Объекты, кварталы и группы

Настройка объектов и управление:
многоквартирные дома, коттеджные поселки и другая недвижимость

История изменений

Содержание

Общая информация
1. Зачем нужны объекты, кварталы и группы объектов в системе Домиленд?
2. Как сотрудникам выдать доступы для работы с объектами?

Кварталы и группы
3. Как посмотреть список кварталов и групп объектов в CRM?
4. Как добавить новый квартал или группу объектов?
5. Как изменить квартал или группу объектов?
6. Как удалить группу объектов, квартал, объект?

Список объектов
7. Как посмотреть список объектов в CRM?
8. Как добавить новый объект?
9. Как открыть карточку объекта в CRM? Какой функционал доступен в объектах?

Параметры объекта
10. Как редактировать основные данные объекта?
11. Как приложить документы к данным по объекту?
12. Как работают шаблоны договоров в объектах?
13. Как разместить изображение объекта в приложении клиента?
14. Как для объекта установить дополнительные настройки интеграции и взаимодействия с продуктами?
15. Как в объекте добавить управляющего?
16. Как для объекта добавить информацию об офисах управляющей организации?

1. Зачем нужны объекты, кварталы и группы объектов в системе Домиленд?

Объект в системе Домиленд — недвижимость, которая объединяет множество помещений, и находится на территории, подконтрольной управляющей организации. Чаще всего объектом является многоквартирный дом или коттеджный поселок, хотя им может быть также автостоянка или иное здание.

В целом, объект является одной из самых основных сущностей в CRM Домиленд, а кварталы и группы помогают массово регулировать доступ жителей к различным возможностям.
Например, сотрудники могут сразу по кварталам и группам настраивать видимость услуг, новостей и опросов, акций в клубе привилегий, мероприятий, парковок, а не выбирать объекты по одиночке.

Объекты вместе с другими сущностями образуют следующую структуру:
(1) На верхнем уровне находятся группы объектов.
(2) К группам прикрепляют кварталы.
(3) Каждый объект принадлежит своему кварталу.
(4) В объектах добавляют помещения. Они могут быть разных типов: квартиры, дома, участки, таунхаусы, дуплексы и пр.
(5) К помещениям привязывают клиентов. Обычно клиентами являются жители — причем как пользователи приложения, так и те, кто им не пользуется.

На скриншоте ниже показана типичная структура в пространстве CRM «Эксплуатация»: объекты объединяют по названиям городских кварталов или микрорайонов, а кварталы объединяют в группы по общему признаку (построенные / непостроенные).
Встречаются и варианты, когда кварталу дают название по тому юридическому лицу, которое обслуживает объекты в квартале.
Управляющие организации группируют недвижимость по своему усмотрению, но смена метода группировки объектов может быть затруднительной в будущем, после первоначальной настройки. Поэтому стоит помнить, что от настройки кварталов и групп зависит удобство дальнейшей работы — массовая настройка видимости услуг и других возможностей для жителей.

2. Как сотрудникам выдать доступы для работы с объектами?

Каждому сотруднику назначена своя роль, и для каждой роли устанавливают свой набор доступов к действиям в CRM-системе.
Чтобы выдать доступы к функционалу, откройте в CRM «Настройки» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, оператор CRM) → вкладка «Доступ».

В пространстве CRM «Эксплуатация» разверните список «Настройка», там переключателем можно дать доступ к разделу «Объекты».
Для этого раздела можно разрешить следующие действия:
  • «Редактирование» — создание, импорт и редактирование данных по объектам, кварталам и группам объектов.
  • «Автоматическое получение доступа к новым объектам» — автоматическая выдача доступов к объектам, когда их создают в системе. Опция работает, если при создании объекта был указан квартал. Например, у сотрудника был доступ к кварталу → в квартал добавили новый объект → сотрудник автоматически получил доступ к объекту (доступ к новым кварталам в группе появляется по аналогии). Когда объект добавляют вне кварталов и групп, доступ к нему имеют только создающий его сотрудник и аккаунт «Поддержка Домиленд».

