Сотрудники и роли доступа
Управление аккаунтами сотрудников,
раздача доступов, настройка уведомлений, изменение графиков работы

Содержание

1. Зачем добавлять сотрудников в систему Домиленд? Какие возможности есть у сотрудников?

«Один в поле не воин», а вместе и работается легче. Добавьте сотрудников в CRM-систему, чтобы они помогали рассматривать обращения от жителей, выставлять счета, управлять услугами, вести отчетность, организовывать мероприятия, публиковать новости для жителей и выполнять иную работу, которой занимается управляющая организация.

CRM-система Домиленд имеет множество различных возможностей. Каждому человеку выдают свои полномочия, это позволит им не запутаться в функционале CRM и обеспечит комфортную работу каждому сотруднику.

На скриншоте ниже показан пример структуры сотрудников: в организации могут быть несколько подразделений, в каждом из них есть ряд сотрудников. При этом у каждого сотрудника есть роль доступа и график работы.

2. Как посмотреть список сотрудников в CRM?

В разделе «Настройка» → «Сотрудники» на вкладке «Пользователи» находится список сотрудников с краткой информацией по каждому: ФИО, email, подразделение, роль.
Здесь также возможен поиск по сотрудникам, экспорт и импорт данных о сотрудниках, рассылка push-уведомлений.

Если отфильтровать список сотрудников, возможна выборочная рассылка уведомлений. Например, в фильтрах указать роль «Диспетчер», затем сделать рассылку только для диспетчеров. Или разослать уведомления только тем коллегам, у которых есть доступ к выбранным объектам.

3. Как сделать рассылку уведомлений для сотрудников?

Иногда в рабочих процессах происходят изменения, а уведомлять каждого сотрудника по отдельности — слишком нерациональная трата времени.
В подобных ситуациях можно сделать массовую рассылку уведомлений для сотрудников, которые используют CRM-систему.

Чтобы разослать сообщение коллегам, в разделе «Настройка» → «Сотрудники» → на вкладке «Пользователи» нажмите кнопку «Рассылка». Далее в модальном окне нужно указать заголовок и текст сообщения, там же видно количество получателей уведомления. В тексте можно использовать переменную %userName%, вместо которой будет автоматически подставлено имя получателя.
Сотрудники получат уведомление в браузере и приложении Domyland Pro, если они предоставили разрешение на это.

Важно! Перед отправкой каждой рассылки рекомендуется проверять, что список получателей и их количество соответствуют целевой аудитории.
Обратите внимание, что получателями станут именно те сотрудники, которые отображаются в таблице на вкладке «Пользователи».
Если к таблице не применены фильтры, уведомления получат все люди, имеющие аккаунт в CRM Домиленд, что может оказаться чрезмерным. А если применены фильтры, то наоборот, информация может дойти не до всей целевой аудитории.

Кроме того, стоит учесть, что фильтры сохраняют свое состояние и после обновления страницы. Если инициатор рассылок часто работает с фильтрами, легко забыться и отправить уведомление тем коллегам, для которых оно не предназначено.

Пример использования фильтров для рассылки: указать роль «Диспетчер», затем сделать рассылку только для диспетчеров. Или разослать уведомления только тем коллегам, у которых есть доступ к выбранным объектам.
Отправленные рассылки для сотрудников отображаются в разделе «Настройка» → «Сотрудники» → на вкладке «Информирование». В таблице видны данные: статус рассылки, текст сообщения, тип уведомления, количество получателей, время последнего обновления.

Нажав в таблице на строку с рассылкой, можно открыть ее карточку: там видны те же данные, что в таблице и дополнительно — список сообщений со статусом отправки для каждого. Карточка рассылки позволяет увидеть, каким коллегам было отправлено уведомление, но так и не доставлено.

4. Как добавить и настроить нового сотрудника?

Настройка нового сотрудника включает следующие основные шаги.
  1. Добавить сотрудника
  2. Заполнить его данные и указать роль доступа
  3. Настроить доступы сотрудника к объектам
  4. Назначить сотруднику график работы

Чтобы добавить нового сотрудника, в разделе «Настройка» → «Сотрудники» нажмите кнопку «Добавить» над списком людей.
Далее нужно заполнить данные сотрудника и указать его роль доступа.
После сохранения изменений откроется карточка сотрудника для дальнейшего редактирования.
В карточке сотрудника есть несколько вкладок: «Общие сведения», «Доступ к объектам», «График работы».
В общих сведениях можно заполнить основные данные сотрудника: его статус, ФИО, email, телефон, должность, роль доступа, подразделение, идентификатор телефонии, внешний диентификатор.

