Охрана

Продукт для управления пропусками
на объекты с закрытой территорией

Содержание

1. Зачем нужен продукт «Охрана»?

Продукт «Охрана» позволяет управлять пропусками для жителей на закрытые объекты.
Когда житель желает заказать пропуск, у него есть выбор как это сделать:
  • самостоятельно через мобильное приложение или с помощью диспетчеров охраны;
  • гостевой пропуск или постоянный;
  • доступ для себя или своих близких;
  • пропуск на человека или автомобиль.

Сотрудники в CRM-системе могут видеть поступающие заявки на пропуска, оформлять новые, управлять ими и выгружать данные в Excel.

2. Как на объекте настроить работу с пропусками?

Доступ на объект бывает свободный и ограниченный. Когда необходим последний вариант, в разделе «Настройка» → «Объекты» сотрудники могут открыть объект на вкладке «Настройки» и установить галочку «Закрытая территория» — тогда жители получат возможность использовать пропуска для доступа на территорию.
По умолчанию новый объект сразу создается с закрытой территорией, если управляющая организация использует продукт «Охрана».
Помимо самого включения доступа по пропускам, в настройках объекта еще есть дополнительные опции.
Постоянные пропуска — возможность получить доступ один раз и многократно использовать его в дальнейшем. Постоянные можно использовать для близких людей, а разовые пропуска оставить для курьеров и других редких гостей.

Для постоянных пропусков можно включить автоматический запрос документов на автомобиль / человека. Если под заголовком «Запрашивать комплект документов» включена галочка «На автомобиль» / «На человека», жителю потребуется приложить фото запрошенных документов.
При требовании документов обязательно нужно указать их перечень, иначе опция для объекта не сохранится.
Допуск только российских номеров — возможность разрешить оформление пропуска на автомобиль, только если его номер указан по шаблону российского автомобильного номера (серия, регистрационный номер, код региона).

Автоматическое подтверждение пропусков — возможность автоматически одобрять любые заявки на пропуска. У этой опции доступны более тонкие ограничения: пропуска только на людей, только на авто, только на авто при наличии парковки на имя собственника.

Преимущество функции в том, что она позволяет полностью отказаться от участия диспетчеров в оформлении заявок на пропуска. Но при этом доступ на объект все равно будут иметь только пользователи приложения Домиленд и их гости.
Долг клиента в заявках на пропуск — сумма долга за ЖКУ / КР будет видна в CRM-системе у каждого пропуска, которые жители запрашивали для доступа на объект.

Автоматическое ограничение должников — возможность выбрать лимит долга, при котором житель не сможет подавать заявки на любые пропуска. Максимальная сумма долга указывается в рублях, а в категории долга можно выбрать, какой вид задолженности нужно учитывать (ЖКУ или капитальный ремонт).

Опция «Не принимать заявки на пропуск при задолженности более месяца и сумме долга от» позволяет повысить собираемость платежей, а значит и снизить дебиторскую задолженность. Если долг жителя превысил допустимую сумму, то единственная возможность оформить новый пропуск — это оплатить задолженность.

3. Как посмотреть список пропусков в CRM?

Все заявки на пропуска находятся в разделе «Охрана», где они делятся на вкладки с разовыми и постоянными. У названия каждой вкладки показано количество необработанных заявок на пропуска.
В таблице заявок отображаются: статус, дата прибытия, данные авто или человека из пропуска, объект куда запрошен пропуск, данные заявителя, время последнего обновления. В данных заявителя отображается его долг, если в настройках объекта включена такая опция.

Здесь же можно создать новый пропуск, экспортировать данные в Excel.
Доступен текстовый поиск по следующим данным: марке и номеру автомобиля, комментарию к пропуску, названию объекта, ФИО заявителя и его адресу.
Список пропусков можно отфильтровать с помощью кнопки «Фильтры»: по группе объектов / кварталу / объекту (куда запрошен пропуск), помещению заявителя, клиенту, статусу, прибытию в текущий день, типу (авто / человек), дате создания, дате обновления.

Диспетчер охраны может изменить статус пропуска на «Прибыл» / «Отбыл» / «Принято» / «Ожидание» / «Отмена», когда автомобиль или человек из заявки перемещаются на объект или обратно. У постоянных пропусков есть статус «Отклонено» вместо «Отмена» у разовых.

4. Как посмотреть статистику по использованию пропусков?

Статистика по созданным пропускам отображается в разделе «Монитор».
В блоке «Охрана» отображаются следующие данные с разделением по разовым и постоянным: количество пропусков для автомобилей, для людей, общее количество.
В разделе «Монитор» наверху есть фильтры по датам, объекту, кварталу или группе объектов. Применив их, сотрудники могут увидеть данные по использованию пропусков на указанных объектах или за конкретный период.

5. Как пропуска выглядят в приложении жителя?

В приложении жителя виджет для перехода к пропускам находится на главном экране. Если управляющая организация имеет брендированное приложение и использует продукт «Охрана», сотрудники могут изменить настройки виджета. Названием виджета обычно является «Пропуска», хотя возможны и другие варианты.

Открыв раздел с пропусками, житель видит список разовых и постоянных пропусков, может отменить активные или ожидающие, создать новые или повторить заказ старых.