В пространстве CRM «Строительство» доступ к объектам по аналогии настраивается через список «Каталог проектов».
При этом для каждого отдельного сотрудника можно изменять перечень объектов, с которыми он должен работать.
Чтобы выдать доступы к объектам, откройте в CRM «Настройки» → «Сотрудники» → карточку сотрудника → вкладка «Доступ к объектам».

Содержимое на вкладке имеет древовидную структуру. Если поставить галочку у группы объектов, выберутся все кварталы и объекты в этой группе. Если поставить галочку у квартала, выберутся все объекты в этом квартале.

Специалист будет иметь доступ лишь к той информации, которая относится к отмеченным для него объектам. Объект это не только само здание, но и помещения внутри него, поэтому доступ к объекту дает доступ к помещениям в нем. А если к объекту нет доступа, то помещения из него сотрудник не увидит в CRM-системе.

3. Как посмотреть список кварталов и групп объектов в CRM?

Список групп объектов находится в разделе «Настройка» → «Объекты» на вкладке «Группы». Там же доступны текстовый поиск по названию группы и фильтр по руководителю.
В списке групп помимо названия и руководителя отображаются кварталы, которые прикреплены к этой группе.
Список кварталов находится в разделе «Настройка» → «Объекты» на вкладке «Кварталы». Там же доступны текстовый поиск по названию квартала, фильтры по группе, управляющему, главному инженеру.
В списке кварталов отображаются данные: название, группа, управляющий, главный инженер, объекты в квартале.

4. Как добавить новый квартал или группу объектов?

В «дочерних» сущностях указываются «родительские»: в объектах — квартал, в квартале — группа объектов. Если сотрудники вручную создают часть структуры объектов, удобнее начинать сверху: с групп, затем добавлять кварталы с указанием группы, затем добавлять объекты с указанием квартала.

Чтобы добавить группу объектов, нужно в разделе «Настройка» → «Объекты» на вкладке «Группы» нажать «Добавить», указать название, руководителя, описание и подтвердить создание группы кнопкой «Сохранить».
Чтобы добавить квартал, нужно в разделе «Настройка» → «Объекты» на вкладке «Кварталы» нажать «Добавить», указать название, группу, управляющего, главного инженера, описание и подтвердить создание квартала кнопкой «Сохранить».

5. Как изменить квартал или группу объектов?

Чтобы изменить группу объектов, нужно открыть раздел «Настройка» → «Объекты» → вкладка «Группы» и кликнуть на строку с группой. В карточке группы можно изменить те же данные, что и при добавлении.
Там же видно, какие кварталы относятся к группе, но нельзя изменить их. Кнопка «Показать все» раскрывает полный список кварталов, а клик по кварталу открывает уже его карточку.

Внеся изменения, подтвердите их кнопкой «Действия» → «Сохранить».
Чтобы изменить квартал, нужно открыть раздел «Настройка» → «Объекты» → «Кварталы» и кликнуть на строку с кварталом. В карточке квартала можно изменить те же данные, что и при добавлении.
Там же видно, какие объекты относятся к кварталу, но нельзя изменить их. Кнопка «Показать все» раскрывает полный список объектов, а клик по объекту открывает уже его карточку.

Внеся изменения, подтвердите их кнопкой «Действия» → «Сохранить».

6. Как удалить группу объектов, квартал, объект?

Чтобы удалить группу объектов или квартал, в разделе «Объекты» перейдите на вкладку «Группы» или «Кварталы» соответственно, нажмите на строку с ненужной сущностью. После этого откроется карточка группы или квартала, где нужно нажать «Действия» → «Удалить».

Удалить группу или квартал можно только в том случае, если они не содержат дочерних элементов (в группах нет кварталов, а в кварталах нет объектов).