Здесь же можно настроить дополнительные опции:
  • Является ли сотрудник коммьюнити-менеджером, который отвечает за внедрение и сопровождение системы. Коммьюнити-менеджер может быть только один в учетной записи.
  • Нужно ли показывать сотрудника на сайте, созданном для управляющей организации на основе данных из CRM Домиленд
  • Должен ли человек получать уведомления на электронную почту о новых заявках на регистрацию клиентов

5. Как выдать доступы к объектам для сотрудника?

Доступы к объектам выдаются каждому сотруднику по отдельности.
Сделать это можно в карточке сотрудника на вкладке «Доступ к объектам».
Специалист будет иметь доступ лишь к той информации, которая относится к отмеченным для него объектам.

Содержимое на вкладке имеет древовидную структуру (в пространстве CRM Эксплуатация). Если поставить галочку у группы объектов, выберутся все кварталы и объекты в этой группе. Если поставить галочку у квартала, выберутся все объекты в этом квартале.

CRM позволяет настроить автоматическую выдачу доступов к объектам (в пространстве CRM Эксплуатация).
Информация о доступах к функционалу и разделам CRM-системы находится ниже.

6. Как настроить подразделения сотрудников?

Группировка сотрудников по подразделениям впоследствии может помочь при фильтрации каких-либо данных в системе, формировании отчетности, поиске сотрудников или изменении их параметров. Например, график работы можно поменять сразу всем сотрудникам из конкретного подразделения.

Список подразделений находится в разделе «Настройка» → «Сотрудники», на вкладке «Подразделения».
Чтобы создать новое подразделение, нажмите кнопку «Добавить» над их списком, далее нужно ввести название и внешний идентификатор, сохранить изменения.
Чтобы внести изменения в подразделение или удалить его, нужно кликнуть по строке с ним и выполнить соответствующие действия. Удалить подразделение нельзя, если оно назначено хотя бы одному сотруднику.
Подразделение назначается сотруднику при создании, потом его можно изменить в карточке сотрудника через выпадающий список (показано на рисунке ниже).

7. Зачем нужны роли доступа?

Каждая должность — это ограниченный круг обязанностей, который выполняет специалист. Поэтому обычно для каждой должности существует роль в CRM. Роли необходимы, чтобы разграничить возможности сотрудников: выдать доступ к функционалу и получению уведомлений.

Примеры ролей: администратор, диспетчер, охранник, агент поддержки, бухгалтер, кадровый работник, юрист, модератор мероприятий, управляющий парковками.
Диспетчер принимает обращения от жителей и назначает исполнителей, но не управляет настройками сотрудников. Бухгалтер занимается документооборотом и отчетами, но не общается с клиентами в заявках. Модератор мероприятий может рассматривать заявки на участие в мероприятии, но не должен иметь доступ к изменению объектов в системе.

Чтобы каждый сотрудник мог выполнять задачи по своим обязанностям и не имел доступа к чужой зоне ответственности, нужно:
  • Создать роли
  • Указать доступы для каждой роли
  • Распределить роли между сотрудниками
Роль назначается сотруднику при создании, потом ее можно изменить в карточке сотрудника через выпадающий список (показано на рисунке ниже).

8. Как добавить и настроить роли доступа?

Чтобы посмотреть список ролей и управлять ими, нужно открыть раздел «Настройка» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа».
Для создания новой роли нажмите кнопку «Добавить», далее укажите название роли и описание, сохраните изменения.
Для редактирования созданной роли кликните на строку с ней в списке ролей.
В карточке роли есть несколько вкладок:
  • «Общие сведения» — название и описание роли.
  • «Сотрудники» — список сотрудников, которым назначена роль. Отсюда можно перейти в карточку сотрудника и сменить ему роль.
  • «Доступ» — выдача доступов к функционалу и разделам системы.
  • «Уведомления» — настройка Push и Email уведомлений.

Если открыть роль на вкладке «Доступ», можно отметить, какие разделы или продукты доступны сотруднику с данной ролью. Доступы объединены по группам: «Настройка», «Управление», «Финансы» и прочие. Каждая группа доступов отображается в виде списка, который можно развернуть и свернуть. А в каждой группе может быть несколько разделов: в группе «Обращения» есть «Все заявки», «Задачи», «Журнал приема», «Приемка помещений», «Монитор», «Партнерские».

