Охрана

Продукт «Охрана» позволяет управлять пропусками для жителей на закрытые объекты.
Когда житель желает заказать пропуск, у него есть выбор как это сделать:

• самостоятельно через мобильное приложение или с помощью диспетчеров охраны;
• гостевой пропуск или постоянный;
• доступ для себя или своих близких;
• пропуск на человека или автомобиль.

Сотрудники в CRM-системе могут видеть поступающие заявки на пропуска, оформлять новые, управлять ими и выгружать данные в Excel.

Функционал пропусков можно расширить, используя его совместно с продуктом «Паркинг». Ниже показана подробная схема работы продукта «Охрана».

Каждому сотруднику назначена своя роль, и у каждой роли есть свой набор доступов. Инструкция с общей информацией по настройке ролей находится здесь.
Откройте в CRM «Управление» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, диспетчер) → вкладка «Доступ».

В группе доступов «Клиентский центр» можно с помощью переключателей дать доступ к разделу «Пропуска» и отдельным вкладкам «Разовые» и «Постоянные».
Для работы с разовыми и постоянными пропусками можно выдать следующие разрешения:

• «Создание» — создание новых пропусков.
• «Обновление» — изменение статусов у пропусков и добавление внутреннего комментария.
• «Возможность выгрузки отчета» — экспорт данных по пропускам в файл Excel.

Если сотрудник занимается настройкой работы с пропусками на объектах, ему необходим доступ к разделу «Управление» → «Объекты» и разрешение на редактирование.

У каждой роли есть свой набор уведомлений, который нужен сотрудникам для работы.
Откройте в CRM «Управление» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, диспетчер) → вкладка «Уведомления».

В секции «Охрана» есть галочки, которые отвечают за отправку уведомлений сотрудникам о заказе новых пропусков клиентами:

• Заказ разового пропуска
• Заказ постоянного пропуска

Доступ на объект бывает свободный и ограниченный. Когда необходим последний вариант, в разделе «Управление» → «Объекты» сотрудники могут открыть объект на вкладке «Настройки» и установить галочку «Закрытая территория» — тогда жители получат возможность использовать пропуска для доступа на территорию. Помимо самого включения доступа по пропускам, в настройках объекта еще есть дополнительные опции. По умолчанию новый объект сразу создается с закрытой территорией, если управляющая организация использует продукт «Охрана».

Чтобы сделать территорию закрытой, необходим функционал разовых пропусков, поэтому галочка с ними всегда включена и недоступна для отключения. При этом необходимость использовать постоянные пропуска остается на усмотрение управляющей организации.
Постоянные пропуска — возможность получить доступ один раз и многократно использовать его в дальнейшем. Постоянные можно использовать для близких людей, а разовые пропуска оставить для курьеров и других редких гостей.

Для постоянных пропусков можно включить автоматический запрос документов на автомобиль / человека. Если под заголовком «Запрашивать комплект документов» включена галочка «На автомобиль» / «На человека», жителю потребуется приложить фото запрошенных документов.
При требовании документов обязательно нужно указать их перечень, иначе опция для объекта не сохранится.

Допуск только российских номеров — возможность разрешить оформление пропуска на автомобиль, только если его номер указан по шаблону российского автомобильного номера (серия, регистрационный номер, код региона). Клиенты могут вводить номер как с пробелами (А 111 АА 777), так и без них. В списке пропусков система автоматически уберет пробелы и преобразует номер в формат А111АА777.

Автоматическое подтверждение пропусков — возможность автоматически одобрять любые заявки на пропуска. У этой опции доступны более тонкие настройки:

• Люди — автоматически подтверждает любой пропуск на человека.
• Авто с парковкой на м/м собственника — автоматически подтверждает пропуск на машиноместо. Опция работает только при использовании продукта «Паркинг» на объекте. Если при заказе пропуска клиент предоставит гостю доступ к своему парковочному месту, то такой пропуск будет автоматически одобрен.
• Авто без парковки — автоматически подтверждает пропуск на авто, если не указано парковочное место.

Если опция отключена, сотрудникам необходимо подтверждать все заявки жителей на разовые и постоянные пропуска. При этом, необработанные заявки на разовые пропуска будут автоматически отменяться на следующий день после создания клиентом. Это происходит около 6:00 по московскому времени. Такие операции помечаются в истории изменений как «CLI Интеграция».

Преимущество функции в том, что она позволяет полностью отказаться от участия диспетчеров в оформлении заявок на пропуска. Но при этом доступ на объект все равно будут иметь только пользователи приложения Домиленд и их гости.

Долг клиента в заявках на пропуск — сумма долга за ЖКУ / КР будет видна в CRM-системе у каждого пропуска, которые жители запрашивали для доступа на объект.