Чтобы удалить объект, следует обратиться в поддержку. Удаление объектов через поддержку сделано для защиты от возможных ошибок, поскольку влечет за собой множество необратимых последствий в CRM-системе.

7. Как посмотреть список объектов в CRM?

Список объектов находится в разделе «Настройка» → «Объекты» на вкладке «Объекты». Там же доступны текстовый поиск по названию или адресу объекта, а также фильтры: по юрлицу, группе, кварталу, типу объекта, закрытости территории, тегам.

В списке объектов видны данные: тип объекта, название, адрес, юрлицо.
Над списком есть кнопка, которая позволяет импортировать объекты в CRM с помощью файла Excel. По нажатию на кнопку появляется модальное окно с инструкцией по импорту.

8. Как добавить новый объект?

Чтобы добавить объект, нужно в разделе «Настройка» → «Объекты» на вкладке «Объекты» нажать кнопку «Добавить». Далее нужно указать его данные:
  • Название
  • Тип — многоквартирный дом, коттеджный поселок, автостоянка, другое
  • Юрлицо — чаще всего здесь указана управляющая организация, которая занимается обслуживанием объекта
  • Квартал, к которому принадлежит объект
  • Часовой пояс
  • Общая и жилая площадь
Подтвердите создание объекта кнопкой «Сохранить».
После этого объект появится в системе, но чтобы другие сотрудники могли работать с ним и с помещениями в нем, может понадобиться раздать доступы к этому объекту.

9. Как открыть карточку объекта в CRM? Какой функционал доступен в объектах?

Чтобы открыть карточку объекта, нажмите на строку с ним в разделе «Настройка» → «Объекты». В карточке объекта на разных вкладках можно изменить следующие данные и параметры:
  • Общие сведения про объект
  • Тарифы — установка тарифов на жилищно-коммунальные и другие услуги. В другой статье подробно описана работа с тарифами и их связью со счетами.
  • Приборы учета — опции для передачи показаний от приборов учета. В другой статье подробно описаны настройка ИПУ в помещениях и ОДПУ на объектах, а также прочая работа со счетчиками.
  • Документы — файлы управляющей организации, видимые для жителя
  • Шаблоны — функционал, помогающий генерировать индивидуальные документы для жителей
  • Изображения — картинки, которые житель видит у объекта в мобильном приложении
  • Настройки — дополнительные опции, связанные с интеграцией и продуктами «Охрана», «Обращения», «Счета за ЖКУ»
  • Управляющий объектом — выбрать сотрудника и его часы приема
  • Офисы продаж — адреса офисов, которые занимаются продажами недвижимости и обслуживанием клиентов

10. Как редактировать основные данные объекта?

В карточке объекта на основной вкладке доступны для изменения:
  • Юрлицо — чаще всего здесь указана управляющая организация, которая занимается обслуживанием объекта
  • Тип — многоквартирный дом, коттеджный поселок, автостоянка, другое
  • Квартал — к какому кварталу принадлежит объект
  • Название
  • Адрес (краткий и детальный) — можно выбрать адрес из выпадающего списка, и можно указать дополнительные данные по адресу
  • Общая площадь, жилая и площадь нежилых помещений
  • Количество подъездов и этажей
  • Серия
  • Даты начала и завершения строительства
  • Номер телефона
  • Сайт — обычно указывается ссылка на сайт управляющей организации, где есть информация про объект.
  • Описание — описание объекта, видимое для жителя. Если не указано, житель увидит описание юрлица. В поле доступны стандартные возможности форматирования текста. Переход на новую строку с помощью Enter сохраняет форматирование, переход на новую строку с помощью Shift+Enter сбрасывает форматирование (наглядный пример показан на скриншоте ниже).
  • Примечание — информация про объект, которая пригодится сотруднику при регистрации обращений от жителей этого объекта. В поле доступно форматирование текста, а сотрудник видит примечание во всплывающей подсказке при создании обращения.
  • Теги — ключевые слова для поиска объекта
Рядом с адресом есть кнопка «Показать подробности», после ее нажатия можно расписать данные адреса более подробно: в том числе индекс и даже координаты.
Кнопкой «Скрыть подробности» можно обратно свернуть детальный адрес.