Доступ к разделам можно выдавать по отдельности или группами: например, если активирован переключатель «Обращения», доступ будет открыт сразу ко всем разделам из этой группы.
Для каждого раздела можно отметить, какие действия и функции доступны сотруднику. Напримир, у раздела «Все заявки» можно отметить галочки для работы с заявками, но возврат по счету оставить только для административных ролей.

Спектр настроек доступа очень широкий: от общения с клиентом в заявке до редактирования мероприятий. Поэтому детальная информация о некоторых действиях находится в узкоспециализированных статьях: например, чтобы узнать подробности о действиях с инцидентами, нужно прочитать статью про инциденты; а чтобы понять действия с мероприятиями, нужно посмотреть статью о продукте «Афиша мероприятий».
Если открыть роль на вкладке «Уведомления», можно отметить какие уведомления должен получать сотрудник с данной ролью.
Уведомления объединены по группам, продуктам или отдельным разделам: «Обращения», «Афиша мероприятий», «Клиенты» и прочие.

Напротив каждого типа уведомления галочки включают/отключают Push-уведомления или Email-уведомления. При этом можно включать сразу все уведомления по разделу с помощью мастер-галочек: например, включить для роли все Push-уведомления, связанные с афишей мероприятий.
Как и в случае с доступами, информация о некоторых типах уведомлений находится в узкоспециализированных статьях.

9. Как удалить роль доступа?

Чтобы удалить роль, нужно открыть карточку этой роли и нажать «Действия» → «Удалить».
Однако, нельзя удалить роль, если она уже назначена хотя бы одному сотруднику.

10. Как настроить графики работы для сотрудников?

Необязательно указывать график для каждого сотрудника по отдельности: достаточно создать несколько графиков, затем назначить их целым подразделениям или нескольким сотрудникам.

Графики работы находятся в разделе «Настройка» → «Сотрудники», на вкладке «График работы».

Там можно создать новый график, отредактировать существующий или удалить значком корзины.

Чтобы создать график, на вкладке «График работы» нажмите «Добавить».

Укажите его название, описание при необходимости, число рабочих дней и выходных (2/2, 5/2 или иные), рабочее время.

Если перерыв не фиксированный, выберите его длительность в выпадающем списке.

Если перерыв фиксированный, отметьте это галочкой и укажите время перерыва для каждого рабочего дня. Примеры с указанием перерывов разного типа показаны на картинке ниже.


Подтвердите создание графика кнопкой «Создать».

Новый график появится в таблице вместе с остальными. Если нажать в таблице на строку с нужным графиком, для редактирования откроется карточка этого графика.

Внутри карточки графика есть вкладка «Сотрудники» со списком сотрудников, которым уже назначен этот график.
Чтобы применить график работы к группе сотрудников, нужно открыть его, перейти на вкладку «Сотрудники», нажать «Добавить». Далее отметить галочкой сотрудников, для которых требуется сменить график.
Кроме того, график можно назначить сразу целому подразделению. Для этого выберите желаемое подразделение из выпадающего списка, так список отфильтруется и будут видны только люди из выбранного подразделения. Затем нажмите галочку в шапке таблицы, чтобы отметить всех сотрудников в списке.

Когда сотрудники отмечены, не забудьте сохранить изменения кнопкой «Назначить график».
В том же модальном окне доступен поиск по ФИО: можно быстро находить сотрудников и назначать им график.
Открыв карточку отдельного сотрудника на вкладке «График работы», можно назначить ему график через выпадающий список (показано на рисунке ниже).
Однако, этот способ медленнее, поскольку придется открывать карточку каждого человека по отдельности, чтобы настроить им графики работы. В итоге получится больше шагов вместо назначения графика сразу группе людей.

Сотруднику может быть назначен только один график.
Его не обязательно выбирать через выпадающий список, рабочие дни и рабочее время можно установить вручную. Такой график автоматически станет индивидуальным.

Если удалить график работы, то для всех сотрудников, у которых был назначен этот график, сохранятся параметры этого графика. Однако, для них всех график будет установлен как индивидуальный, поскольку прежний удален.
В карточке сотрудника на вкладке «График работы» можно указать отпуска, больничные, отгулы и прочие нерабочие дни. Для этого рядом с полем «Отпуска и дни отсутствия» нажмите кнопку «Добавить» и укажите период отсутствия сотрудника.
Сохраненный период удаляется кнопкой минуса напротив этого периода.