Аренда машиномест

Продукт для управления парковочными пространствами и их монетизации

История изменений

Содержание

CRM-система


Продукт
1. Зачем нужен продукт «Аренда машиномест»?
2. Как начать использовать продукт «Аренда машиномест»?
3. Как настроить доступы к парковкам?
4. Как настроить уведомления, связанные с парковками?

Парковки
5. Как посмотреть список парковок в CRM?
6. Как создать парковку?
7. Как изменить основные параметры парковки?
8. Как удалить парковку?
9. Как добавить машиноместо на парковку?
10. Как изменить или удалить машиноместо на парковке?
11. Как управлять тарифами на парковках?

Шлагбаумы и камеры
12. Как добавить шлагбаумы на парковку или удалить их?
13. Как открыть шлагбаум вручную через CRM?
14. Как управлять камерами видеонаблюдения на парковках?

Абонементы
15. Как посмотреть список абонементов в CRM?
16. Как создать абонемент на машиноместо через CRM?
17. Как редактировать абонемент в CRM? Где увидеть детальные сведения про абонемент?
18. Как изменить транспорт в абонементе через CRM?
19. Как продлить абонемент через CRM?
20. Как деактивировать абонемент вручную через CRM?
21. Как работают статусы у абонемента?
22. Как работают статусы у машиномест?

Экспорт данных
23. Как сформировать отчет со списком абонементов?
24. Как сформировать отчет с журналом загрузки машиномест?

CRM-система

1. Зачем нужен продукт «Аренда машиномест»?

Продукт «Аренда машиномест» предоставляет функционал для управления парковками и получения дохода за счет их использования.

А жители получают инструмент для доступа к платной парковке, аренды машиномест и просмотру камер на парковках УО. Пользоваться продуктом может любой авторизованный житель, который привязан к помещению.

2. Как начать использовать продукт «Аренда машиномест»?

Начальная настройка парковок сводится к следующим шагам:
  1. Настроить доступы и уведомления для сотрудников, которые будут работать с парковками и абонементами.
  2. Создать парковки и заполнить их данные.
  3. Добавить машиноместа на парковки.
  4. Настроить тарифы на парковках.
  5. Установить для парковок статус «Активна», когда все необходимые параметры настроены и все готово к запуску. После этого клиенты смогут видеть парковки в мобильном приложении жителя, бронировать машиноместа через абонементы, оплачивать их в соответствии с тарифными ценами, использовать эти абонементы для въезда-выезда с парковки и делиться доступом с родственниками.

Помимо описанных шагов, в CRM-системе есть следующие возможности:

Продукт находится в разделе «Управление» → «Парковки», а его функционал имеет следующую структуру:
  • Вкладка «Парковки», где настраиваются парковочные площадки. Внутри каждой парковки есть две дополнительные вкладки — управление машиноместами и привязка камер;
  • Вкладка «Абонементы» для помощи жителям с арендой машиномест и управлением абонементами;
  • Вкладка «Тарифы» для изменения тарифов на аренду машиномест и камер.

3. Как настроить доступы к парковкам?

В разделе «Настройка» → «Роли доступа» → роль доступа (например, администратор) → вкладка «Доступ» есть галочки:
  • В разделах системы «Управление» → «Парковки» — дает доступ только на просмотр раздела «Парковки»
  • В действиях «Парковки: редактирование» — дает доступ на редактирование содержимого раздела «Парковки»
Кроме того, есть еще галочка «Настройка» → «Устройства» — дает доступ к созданию камер и шлагбаумов, поэтому тоже касается парковок.

4. Как настроить уведомления, связанные с парковками?

В разделе «Настройка» → «Роли доступа» → роль доступа (например, администратор) → вкладка «Уведомления» есть галочки:
  • «Проблема со шлагбаумом» — отправляет сотруднику push-уведомление в браузере о неоткрытии шлагбаума у пользователя. Уведомление на электронную почту отправляется не чаще одного раза в 15 минут.
  • «Оплата парковки» — отправляет сотруднику уведомление об оплате парковки

5. Как посмотреть список парковок в CRM?

В разделе «Управление» → «Парковки» отображаются все парковочные площадки, которые созданы в системе. Таблица содержит данные о каждой из них: статус парковки, название, адрес, объекты привязки, телефон поста охраны.

С помощью поля «Поиск» можно отфильтровать парковки по названию и адресу.
Кнопка «Фильтры» позволяет отфильтровать парковки по статусу и объекту.
На той же вкладке есть кнопка «Правила парковок». Нажав на нее, в модальном окне можно объяснить правила на парковках УО и детали их функционирования.
В текстовом поле доступны стандартные возможности форматирования. Переход на новую строку с помощью Enter сохраняет форматирование, переход на новую строку с помощью Shift+Enter сбрасывает форматирование.
Клиенты увидят правила парковок в приложении жителя.

6. Как создать парковку?

Чтобы создать парковку, откройте раздел «Управление» → «Парковки» и нажмите кнопку «Добавить» над таблицей. Далее в модальном окне нужно указать название парковки, адрес и объекты, для которых она будет доступна. Парковка с указанным названием и адресом видна пользователям, которые живут в перечисленных объектах.
Когда данные заполнены, нажмите кнопку «Добавить» внизу модального окна, чтобы подтвердить создание парковки. Сразу после этого откроется карточка парковки для дальнейшего редактирования.

Все парковки создаются со статусом «Неактивна».

7. Как изменить основные параметры парковки?

Карточка парковки состоит из следующих вкладок: «Общие сведения», «Машиноместа», «Камеры».

На вкладке «Общие сведения» можно отредактировать параметры парковки, заполненные при ее создании.
Или указать дополнительные детали:
  • Внешний идентификатор — идентификатор парковки для синхронизации с системой провайдера. Провайдером выступает сервис ParkCloud, для консультации о подключении к сервису свяжитесь с отделом продаж (форма «Оставить заявку» на сайте domyland.ru).