12. Как приложить документы к данным по объекту?

Управляющая организация может делиться с жителями публичными документами, которые касаются обслуживания объекта.
Например, такими документами может быть: характеристики объекта, правила, бухгалтерская отчетность по объекту, данные по оказанным услугам, данные по тарифам и нормативам потребления ресурсов, реестр собственников, протоколы общих собраний собственников.

Чтобы приложить новый документ к данным по объекту, нужно открыть карточку объекта на вкладке «Документы» и нажать кнопку «Добавить». Далее в модальном окне нужно указать название документа, описание, число для сортировки в списке документов, дату, загрузить сам файл.
Добавленные документы отображаются на той же вкладке. В списке доступен поиск по названию и описанию документа, но при этом не ведется поиск по названию загруженного файла. Загруженный документ можно скачать на свое устройство, кликнув по нему в колонке «Файл».
Нажав на строку с документом, его данные можно изменить в модальном окне.

Чтобы удалить документ, нажмите крестик напротив него и подтвердите удаление.

13. Как работают шаблоны договоров в объектах?

Шаблоны договоров — функция, позволяющая ускорить создание документов с различающимися данными для каждого жителя индивидуально.
Очень часто есть стандартный образец документа, который является общим для всех, а в реальных документах различаются лишь данные в нескольких местах.
Поэтому достаточно один раз создать шаблоны договоров в системе, а потом за несколько кликов скачивать готовые пакеты документов с заполненными данными и передавать жителям.

Составить шаблон договора необходимо в файле docx, потому что функция поддерживает только этот формат офисных документов.
Преимущество шаблонов заключается в возможности использовать переменные. Если скачать готовый документ, вместо этих переменных будут подставлены реальные данные юрлица, объекта, помещения, жителя и прочие. Список доступных переменных находится на вкладке «Шаблоны».

Итак, создайте файл docx для шаблона и оформите образец документа. Используйте [[переменные]] в двойных квадратных скобках, когда в тексте требуется подставить данные. Обратите внимание, что данные для переменных берутся из CRM, и чем больше их используется в шаблоне — тем больше данных нужно заполнить в CRM. При этом, один раз заполнив данные, потом можно использовать их во множестве различных договоров.
Пример: переменная [[customerPassportData]] подставляет паспортные данные заказчика. Значит, если в карточке клиента не указаны эти данные, то и в договор подставить нечего. То же самое и с любыми другими переменными.

Жирный шрифт, курсив, таблицы, цвет текста и любое другое форматирование сохраняется в готовом документе. Так что можно оформлять и сами переменные, и остальной текст в том виде, который необходим управляющей организации.
На скриншоте ниже: слева — пример шаблона с переменными, справа — готовый документ после скачивания.
После подготовки шаблона его нужно будет загрузить в систему, о чем рассказано далее.
Чтобы добавить шаблон договора, в карточке объекта на вкладке «Шаблоны» нажмите кнопку «Добавить». Далее в модальном окне нужно указать название документа, описание, число сортировки и загрузить сам файл docx.

После загрузки файла в пустую форму его имя автоматически скопируется в поле «Наименование» — если нужно ускорить работу, достаточно сразу загружать его и сохранять изменения.
Тем не менее, рекомендуется один раз прописать информативные названия шаблонов: так будет удобнее их отличать, а при скачивании готового документа название будет соответствовать названию шаблона.
Список шаблонов отображается на той же вкладке, а после сохранения изменений там появится новый. В списке доступен поиск по названию и описанию шаблона, но при этом не ведется поиск по названию загруженного файла. Загруженный шаблон можно скачать на свое устройство, кликнув по нему в колонке «Файл».
Нажав на строку с документом, его данные можно изменить в модальном окне.

