Охрана

1. Зачем нужен продукт «Охрана»?
2. Как на объекте настроить работу с пропусками?
3. Как посмотреть список пропусков в CRM?
4. Как посмотреть статистику по использованию пропусков?
5. Как пропуска выглядят в приложении жителя?

Продукт «Охрана» позволяет управлять пропусками для жителей на закрытые объекты.
Когда житель желает заказать пропуск, у него есть выбор как это сделать:

• самостоятельно через мобильное приложение или с помощью диспетчеров охраны;
• гостевой пропуск или постоянный;
• доступ для себя или своих близких;
• пропуск на человека или автомобиль.

Сотрудники в CRM-системе могут видеть поступающие заявки на пропуска, оформлять новые, управлять ими и выгружать данные в Excel.

Доступ на объект бывает свободный и ограниченный. Когда необходим последний вариант, в разделе «Настройка» → «Объекты» сотрудники могут открыть объект на вкладке «Настройки» и установить галочку «Закрытая территория» — тогда жители получат возможность использовать пропуска для доступа на территорию.
По умолчанию новый объект сразу создается с закрытой территорией, если управляющая организация использует продукт «Охрана».

Помимо самого включения доступа по пропускам, в настройках объекта еще есть дополнительные опции.
Постоянные пропуска — возможность получить доступ один раз и многократно использовать его в дальнейшем. Постоянные можно использовать для близких людей, а разовые пропуска оставить для курьеров и других редких гостей.

Для постоянных пропусков можно включить автоматический запрос документов на автомобиль / человека. Если под заголовком «Запрашивать комплект документов» включена галочка «На автомобиль» / «На человека», жителю потребуется приложить фото запрошенных документов.
При требовании документов обязательно нужно указать их перечень, иначе опция для объекта не сохранится.

Допуск только российских номеров — возможность разрешить оформление пропуска на автомобиль, только если его номер указан по шаблону российского автомобильного номера (серия, регистрационный номер, код региона).

Автоматическое подтверждение пропусков — возможность автоматически одобрять любые заявки на пропуска. У этой опции доступны более тонкие ограничения: пропуска только на людей, только на авто, только на авто при наличии парковки на имя собственника.

Преимущество функции в том, что она позволяет полностью отказаться от участия диспетчеров в оформлении заявок на пропуска. Но при этом доступ на объект все равно будут иметь только пользователи приложения Домиленд и их гости.

Долг клиента в заявках на пропуск — сумма долга за ЖКУ / КР будет видна в CRM-системе у каждого пропуска, которые жители запрашивали для доступа на объект.

Автоматическое ограничение должников — возможность выбрать лимит долга, при котором житель не сможет подавать заявки на любые пропуска. Максимальная сумма долга указывается в рублях, а в категории долга можно выбрать, какой вид задолженности нужно учитывать (ЖКУ или капитальный ремонт).

Опция «Не принимать заявки на пропуск при задолженности более месяца и сумме долга от» позволяет повысить собираемость платежей, а значит и снизить дебиторскую задолженность. Если долг жителя превысил допустимую сумму, то единственная возможность оформить новый пропуск — это оплатить задолженность.

Все заявки на пропуска находятся в разделе «Охрана», где они делятся на вкладки с разовыми и постоянными. У названия каждой вкладки показано количество необработанных заявок на пропуска.
В таблице заявок отображаются: статус, дата прибытия, данные авто или человека из пропуска, объект куда запрошен пропуск, данные заявителя, время последнего обновления. В данных заявителя отображается его долг, если в настройках объекта включена такая опция.

Здесь же можно создать новый пропуск, экспортировать данные в Excel.
Доступен текстовый поиск по следующим данным: марке и номеру автомобиля, комментарию к пропуску, названию объекта, ФИО заявителя и его адресу.
Список пропусков можно отфильтровать с помощью кнопки «Фильтры»: по группе объектов / кварталу / объекту (куда запрошен пропуск), помещению заявителя, клиенту, статусу, прибытию в текущий день, типу (авто / человек), дате создания, дате обновления.

Диспетчер охраны может изменить статус пропуска на «Прибыл» / «Отбыл» / «Принято» / «Ожидание» / «Отмена», когда автомобиль или человек из заявки перемещаются на объект или обратно. У постоянных пропусков есть статус «Отклонено» вместо «Отмена» у разовых.

Статистика по созданным пропускам отображается в разделе «Монитор».
В блоке «Охрана» отображаются следующие данные с разделением по разовым и постоянным: количество пропусков для автомобилей, для людей, общее количество.

В разделе «Монитор» наверху есть фильтры по датам, объекту, кварталу или группе объектов. Применив их, сотрудники могут увидеть данные по использованию пропусков на указанных объектах или за конкретный период.

В приложении жителя виджет для перехода к пропускам находится на главном экране. Если управляющая организация имеет брендированное приложение и использует продукт «Охрана», сотрудники могут изменить настройки виджета. Названием виджета обычно является «Пропуска», хотя возможны и другие варианты.

Открыв раздел с пропусками, житель видит список разовых и постоянных пропусков, может отменить активные или ожидающие, создать новые или повторить заказ старых.