  • Телефон поста охраны — телефон, по которому можно позвонить из приложения жителя в случае несрабатывания систем автоматизации и попросить открыть шлагбаум
  • Статус — доступность парковки для клиентов (активна / недоступна). Чтобы изменить статус на «активна», нужно к парковке привязать шлагбаум.
  • Получатель денежных средств — юридическое лицо, на расчетный счет которого будут поступать оплаты за парковочные места
  • Расчетный счет — на какой счет юридического лица будут поступать платежи. Счета создаются в настройках юридического лица, а в парковках только настраивается привязка.

  • Шлагбаумы — выбор из созданных шлагбаумов. Должна быть возможность въехать на парковку и выехать с нее, поэтому нужно добавить как минимум один шлагбаум на въезд/выезд, либо один на въезд и один на выезд.
  • Правила погашения задолженности — пояснения о погашении долга, которые клиент видит в приложении
  • Схема размещения парковочных мест — изображения или иные файлы, показывающие схему мест на парковке
  • Галочка «Возможность возврата» — возможен ли возврат средств за неиспользованные парковочные часы/дни
  • Галочка «Требовать акцепт оферты» — должен ли пользователь принять условия соглашения перед заказом услуги. Если активна, система предложит заполнить текст оферты для клиентов.

8. Как удалить парковку?

Чтобы удалить парковку, зайдите в раздел «Управление» → «Парковки» и нажмите на строку с ненужной парковкой. Откроется карточка парковки, пролистайте ее вниз.
Нажмите «Действия» → «Удалить» и подтвердите удаление.
Перед удалением убедитесь, что не ошиблись с парковкой, потому что она исчезнет из системы безвозвратно.

Парковку можно удалить только в том случае, если на ней все абонементы находятся в статусе «Архив».

9. Как добавить машиноместа на парковку?

В каждой парковке можно создать свой набор машиномест, доступных для аренды.
Открыв карточку парковки на вкладке «Машиноместа», можно прикреплять их по одной штуке, либо целые диапазоны. Диапазон позволяет сразу задать параметры для большой группы машиномест, поэтому удобнее и быстрее добавлять их именно диапазонами.

Чтобы добавить отдельное машиноместо, нажмите «Добавить» → «Машиноместо».
Далее в модальном окне нужно указать номер и размер места. Доступные размеры:
  • малые места — для мотоциклов,
  • средние — для мотоциклов и автомобилей (2x5м),
  • большие — для автомобилей и грузовиков (2x7м).
Для каждого машиноместа можно указать до пяти тегов. Теги помогают отличать машиноместа друг от друга: например, разделить их по этажам. Можно выбрать существующие теги или создать новые (для создания нового просто введите его название в поле «Теги» и выберите в списке).

В том же модальном окне можно прикрепить больше мест, нажав «+Добавить».
Добавление мест подтверждается большой синей кнопкой внизу формы.
Чтобы добавить диапазон машиномест, нажмите «Добавить» → «Диапазон машиномест».
Далее в модальном окне нужно указать начальный и конечный номера машиномест в диапазоне, их размер.
Если в форме указать теги, они будут присвоены всему диапазону мест.
В том же модальном окне можно прикрепить больше диапазонов, нажав «+Добавить».
Добавление диапазонов подтверждается большой синей кнопкой внизу формы.

Диапазон машиномест — это интервал, который включает начальный и конечный номера мест. Например, при добавлении машиномест с 4 по 7 как на скриншоте в парковке появятся места 4, 5, 6, 7. Каждое из них будет иметь тот размер и теги, которые указали при создании диапазона.

10. Как изменить или удалить машиноместо на парковке?

Созданные машиноместа отображаются в карточке парковки на вкладке «Машиноместа». Список машиномест содержит данные по каждому из них: статус, номер, размер, до какой даты доступно, текущий арендатор, теги машиноместа.

После создания машиноместа нельзя изменить его номер. Однако, нажав на строку с ним, можно редактировать другие параметры:
  • Изменить размер и теги для выбранного места;
  • Галочкой «Доступно для аренды» включить или выключить доступность места для аренды клиентом в приложении;
  • С помощью поля «Доступно до» оставить место доступным для аренды лишь до определенной даты и времени. Клиент не сможет арендовать машиноместо после указанного срока, пока лимит не отменят или не перенесут на другую дату. Это ограничение не может пересекаться со сроками аренды в оформленных абонементах. Поэтому нужно либо устанавить лимит после дат в абонементах, либо досрочно завершить действующие абонементы для переноса лимита на более ранний срок.

Если в CRM выключить доступность машиноместа, либо указать дату «Доступно до», то действуют следующие ограничения:
  • Абонемент на машиноместо, если таковой уже оплачен, продолжает действовать до конца оплаченного периода.
  • Невозможно продлить абонемент на это место дальше доступного срока.
  • Невозможно забронировать новый абонемент на это место дальше доступного срока.

Чтобы удалить машиноместо, на вкладке «Машиноместа» найдите ненужное, нажмите значок корзины напротив него и подтвердите удаление.

11. Как управлять тарифами на парковках?

Тариф — условия оплаты услуг на парковке. Тарифы создаются в разделе «Управление» → «Парковки» → вкладка «Тарифы»: отдельно для машиномест, и отдельно для видеокамер.
Однако, каждый тариф должен быть привязан к парковке, где он будет применяться, поэтому прежде всего нужно создать парковочные площадки.

Чтобы создать тариф на машиноместа, внутри вкладки «Тарифы» нажмите «Машиноместа» → кнопку «Добавить».
Чтобы создать тариф на камеры, внутри вкладки «Тарифы» нажмите «Камеры» → кнопку «Добавить».

После создания тарифы отображаются на своей вкладке, в таблице видно название тарифа, стоимость и прочие данные. Над таблицей есть фильтр по парковке.
Любой тариф можно открыть и редактировать все параметры, указанные при создании, кроме парковки, для которой этот тариф предназначен.
Чтобы удалить тариф, нажмите значок корзины в строке с ним и подтвердите удаление.
Формы создания этих тарифов различаются лишь тем, что в первом случае нужно указать размер машиноместа. Это из-за того, что тарифы настраиваются отдельно для каждого размера машиномест с каждой парковки (см. примеры 1-3 под картинкой ниже). Тарифы на камеры универсальны и не зависят от размеров машиномест.