Чтобы удалить шаблон, нажмите крестик напротив него и подтвердите удаление.
Чтобы скачать готовый документ, откройте раздел «Управление» → «Помещения» → Выберите помещение того объекта, для которого был загружен шаблон → Перейдите на вкладку «Шаблоны».
Если к помещению привязано несколько клиентов, через выпадающий список можно выбрать клиента, для которого нужно скачать договор.

На вкладке отображается список тех же шаблонов, которые загружены для объекта. Но здесь уже нельзя менять их. Можно только сохранить готовые документы на свое устройство с помощью кнопки «Скачать».
Пример как выглядит тело готового документа уже был показан выше при сравнении с шаблоном договора.

14. Как разместить изображение объекта в приложении клиента?

В карточке объекта на вкладке «Изображения» сотрудники управляющей организации могут добавить картинку — житель увидит ее на главном экране приложения (пример см. ниже).
Когда он переключается между своими помещениями, изображение на главном экране меняется в зависимости от объекта, где находится помещение.

Кнопкой «Загрузить» сотрудник добавляет изображения со своего устройства.
Помимо этого, есть кнопка «Выбрать из библиотеки», которая позволяет вести поиск по библиотеке бесплатных изображений. Поиск работает на русском и английском языках, но запрос на английском выдает гораздо больше результатов.

Кнопкой плюса можно выбрать картинку для добавления в объект. Рядом с плюсом видна еще одна кнопка, с помощью которой можно открыть оригинал изображения.
Кнопкой «Отменить выбор» можно отказаться от своего выбора и начать заново.
Когда отмечено изображение для обложки, нажмите кнопку «Загрузить выбранное».

Сотрудники могут загрузить несколько изображений для объекта, но житель в любом случае увидит только главное. Если навести на добавленную картинку и нажать на кнопку дома, она будет установлена как главная, а значит и видимая для жителя.
Несколько изображений для объекта могут пригодиться, когда нужно время от времени менять главное (например, по праздникам).
На скриншоте ниже показано, как выглядит изображение объекта в шапке на главном экране приложения, и что оно может меняться в зависимости от помещения.

15. Как для объекта установить дополнительные настройки интеграции и взаимодействия с продуктами?

В карточке объекта есть вкладка «Настройки» — через нее сотрудники могут управлять параметрами для нескольких разделов системы (Охрана, Обращения, Платежи), параметрами интеграции и отображения объекта на сайте.

Если управляющая организация использует продукт «Охрана», на объекте можно включить доступ по пропускам. Для этого необходимо отметить галочку «Закрытая территория». Более подробная информация про возможности пропусков находится в отдельной статье.

В секции «Обращения» доступны несколько опций, которые касаются аварийно-диспетчерской системы.
  • Опция «Оплата счетов онлайн» — позволяет оплачивать счета онлайн через приложение жителя.
  • Опция «Показывать долг/аванс клиента в заявках» — позволяет отобразить информацию о долге или переплате жителя в карточке заявки (пример как это выглядит).
  • Опция «Ограничить комментирование закрытых заявок клиентами» — позволяет установить лимит в часах, в течение которого житель может отправлять сообщения в чат заявки после ее закрытия. Опция пригодится, когда на объекте есть большой поток заявок, и нужно сосредоточить сотрудников на решении вопросов в текущих заявках вместо коммуникации по уже решенным обращениям.
  • Опция «Отправка SMS при обращениях» — позволяет автоматически отправлять сообщения на телефон жителям, у которых не установлено приложение Домиленд. Текст сообщения для жителей можно редактировать. Перед включением опции убедитесь в том, что текст сообщения корректный: по умолчанию там не указано название организации и ссылка на скачивание приложения.
Если опция включена, жители без приложения получают SMS каждый раз, когда обращение меняет статус на любой, кроме «Ожидание». Такие сообщения помогают активно продвигать приложение управляющей организации среди жителей.
Чтобы функция работала, юрлицо должно быть подключено к SMS-центру. За информацией о подключении к SMS-центру необходимо обратиться в поддержку.


