещения не обнаружены недочеты, сотруднику необходимо подтвердить это кнопкой «Недочеты отсутствуют». Сразу после этого приемка сменит статус, стороны смогут подписать документы и завершить приемку.
- Недочеты отсутствуют;
- Устранение недочетов — когда при осмотре помещения нашли проблемы, из-за которых клиент не готов принять помещение;
- Подписание документов — когда есть недочеты, но клиент готов принять помещение.
Из раздела «Приемка» откройте карточку запланированной приемки — там отображается кнопка «Начать осмотр», когда наступает назначенная дата. С этой кнопки и начинается приемка помещения, в ходе которой можно зафиксировать недочеты.
Рассмотрим самый простой сценарий «Недочеты отсутствуют».
Если при осмотре помещения не обнаружены недочеты, сотруднику необходимо подтвердить это кнопкой «Недочеты отсутствуют». Сразу после этого приемка сменит статус, стороны смогут подписать документы и завершить приемку.
Если в ходе осмотра были обнаружены проблемы в помещении, сотруднику необходимо зафиксировать недочеты в системе. Для этого он указывает комнату, часть комнаты, тип недочета — например: кухня, окна, трещина на стекле. Можно указать только те категории и типы недочетов, которые настроены через раздел «Формы приемки».
При выборе категорий наверху показан путь (отмечен красным на скриншоте), чтобы не запутаться в структуре и видеть, куда будет добавлен недочет.
Описывая недочет, можно добавить фотографии / видео / дополнительный комментарий, если такие опции разрешены в форме приемки.
При выборе категорий наверху показан путь (отмечен красным на скриншоте), чтобы не запутаться в структуре и видеть, куда будет добавлен недочет.
Описывая недочет, можно добавить фотографии / видео / дополнительный комментарий, если такие опции разрешены в форме приемки.
После того как все недочеты зафиксированы, сотрудник возвращается на экран с верхнеуровневыми категориями (к выбору комнат). Поскольку в ходе приемки найдены недочеты, у клиента есть выбор из двух вариантов — соответственно, на экране видны две кнопки «Не принято» и «Принято с недочетами».
Если клиент не принял помещение с недочетами, сотрудник нажимает «Не принято», и тогда приемка сразу меняет статус на «Устранение недочетов».
Когда все недочеты устранят, клиент сможет записаться на повторный осмотр помещения. Процедура с устранением недочетов и повторными приемками может идти по кругу, пока клиент не согласится принять помещение — с недочетами или когда уже все исправлено.
Если клиент не принял помещение с недочетами, сотрудник нажимает «Не принято», и тогда приемка сразу меняет статус на «Устранение недочетов».
Когда все недочеты устранят, клиент сможет записаться на повторный осмотр помещения. Процедура с устранением недочетов и повторными приемками может идти по кругу, пока клиент не согласится принять помещение — с недочетами или когда уже все исправлено.
Если клиент согласен принять помещение, сотрудник нажимает «Принято с недочетами», и приемка переходит в статус «Подписание документов».
В этом случае обе стороны подписывают акт приема-передачи, но недочеты все равно требуют исправления. Пока все проблемы не будут устранены, приемка останется со статусом «Документы подписаны (есть недочеты)».
В этом случае обе стороны подписывают акт приема-передачи, но недочеты все равно требуют исправления. Пока все проблемы не будут устранены, приемка останется со статусом «Документы подписаны (есть недочеты)».
4. Как через приложение сотрудника отметить, что подписаны приемочные документы?
Независимо от наличия или отсутствия недочетов, приемка в любом случае рано или поздно переходит к стадии подписания документов.
При этом статусе в карточке приемки отображается кнопка «Завершить», либо «Документы подписаны». По ее нажатию сотрудник может выбрать, нужно ли загружать сканы подписанных документов — если соглашается их добавить, приложение предлагает выбрать файлы на его устройстве.
Внизу экрана есть блок «Акт приема-передачи», в нем можно скачать документ для подписи вместе с клиентом. В другом разделе статьи описано, как работают шаблоны таких документов и как загрузить шаблон акта в CRM.
Если сотрудник решил продолжить без добавления сканов, приемка сразу переходит в статус «Завершена», или «Документы подписаны (есть недочеты)».
Если сканы загружены изначально, по нажатию на кнопку «Завершить» / «Документы подписаны» появится предупреждение, уверен ли сотрудник в переходе к следующему шагу.
При этом статусе в карточке приемки отображается кнопка «Завершить», либо «Документы подписаны». По ее нажатию сотрудник может выбрать, нужно ли загружать сканы подписанных документов — если соглашается их добавить, приложение предлагает выбрать файлы на его устройстве.
Внизу экрана есть блок «Акт приема-передачи», в нем можно скачать документ для подписи вместе с клиентом. В другом разделе статьи описано, как работают шаблоны таких документов и как загрузить шаблон акта в CRM.
Если сотрудник решил продолжить без добавления сканов, приемка сразу переходит в статус «Завершена», или «Документы подписаны (есть недочеты)».
Если сканы загружены изначально, по нажатию на кнопку «Завершить» / «Документы подписаны» появится предупреждение, уверен ли сотрудник в переходе к следующему шагу.
5. Как работать с недочетами в приложении сотрудника?
В карточке приемки отображается список недочетов для того же помещения. Из приемки можно перейти в карточку каждого недочета, посмотреть детальные данные и управлять ими.
Карточка недочета содержит следующие элементы:
У недочетов только три статуса, поэтому алгоритм действий с ними прост: статус «В работе» для того что устраняют сейчас, статус «Выполнено» для того что уже исправлено.
Карточка недочета содержит следующие элементы:
- Общие сведения — к какой приемке привязан и кто ответственный за нее.
- Блок управления — где можно указать плановый срок выполнения, изменить статус недочета, назначить ответственного, написать примечание к статусу.
- Информация о помещении — подтягивается из данных о приемке.
- Описание недочета — категория, подкатегория, тип, комментарий, файлы от клиента.
- Документы — сотрудник может приложить файлы к недочету, скачивать их и удалять.
У недочетов только три статуса, поэтому алгоритм действий с ними прост: статус «В работе» для того что устраняют сейчас, статус «Выполнено» для того что уже исправлено.