При создании тарифа заполняются следующие параметры:
  • Название тарифа — поможет отличать один тариф от другого.
  • Парковка — выбирается из созданных парковок
  • Размер машиноместа — малое / среднее / большое
  • Тип тарифа — посуточный или почасовой
  • Нижняя и верхняя граница, в днях / часах — интервал дней или часов, при котором будет рассчитываться стоимость аренды (например, от 1 до 30 дней одна цена, от 31 до 90 дней другая цена). Кстати, система не позволит создать тарифы с пересекающимися интервалами для одного машиноместа (например, 1-5 дней и 4-10 дней). От указанных верхних границ будет зависеть максимальный срок аренды, доступный жителю.
  • Стоимость за день / час, в рублях — стоимость парковки транспортного средства на площадке за единицу времени. На данный момент невозможно создать абонемент, если в тарифе нулевая стоимость, поэтому следует указать сумму от одного рубля и выше.
Пример 1. Парковка у жилого дома имеет только малые парковочные места. Можно сделать очень простую тарификацию — один посуточный тариф, один почасовой — и остановиться на этом.

Пример 2. На парковке есть три размера парковочных мест: малые, средние и большие. Тогда потребуется учесть их все и сделать больше тарифов: три посуточных соответственно для малых/средних/больших машиномест, три почасовых тарифа для каждого размера.

Пример 3. Современная парковка в престижном ЖК имеет три размера парковочных мест, видеонаблюдение и гибкую тарификацию. Можно предусмотреть даже скидки при оформлении абонемента на длительный срок.
Каждый тип машиноместа имеет по несколько тарифов, а стоимость зависит от срока абонемента. CRM Domyland позволяет создать тарифы для оплаты абонементов, которые зависят от срока аренды: малые места на 1-15 дней – 100 рублей за сутки, малые места на 16-90 дней – 80 рублей, малые места на 91-180 дней – 50 рублей.
Как было сказано ранее, сотрудники сами регулируют стоимость и границы действия тарифа в днях (часах для почасовых абонементов). По аналогии можно создать тарифы для камер и других типов машиномест.

12. Как добавить шлагбаумы на парковку или удалить их?

Шлагбаумы обеспечивают доступ на парковку только тем клиентам, которые купили абонемент на машиноместо.

Любой шлагбаум сначала нужно создать в CRM, затем привязать к парковке.
Добавление шлагбаума возможно в разделе «Настройка» → «Устройства» → вкладка «Шлагбаумы / Ворота», а привязка — в карточке парковки на вкладке «Общие сведения».

Чтобы создать шлагбаум, перейдите в раздел «Настройка» → «Устройства» → вкладка «Шлагбаумы / Ворота» и нажмите «Добавить». Далее в модальном окне указываются следующие параметры:
  • Название шлагбаума — поможет отличить один шлагбаум от другого. Обратите внимание, что клиент видит название в приложении и по нему ориентируется какой шлагбаум нужно открыть (скриншоты под заголовком «Как открыть шлагбаум через приложение жителя»).
  • Тип — въезд, выезд, въезд/выезд
  • Внешний идентификатор — идентификатор шлагбаума для синхронизации с системой провайдера (провайдером выступает сервис ParkCloud)
После указания параметров подтвердите создание шлагбаума кнопкой «Сохранить», и шлагбаум появится в списке созданных устройств.
На вкладке «Шлагбаумы / Ворота» отображается список шлагбаумов с их данными: название, наличие видеонаблюдения, к какому объекту прикреплен, значение сортировки. Там же доступен поиск по названию, фильтры по объектам и наличию камеры.

Шлагбаум можно открыть из таблицы и отредактировать его параметры, указанные при создании.
Чтобы удалить шлагбаум, нажмите значок корзины в строке с ним и подтвердите удаление.
Чтобы привязать шлагбаумы к парковке, перейдите в раздел «Парковки» и откройте нужную. Далее в поле «Шлагбаумы» просто выберите шлагбаумы, которые относятся к этой парковке.
В этом же поле можно убрать ненужные шлагбаумы.

Важно! Должна быть возможность въехать и выехать с парковки, поэтому нужно добавить как минимум один шлагбаум на въезд/выезд, либо один на въезд и один на выезд.

13. Как открыть шлагбаум вручную через CRM?

Сотрудник получает push-уведомление в браузере о том, что шлагбаум не открылся у клиента командой в мобильном приложении.
Получение уведомления включается отдельно в настройках. Чтобы сотрудник видел такие уведомления, нужно в браузере разрешить уведомления от CRM Domyland.

Нажав на уведомление, можно сразу перейти в абонемент, по которому не открылся шлагбаум. В абонементе есть кнопка «Открыть шлагбаум».

При нажатии на «Открыть шлагбаум» система проверяет, что абонемент оплачен. Если он не оплачен или закончился срок действия, то из CRM открыть шлагбаум не получится.

14. Как управлять камерами видеонаблюдения на парковках?

Камеры помогут повысить безопасность на парковке, а записи с камер — выяснить различные детали происшествий. Платный доступ к видеокамерам будет еще одним источником дохода.

Чтобы у клиента появился доступ к видеокамере, ее сначала нужно добавить в CRM, затем привязать к машиноместам на парковке. Добавление камеры возможно в разделе «Настройка» → «Устройства» → вкладка «Камеры», а привязка — в карточке парковки на вкладке «Камеры».

Чтобы создать камеру, откройте раздел «Настройка» → «Устройства» → вкладка «Камеры» и нажмите кнопку «Добавить». Далее в модальном окне указываются параметры камеры:
  • Статус — включена / выключена
  • Галочка «Камера на парковке» — обязательно отмечайте ее для парковочных камер, иначе нельзя будет привязать их к машиноместам. Камеры с этой галочкой не отображаются клиенту в приложении, пока он не оплатит доступ к видеонаблюдению по абонементу.