В секции «Платежи» находятся опции, которые связаны с оплатой счетов за ЖКУ. Более подробная информация о настройках платежей находится в отдельной статье.
Помимо описанных параметров, на вкладке «Настройки» есть еще несколько:
  • ФИАС идентификаторы — помогают идентифицировать уникальные адреса по российскому адресному реестру ФИАС.
  • Часовой пояс — в каком часовом поясе находится объект. Пример использования в CRM: время прибытия для разовых пропусков в продукте «Охрана» автоматически указывается на основе часового пояса объекта.
  • Внешний идентификатор — параметр для интеграции с внешней системой
  • Директория PDF-квитанций — URL-адрес, на который сотрудники УО загружают PDF-квитанции. Обычно здесь указывают адрес на FTP-сервере, устанавливают интеграцию с ним и настраивают способ автоматического прикрепления квитанций с FTP к счетам в CRM Домиленд. Таким образом, указание директории PDF-квитанций позволит жителю скачивать их через мобильное приложение.
  • Ссылка на инфраструктуру — ссылка на картографический сервис с инфраструктурой объекта, которая нужна для отображения в приложении жителя с помощью WebView. Если ссылка указана, житель сможет увидеть инфрастуктуру через виджет «Карты». Пример использования: на карте можно показать расположение строений, дорог, парковок, детских площадок, магазинов, ресторанов, развлекательных заведений, организаций и всего прочего, что находится поблизости от объекта.
  • Опция «Показывать на сайте» и число сортировки — нужно ли отображать на сайте УО, разработанном с помощью сотрудников Домиленд. Чем больше число сортировки, тем выше объект в списке среди прочих объектов.
  • Опция «Показывать должников» и минимальная сумма долга — нужно ли в информации про объект отображать должников. Опция доступна, только если объект показывается на сайте. Порог долга позволяет выбрать, какое значение должна превысить сумма долга, чтобы помещение появилось в списке должников.

16. Как в объекте добавить управляющего?

В карточке объекта на вкладке «Управляющий» можно указать человека, который управляет объектом. Для этого нужно выбрать его из выпадающего списка сотрудников.

Здесь же на вкладке можно галочкой отметить его приемные дни и указать время приема для каждого дня.

Управляющий объектом будет показан в информации о доме в приложении жителя.

17. Как для объекта добавить информацию об офисах управляющей организации?

Организация может иметь несколько офисов, которые занимаются продажей недвижимости и обслуживанием клиентов. При этом разные офисы могут обслуживать разные объекты.
Чтобы житель имел возможность посетить один из филиалов организации и решить свой вопрос на месте, в информации про объект можно перечислить офисы.

Для этого нужно в карточке объекта открыть вкладку «Офисы продаж» и нажать кнопку «Добавить». Далее в модальном окне нужно указать название офиса, номер телефона, часы работы, адрес. Географические координаты подставляются автоматически при изменении адреса, хотя их можно скорректировать при необходимости. В форме добавления или изменения офиса есть ссылка для проверки координат через картографическую службу.
Добавленные офисы отображаются списком на той же вкладке. Если кликнуть по офису в списке, его данные можно будет изменить в модальном окне.
Чтобы удалить офис, нужно нажать крестик напротив него и подтвердить удаление.
В приложении жителя на экране «Еще» можно перейти к списку офисов продаж, указанных для того объекта, который открыт у жителя. В списке отображается название офиса, телефон, адрес и график работы. Нажав на кнопку карты, можно проверить расположение офиса через картографическую службу.
Если житель переключится на помещение из другого объекта, список офисов тоже может измениться.