  • Название — поможет жителю и сотрудникам отличить одну камеру от другой. Можно указать где они находятся и какие машиноместа попадают в зону покрытия, например: «Камера ЖК Мир места 4-6», «Камера ЖК Мир места 10-12».
  • Сортировка — определяет очередность отображения камеры в списке всех камер в мобильном приложении
  • Объект — где находится камера
  • Ссылка на видеопоток — ссылка на поток с камеры, которую можно получить от поставщика видеонаблюдения
  • Изображение для превью — картинка, которая видна в приложении жителя для указанной камеры. Например, это может быть отметка ее расположения на схеме парковки. Превью не является обязательным параметром, но тем не менее, использование наглядных изображений поможет различать камеры между собой, поэтому будет полезным для жителей. Если для камер нужны красивые превью, рекомендуется использовать изображения с соотношением 80x63 по ширине и высоте. Для простоты можно использовать более простое соотношение 5x4, тогда на превью обрежется лишь несколько пикселей снизу.
Остальные параметры камер не требуются для парковок. Кнопкой «Сохранить» подтвердите создание камеры, и она появится в списке созданных устройств.
В таблице на вкладке «Камеры» отображаются их статус, название, объект привязки. Там же есть поле «Поиск», которое помогает найти камеру по названию.

Любую камеру можно открыть и отредактировать параметры, указанные при создании.
Чтобы удалить камеру, нажмите значок корзины в строке с ней и подтвердите удаление.
Добавив камеру в устройства, ее можно привязать ее к одному машиноместу или к нескольким. Для этого откройте нужную парковку → вкладку «Камеры» и нажмите «Добавить». Далее в модальном окне нужно выбрать камеру (в поле действует поиск по названию) и указать, какие машиноместа охватывает камера.
Добавленные привязки камер к машиноместам отображаются внутри парковки, на вкладке «Камеры». В таблице видны данные о привязках: статус камеры, название, привязанные машиноместа. Сохраненные привязки можно открывать и редактировать.
Чтобы удалить сохраненную привязку камеры, нажмите значок корзины в строке с ней и подтвердите удаление.

15. Как посмотреть список абонементов в CRM?

Абонемент — карточка в мобильном приложении Домиленд, которая используется для управления доступом на парковку. Чтобы клиент мог пользоваться услугами платной парковки, ему нужно сделать абонемент. Каждый абонемент закрепляется за конкретным машиноместом на конкретной парковке.

Созданные абонементы в табличном виде отображаются в разделе «Парковки» → вкладка «Абонементы». Таблица содержит данные по каждому из них: статус абонемента, номер, арендатор (владелец), парковка, номер машиноместа, срок действия, оплаченная сумма, тип тарифа, дата создания.

Над таблицей есть фильтры абонементов по парковке и статусу. Когда выбрана парковка, можно отфильтровать абонементы по машиноместу.

16. Как создать абонемент на машиноместо через CRM?

Прежде чем оформлять абонементы, требуется создать парковку и тарифы к ней, которые будут использоваться для оплаты / продления абонементов.
Клиент тоже должен быть добавлен в CRM-систему, чтобы оформить на него абонемент.

Абонемент можно создать из CRM, указанный клиент сможет использовать его через мобильное приложение (также как если бы он сам оформил его в приложении жителя).
Чтобы сделать это в CRM, откройте раздел «Управление» → «Парковки» → вкладка «Абонементы» и нажмите кнопку «Добавить». Далее в модальном окне нужно в два этапа заполнить данные абонемента.

На первом этапе указываются следующие параметры:
  • Парковка — выбирается из созданных парковок
  • Размер машиноместа — малые места для мотоциклов, средние для мотоциклов и автомобилей (2x5м), большие для автомобилей и грузовиков (2x7м).
  • Номер машиноместа — выбирается из доступных мест на парковке
  • Галочка «Доступ к видеонаблюдению» — активна только если за машиноместом закреплена камера.
  • Сумма оплаты — сумма, которую заплатил клиент при оформлении абонемента
  • Тип тарифа — посуточный/почасовой
  • Дата начала — всегда устанавливаются текущие дата-время.
  • Количество дней и дата истечения абонемента заполняются автоматически. Они рассчитываются на основе стоимости по тарифу для выбранного машиноместа и значения в поле «Сумма оплаты». Максимальный срок аренды зависит от тарифов для выбранного машиноместа, которые настроены сотрудниками управляющей организации.
  • Документы, подтверждающие оплату — копии чеков или иные документы
Когда указаны все необходимые данные, внизу формы нажмите «Далее».
Параметры для заполнения на втором этапе:
  • Перечислите транспортные средства, которым будет доступна парковка по этому абонементу. Для каждого транспортного средства можно указать его тип, номер, марку.
  • Выберите клиента, который станет владельцем абонемента.

Подтвердите создание абонемента кнопкой «Добавить» внизу формы.
Он будет создан со статусом «Действует», а машиноместу автоматически присвоится статус «Занято», чтобы другие клиенты не могли забронировать то же место. Абонемент сразу после создания становится доступен в мобильном приложении, и клиент может использовать его для проезда на парковку.

Сотрудники управляющей организации при желании могут использовать создание абонементов через CRM, чтобы предоставлять жителям бесплатные машиноместа. Например, в рамках специальных акций или льготных условий. Система будет показывать, будто абонемент оплачен, хотя по факту это не обязательно при его создании через CRM.

17. Как редактировать абонемент в CRM? Где увидеть детальные сведения про абонемент?

Абонементы можно открыть из таблицы и посмотреть их данные, историю действий.
В истории действий сохраняются следующие действия с абонементом:
  • Создание абонемента
  • Добавление/удаление транспортного средства в абонемент
  • Деактивация (досрочное завершение)
  • Изменение машиноместа

Для абонементов в статусах «Действует» и «Будущий» можно редактировать машиноместо, приложить документы, изменить транспортные средства в абонементе и данные этих ТС.
Кроме того, абонемент можно деактивировать или продлить.
Кликнув по номеру машиноместа в карточке абонемента, через модальное окно можно сменить машиноместо (в списке номеров видны только незанятые места).
В том же окне можно дать доступ к видеонаблюдению, если к месту привязана камера.

18. Как изменить транспорт в абонементе через CRM?

Иногда одного транспортного средства в абонементе недостаточно, и жителю требуется поделиться абонементом со своими близкими. В этом случае клиент может самостоятельно через приложение жителя добавить в абонемент дополнительные ТС.

Чтобы сделать то же самое в CRM, откройте карточку абонемента, пролистайте ее вниз до блока «Транспорт» со следующими элементами:
(1) Кнопка «Добавить» — чтобы добавить ТС в абонемент
(2) (3) Данные ТС: марка и номер транспортного средства. Цветной кружок обозначает статус нахождения ТС на парковке (красный = внутри, зеленый = снаружи), определяется событием въезда / выезда по абонементу
(4) Кнопка «Изменить статус» — чтобы изменить статус ТС (внутри / вне парковки). Меняется свободно, независимо от статуса абонемента.
(5) Кнопка редактирования — чтобы изменить данные ТС в абонементе
(6) Кнопка удаления — чтобы убрать ТС из абонемента

Транспортных средств в абонементе может быть несколько, но единовременно получится занять только одно машиноместо. Поэтому если клиенту требуется забронировать сразу несколько мест, ему нужно оформить дополнительные абонементы.
Форма добавления ТС и форма редактирования данных ТС выглядят также, как при создании абонемента:

19. Как продлить абонемент через CRM?

В CRM можно продлить абонемент на оплаченный клиентом срок.
Для этого перейдите в раздел «Парковки» → вкладку «Абонементы», откройте карточку абонемента и нажмите кнопку «Продлить абонемент».

Далее в модальном окне указываются параметры: тип тарифа, количество оплаченных дней, сроки действия абонемента, наличие доступа к видеонаблюдению, документы для подтверждения оплаты. Максимальный срок аренды зависит от тарифов для выбранного машиноместа, которые настроены сотрудниками управляющей организации.
Подтвердите продление кнопкой «Сохранить».

После этого будет создан новый абонемент со статусом «Будущий», который копирует предыдущий (кроме параметров, указанных при продлении). При этом дата истечения старого абонемента является датой начала нового. Когда у старого закончится срок действия, клиент для доступа на парковку должен будет использовать новый абонемент, который стал активным.

20. Как деактивировать абонемент вручную через CRM?

Деактивация абонемента — это прекращение его работы и отправка в архив. После деактивации машиноместо освобождается для бронирования другими клиентами, а владелец абонемента теряет доступ к камере для этого места.
Важно! Деактивированный абонемент попадает в архив вместе с будущими относительно самого себя. Не деактивируются предыдущие абонементы относительно него. Например, есть четыре абонемента: действующий и три будущих. Если деактивировать действующий, все четыре окажутся в архиве. Если деактивировать третий из всех, он будет аннулирован вместе с самым поздним абонементом.

Абонемент нельзя деактивировать, если он в статусе «Просрочен» или «Погашен», либо уже находится в архиве. Когда абонемент просрочен, клиент должен погасить долг и покинуть парковку, затем истечет время на выезд и абонемент попадет в архив. Если в дальнейшем необходим доступ парковку, можно создать новый абонемент.

Возврат средств при деактивации недоступен, если клиент оплачивал абонемент вне приложения: ведь в этом случае система не знает, куда возвращать деньги.
В описанной ситуации, либо когда на парковке не включена опция возврата средств, клиенту придется согласовывать возврат напрямую с управляющей организацией.

Чтобы деактивировать абонемент в CRM, откройте его карточку и нажмите кнопку «Деактивировать». Далее в модальном окне можно прочитать о последствиях деактивации. Если возврат средств доступен, там же есть возможность указать сумму возврата: ввести ее вручную, вернуть сумму за оставшиеся дни из всего срока бронирования, или вернуть сумму в полном объеме.
Подтвердите действие кнопкой «Деактивировать» в модальном окне.

21. Как работают статусы у абонемента и машиномест?

Далее рассказано как работают статусы абонементов, а после таблицы доступных действий с ними описаны статусы машиномест.

Абонемент автоматически переходит в статус «Действует» сразу при создании. Он остается с этим статусом до тех пор, пока не наступит дата его окончания.
Для въезда/выезда с парковки клиент использует действующий абонемент. Его можно продлить, отредактировать, добавить ТС. Если все ТС из абонемента снаружи парковки, абонемент можно деактивировать.

Абонемент автоматически переходит в статус «Будущий» при продлении другого действующего или будущего абонемента.
В таком абонементе можно изменить машиноместо, приложить документы, изменить ТС. Будущий абонемент доступен для продления, деактивации.

Абонемент автоматически переходит в статус «Просрочен», если у него закончился срок действия, но транспортное средство продолжает занимать парковочное место. В этом случае копится задолженность, поскольку место не оплачено.
Для просроченного абонемента есть только одно будущее: клиент должен погасить долг и покинуть парковку. Просроченный абонемент нельзя использовать для въезда на парковку.

Абонемент находится в статусе «Погашен» в промежутке после погашения долга и до выезда с парковки (либо до того как начал копиться новый долг).

Абонемент автоматически переходит в статус «Архив» в следующих случаях:
  • У него истек срок действия и ТС находится вне парковки;
  • Абонемент вручную деактивирован досрочно;
  • Клиент оплатил долг по просроченному абонементу и выехал с парковки.
Архивные абонементы можно посмотреть в CRM и мобильном приложении. Если владелец удалит такой абонемент, он безвозвратно скроется в приложении (и останется доступен для просмотра в CRM).

Описанное поведение абонементов и логика их статусов показаны на схеме ниже, начиная от создания нового до попадания в архив.
В таблице приведены доступные действия при каждом статусе абонемента, а список самих действий разделен на функционал в CRM-системе и в мобильном приложении для клиентов.
  • Статус: Действует

  • CRM для сотрудников


    • Просмотр абонемента
    • Использовать для доступа на парковку (открыть шлагбаум)
    • Изменить транспортные средства в абонементе
    • Продлить абонемент
    • Деактивировать абонемент

    • Изменить номер машиноместа / включить доступ к камере
    • Сменить владельца
  • МП для клиентов


    • Просмотр абонемента
    • Использовать для доступа на парковку (открыть шлагбаум)
    • Изменить транспортные средства в абонементе
    • Продлить абонемент
    • Деактивировать абонемент

    • Позвонить на пост охраны
    • Добавить других людей в абонемент
  • Статус: Будущий

  • CRM для сотрудников


    • Просмотр абонемента
    • Изменить транспортные средства в абонементе
    • Продлить абонемент
    • Деактивировать абонемент

    • Изменить номер машиноместа / включить доступ к камере
    • Сменить владельца
  • МП для клиентов

    • Просмотр абонемента
    • Изменить транспортные средства в абонементе
    • Продлить абонемент
    • Деактивировать абонемент

    • Позвонить на пост охраны
    • Добавить других людей в абонемент
  • Статус: Просрочен

  • CRM для сотрудников


    • Просмотр абонемента
  • МП для клиентов


    • Просмотр абонемента
    • Позвонить на пост охраны
    • Погасить долг
  • Статус: Погашен

  • CRM для сотрудников


    • Просмотр абонемента
    • Использовать для доступа на парковку (открыть шлагбаум)
    • Изменить транспортные средства в абонементе

    • Сменить владельца
  • МП для клиентов


    • Просмотр абонемента
    • Использовать для доступа на парковку (открыть шлагбаум)
    • Изменить транспортные средства в абонементе

    • Позвонить на пост охраны
    • Добавить других людей в абонемент
  • Статус: Архив

  • CRM для сотрудников


    • Просмотр абонемента
  • МП для клиентов


    • Просмотр абонемента
    • Позвонить на пост охраны
    • Удалить абонемент из архива

22. Как работают статусы у машиномест?

Машиноместа имеют только три статуса, обозначающих возможность аренды клиентом: «Доступно», «Доступно до» и «Недоступно».

Доступным становится машиноместо сразу при его создании. Оно остается таковым, пока выполняются следующие условия:
  • Для машиноместа включена галочка «Доступно для аренды»;
  • Для машиноместа нет действующих, будущих, просроченных, погашенных абонементов. Например, действующий абонемент истек / деактивирован и попал в архив, после этого место освободилось.

Недоступным считается машиноместо, для которого:
  • Есть действующий или будущие абонементы — то есть клиент уже арендует машиноместо до конкретной даты. Другие клиенты не могут забронировать место на даты, которые пересекаются с датами будущего или действующего абонемента;
  • Есть просроченный или погашенный абонемент — то есть срок аренды у клиента закончился, но он еще не покинул парковку, поэтому машиноместо еще не освободилось.
  • Отключена галочка «Доступно для аренды» — сотрудник приостановил возможность арендовать парковочное место.

Дополнительный статус «Доступно до» автоматически назначается машиноместу, если на даты его аренды ставят лимит. Клиенты не смогут арендовать машиноместо позже указанного срока до тех пор, пока сотрудник не отменит лимит.

23. Как сформировать отчет со списком абонементов?

Сотрудники через CRM-систему могут экспортировать данные по абонементам каждой парковки в файл формата Excel.

Для этого нужно открыть раздел «Управление» → «Парковки» → вкладка «Абонементы» и нажать кнопку «Сформировать отчет». Далее в модальном окне выбирается парковка, формат отчета «Список абонементов» и даты для экспорта. Обратите внимание, что выгрузка абонементов происходит именно по датам создания, а не по срокам их действия.
Данные можно экспортировать сразу по нескольким парковкам или вообще по всем.

Кнопкой «Сформировать» сотрудник подтверждает экспорт данных — и готово, осталось сохранить файл со списком абонементов на свое устройство.

24. Как сформировать отчет с журналом загрузки машиномест?

Сотрудники через CRM-систему могут экспортировать данные по загрузке машиномест каждой парковки в файл формата Excel.

Для этого нужно открыть раздел «Управление» → «Парковки» → «Абонементы» и нажать кнопку «Сформировать отчет». Далее в модальном окне выбирается парковка и формат отчета «Журнал загрузки машиномест». Данные можно экспортировать сразу по нескольким парковкам или вообще по всем.

Кнопкой «Сформировать» сотрудник подтверждает экспорт данных — и готово, осталось сохранить файл с журналом на свое устройство.

Приложение жителя

1. Как посмотреть список доступных парковок в приложении жителя?

Виджет для перехода в раздел с парковками находится на экране «Дом» в приложении клиента. Сотрудники могут изменить настройки виджета. Названием виджета обычно является «Парковки», хотя для него можно установить и другое название.

Открыв раздел с парковками, клиент может нажать кнопку «Арендовать машиноместо» и увидеть доступные ему парковки.
Для каждой отображается количество свободных мест, название парковки, адрес, наличие камер видеонаблюдения. После выбора парковки он оформляет абонемент на свободное машиноместо.
Перед тем как приступить к оформлению абонемента, клиент может прочитать правила парковок, нажав значок (i) в шапке экрана.

2. Как посмотреть свои абонементы в приложении жителя?

Открыв раздел парковок с главного экрана, клиент видит список абонементов, которые он оформил сам или сотрудники УО помогли оформить на него.
Действующие и абонементы с погашенным долгом видны без статусов, у будущих и просроченных отображается статус. Если у действующего абонемента осталось менее суток / менее часа (в зависимости от его типа), отображается предупреждение об этом.
Кроме того, черновик абонемента будет показан в списке с пометкой «Ожидает оплаты», если клиент начал его оформлять, выбрал все необходимые параметры и перешел к выбору транспортных средств, но не довел процесс до конца.

Нажав на любой абонемент в списке, можно посмотреть детальную информацию о нем.
Клиент может изменить действующий или будущий абонемент: например, добавить транспортные средства или других пользователей.

По нажатию на «Архив» открываются истекшие абонементы и досрочно деактивированные. Параметры у архивных абонементов нельзя изменить. Если открыть архивный абонемент, через его контекстное меню можно его удалить, позвонить на пост охраны.

3. Как создать абонемент на машиноместо через приложение жителя?

Чтобы получить доступ на платную парковку УО, у клиента должен быть абонемент.
Для этого в приложении жителя ему нужно открыть раздел парковок с главного экрана → нажать «Арендовать машиноместо» → выбрать парковку → оформить абонемент.

Процесс оформления состоит из трех шагов, на первом выбираются условия аренды:
  • Тип тарифа (посуточный / почасовой)
  • Размер машиноместа
  • Срок действия. Максимальный срок аренды зависит от тарифов для выбранного машиноместа, которые настроены сотрудниками управляющей организации.
  • Нужен ли доступ к камере
  • Номер машиноместа
Сотрудники могут настроить разные тарифы на парковке, в зависимости от размера машиноместа и срока аренды. Поэтому тариф для абонемента устанавливается при изменении упомянутых параметров.
Итоговая сумма к оплате тоже меняется автоматически в зависимости от тарифа, срока аренды и доступа к видеонаблюдению.
На следующем шаге запускается 15-минутный счетчик — клиент должен оплатить абонемент за это время и таким образом подтвердить бронь. Если закрыть экран, к нему можно вернуться позже: пока не вышел срок в 15 минут, в списке абонементов он будет виден с пометкой «Ожидает оплаты».
Здесь же указываются транспортные средства, которые смогут использовать абонемент.

На последнем шаге видны сводные данные по заказанной услуге, можно либо отменить бронирование, либо перейти к оплате.
После оплаты абонемент создается со статусом «Действует», и клиенты на указанных ТС могут его использовать для парковки на забронированное место.

Если оплата не поступит за отведенное время или клиент отменит бронирование, абонемент аннулируется и машиноместо освободится.

4. Как изменить транспортные средства в абонементе через приложение жителя?

Иногда одного транспортного средства в абонементе недостаточно, и жителю требуется поделиться абонементом со своими близкими.

Чтобы это сделать, нужно открыть карточку абонемента, нажать плашку «Автомобили» и галочкой выбрать ТС из списка. Кнопка «Добавить» позволяет внести новые транспортные средства в список доступных для выбора в абонементах.

Если в данных ТС попалась ошибка, это можно исправить через добавление нового.

5. Как добавить пользователей в абонемент через приложение жителя?

На данный момент эта функция есть только в мобильном приложении жителя.

Владелец абонемента может добавить в него других пользователей, после чего абонемент отобразится в приложении у этих пользователей. С его помощью члены семьи или иные клиенты могут заезжать на парковку и выезжать с нее, открывать шлагбаум вручную, просматривать данные абонемента и продлевать его.

Один абонемент может быть арендован только на одно машиноместо, а значит по нему только одно ТС может находиться на парковке. Если требуется несколько машиномест, другие пользователи могут нажать «Арендовать еще машиноместо» и стать владельцами нового абонемента.

Пользователей можно добавить только в действующий или будущий абонемент.
Чтобы это сделать, клиенту нужно открыть абонемент и нажать плашку «Пользователи». По кнопке «Изменить» откроется экран, где он может галочкой отметить людей, которые могут пользоваться абонементом.

На этом экране видны только люди, которые у владельца абонемента привязаны к помещениям в разделе мобильного приложения «Помещения».

6. Как продлить абонемент через приложение жителя?

Если клиент хочет сам продлить абонемент на то же самое машиноместо, он может открыть карточку абонемента в приложении и нажать кнопку «Продлить».
Далее он выбирает тип тарифа (посуточный / почасовой), указывает желаемый срок действия и требуется ли доступ к видеонаблюдению.
Максимальный срок аренды зависит от тарифов для выбранного машиноместа, которые настроены сотрудниками управляющей организации.

На следующем шаге клиент видит сводные данные по услуге и может перейти к оплате. После оплаты абонемент создается со статусом «Будущий».

Продление может быть невозможно на некоторые даты, если сотрудники УО ограничили доступ к машиноместу (поле «Доступно до» в карточке машиноместа CRM).

7. Как деактивировать абонемент вручную через приложение жителя?

Деактивация абонемента — это прекращение его работы и отправка в архив. После деактивации машиноместо освобождается для бронирования другими клиентами, а владелец абонемента теряет доступ к камере для этого места.
Важно! Деактивированный абонемент попадает в архив вместе с будущими относительно самого себя. Не деактивируются предыдущие абонементы относительно него. Например, есть четыре абонемента: действующий и три будущих. Если деактивировать действующий, все четыре окажутся в архиве. Если деактивировать третий из всех, он будет аннулирован вместе с самым поздним абонементом.

Абонемент нельзя деактивировать, если он в статусе «Просрочен» или «Погашен», либо уже находится в архиве. Когда абонемент просрочен, клиент должен погасить долг и покинуть парковку, затем истечет время на выезд и абонемент попадет в архив. Если в дальнейшем необходим доступ парковку, можно создать новый абонемент.

Возврат средств при деактивации недоступен, если клиент оплачивал абонемент вне приложения: ведь в этом случае система не знает, куда возвращать деньги.
В описанной ситуации, либо когда на парковке не включена опция возврата средств, клиенту придется согласовывать возврат напрямую с управляющей организацией.

Чтобы деактивировать абонемент через мобильное приложение, клиенту нужно открыть карточку абонемента, нажать многоточие в шапке экрана, в контекстном меню нажать «Досрочно завершить абонемент».
Когда ТС из абонемента еще на парковке, клиент не сможет деактивировать абонемент и увидит предупреждение от системы, что необходимо освободить машиноместо.

Если на парковке есть опция возврата средств и абонемент был оплачен через приложение, при деактивации клиент видит сумму возврата за оставшиеся дни и может подтвердить возврат. В ином случае абонемент при деактивации сразу уходит в архив, и клиенту нужно напрямую с УО согласовывать возврат.

8. Как использовать абонемент для доступа на парковку через приложение жителя?

Въезд и выезд. После того как абонемент создали (через CRM или через приложение), житель может использовать его для доступа на парковку.
На самом деле клиенту не всегда требуется переходить в мобильное приложение, чтобы открыть шлагбаум. Причина в следующем: парковки работают на основе сервиса ParkCloud, а для работы этого сервиса необходимы камеры у каждого шлагбаума на въезд и выезд. Камеры могут распознать наличие транспортного средства перед шлагбаумом и его номер. Когда опознанный номер совпал с указанным в абонементе, шлагбаум откроется автоматически, а статус транспортного средства изменится на противоположный (сотрудник в карточке абонемента CRM видит статус ТС). Учитывая автоматику, важно чтобы в абонементе было добавлено ТС с актуальным номером.
На парковках управляющей организации может и не быть камер с автоматическим распознаванием номера, тогда клиенту нужно открывать шлагбаум вручную.

Если шлагбаум не открылся, вероятно, камера не смогла распознать номер. В этом случае житель может самостоятельно открыть шлагбаум через карточку абонемента. Или может позвонить на пост охраны для помощи с этим.
Когда шлагбаум открывают вручную, камера должна увидеть ТС перед шлагбаумом — и тогда статус ТС по использованному абонементу изменится на противоположный.
Если автоматика на парковке не сработала и в этом случае, сотрудник в карточке абонемента CRM может изменить статус ТС.

Задолженность. Важно не превышать срок аренды, оплаченный в абонементе: либо вовремя покидать парковку, либо вовремя продлевать абонемент. Иначе он будет просрочен, и по нему будет начислен долг. Ниже описано, как рассчитывается задолженность и как погасить задолженность.

Чтобы долг не стал внезапным для клиента, ему направляется push-уведомление об истекающем сроке действия у абонемента. Время отправки: за 15 минут — если абонемент оплачен на 1-4 часа, за 1 час — если абонемент оплачен на 4+ часа.

Доступ к камере. Если клиент заплатил за аренду машиноместа вместе с доступом к видеонаблюдению, камера появится в разделе мобильного приложения «Камеры». Могут появиться несколько камер в зависимости от того, сколько их привязано к машиноместу. Клиент теряет доступ к камере вместе с истечением абонемента.

9. Как открыть шлагбаум через приложение жителя?

Если на парковке есть камеры с автоматическим распознаванием номера, шлагбаум должен автоматически открыться, когда рядом с ним находится транспортное средство.
Не всегда это возможно, и на то могут быть разные причины:
  • Камера у шлагбаума не распознала номер авто — в этом случае можно проверить его видимость (вдруг залеплен снегом), открыть шлагбаум вручную.
  • В абонементе указан неверный номер авто — тоже можно открыть шлагбаум вручную, но для удобства жителю лучше добавить ТС с корректным номером.
  • Нет действующего абонемента для транспортного средства — тогда потребуется оформить новый абонемент для доступа на парковку.
  • Абонемент просрочен — нужно погасить долг и покинуть парковку. Если в дальнейшем необходим доступ парковку, можно создать новый абонемент.

Чтобы открыть шлагбаум вручную в мобильном приложении, клиенту нужно зайти в карточку своего абонемента, нажать кнопку «Открыть шлагбаум».
Далее указать, какой шлагбаум нужно открыть и ТС, которое покидает парковку / въезжает на нее. И нажать «Открыть».

10. Как позвонить на пост охраны через мобильное приложение клиента?

Чтобы сделать звонок охраннику на парковке, клиенту нужно открыть карточку абонемента в мобильном приложении → нажать многоточие в шапке экрана → нажать «Позвонить на пост охраны» в контекстном меню.

11. Как появляется и рассчитывается долг за абонемент?

Абонемент автоматически получает статус «Просрочен», если у него истек оплаченный срок действия, а транспортное средство не покинуло парковку. Для просроченного абонемента накапливается задолженность. Клиент не может выехать с парковки по просроченному абонементу, пока не оплатил долг.

Задолженность рассчитывается всегда по наиболее дорогому тарифу. Плата за доступ к видеонаблюдению начисляется в просроченном абонементе, только если данная услуга изначально была оплачена клиентом.
Ниже описаны схемы расчета и примеры того, как рассчитывается задолженность.

Для посуточных абонементов
Стоимость просрочки округляется в большую сторону до полных суток.
Долг = сумма за сутки парковки * количество суток + сумма за сутки доступа к видеонаблюдению * количество суток

Пример. Просрочка на 1 минуту засчитывается как сумма за 1 день.
Еще пример. Просрочка на 3 дня 1 час засчитывается как сумма за 4 дня.

Для почасовых абонементов
Стоимость просрочки округляется в большую сторону до полного часа.
Долг = сумма за час парковки * количество полных часов + сумма за час доступа к видеонаблюдению * количество полных часов

Пример. Просрочка на 1 минуту засчитывается как сумма за 1 час.
Еще пример. Просрочка на 8 часов 5 минут засчитывается как сумма за 9 часов.

12. Как погасить долг по абонементу через приложение жителя?

Чтобы погасить задолженность, нужно в приложении жителя открыть абонемент и нажать на плашку с суммой долга (на скриншоте ниже «Для выезда погасите задолженность»).
Далее клиент видит сумму долга за парковку и за видеонаблюдение. По кнопке «Оплатить» он переходит к оплате. После оплаты дается время на выезд с парковки.

Время на выезд определяется в соответствии с типом тарифа в абонементе: сутки на выезд для посуточных, час для почасовых.
Если клиент оплатил долг и выехал, абонемент отправляется в архив, а долг перестает начисляться.

Если клиент оплатил долг и не выехал, долг по-прежнему продолжает начисляться.
Пример: посуточный абонемент оплачен до 31 декабря 10:00. Клиент узнал утром 10 января, что абонемент просрочен и оплатил долг за 10 суток. Далее у него есть сутки на выезд, но 10 января он так и не выехал с парковки. Тогда утром 11 января после 10:00 клиент видит уже новую сумму долга.

Нажав на плашку с краткой информацией о расчете задолженности (на скриншоте ниже «Задолженность рассчитывается исходя из...»), клиент может открыть экран с правилами погашения задолженности. Эти правила можно описать в карточке парковки через CRM.