Автоматическое ограничение должников — возможность выбрать лимит долга, при котором житель не сможет подавать заявки на любые пропуска. Максимальная сумма долга указывается в рублях, а в категории долга можно выбрать, какой вид задолженности нужно учитывать (ЖКУ или капитальный ремонт).

Опция «Не принимать заявки на пропуск при задолженности более месяца и сумме долга от» позволяет повысить собираемость платежей, а значит и снизить дебиторскую задолженность. Если долг жителя по одному из помещений объекта превысил допустимую сумму, то единственная возможность оформить новый пропуск — это оплатить задолженность. Однако житель все равно сможет заказывать пропуска в помещениях других объектов.

Все заявки на пропуска находятся в разделе «Клиентский центр» → «Пропуска», где они делятся на вкладки с разовыми и постоянными. У названия каждой вкладки показано количество необработанных заявок на пропуска.

В таблице заявок отображаются: статус, дата прибытия, дата отбытия, данные авто или человека из пропуска, объект куда запрошен пропуск, данные заявителя, внутренний комментарий, время последнего обновления. В данных заявителя отображается его долг, если в настройках объекта включена такая опция.
Кнопка рядом с каждым статусом позволяет увидеть историю изменений по отдельному пропуску. Данные сортируются по времени: самые старые записи видны наверху. Количество записей не ограничено, история должна отображать все данные от создания пропуска до текущего момента.

Если разовый пропуск был создан автоматически через интеграцию с сервисами Яндекса, то в колонке «Данные пропуска» будет указано «Яндекс. Создано автоматически».

Здесь же можно создать новый пропуск, добавить внутренний комментарий к пропуску, экспортировать данные в Excel.
Данные в выгрузке разовых пропусков: тип пропуска, объект, данные пропуска, дата прибытия и отбытия, номер авто, тип автомобиля, адрес, клиент, статус клиента, дата создания и обновления, статус пропуска, внутренний комментарий.
В выгрузку постоянных пропусков включаются те же данные, за исключением дат прибытия и отбытия.

Доступен текстовый поиск по следующим данным: марке и номеру автомобиля, комментарию к пропуску, названию объекта, ФИО заявителя и его адресу.
Список пропусков можно отфильтровать с помощью кнопки «Фильтры»: по группе объектов / кварталу / объекту (куда запрошен пропуск), помещению заявителя, клиенту, статусу, прибытию в текущий день, типу (авто / человек), дате создания, дате обновления.

Диспетчер охраны может изменить статус пропуска на «Прибыл» / «Отбыл» / «Принято» / «Ожидание» / «Отмена», когда автомобиль или человек из заявки перемещаются на объект или обратно. У постоянных пропусков есть статус «Отклонено» вместо «Отмена» у разовых.

Сотрудники управляющей организации могут оставлять внутренние комментарии к разовым и постоянным пропускам. Текст комментария не виден жителю и служит для коммуникации между сотрудниками. Такие комментарии могут содержать информацию о причинах выдачи пропуска, примечания о поведении посетителя, а также любые другие сведения.

Чтобы оставить комментарий, нужно в строке пропуска нажать кнопку с тремя точками и «Добавить комментарий». В открывшемся окне отображаются данные пропуска, его статус и ФИО заявителя. В поле «Комментарий» можно указать необходимый текст (до 600 символов). Для подтверждения нужно нажать кнопку «Сохранить».

Добавленный комментарий отображается в отдельном столбце «Комментарий». Если повторить действия и нажать «Добавить комментарий», можно изменить ранее добавленный текст (даже комментарий от другого сотрудника).

Если создать пропуск через приложение жителя, приложение сотрудника или через CRM, также есть возможность оставить комментарий. Но в этом случае текст комментария отображается в столбце «Данные пропуска» и его нельзя изменить.

Пропуска бывают разовыми и постоянными. Как ясно из названия, разовый обычно используют для гостей при однократном визите, постоянный доступен для многоразового использования жителями или их гостями.

Чтобы создать новый пропуск в CRM, в разделе «Клиентский центр» → «Пропуска» нужно перейти к вкладке в зависимости от типа создаваемого пропуска: разовый создают на вкладке «Разовые», а постоянный — на вкладке «Постоянные».
Над таблицей нажмите кнопку «Добавить», далее в модальном окне нужно заполнить форму для создания пропуска.

После создания:

• Новый пропуск появится в списке со статусом «Ожидание», если в настройках объекта выключена опция «Автоматически подтверждать новые пропуска». Сотрудник сможет перевести пропуск в другой статус. Если данная опция включена, пропуск сразу будет создан со статусом «Принято».
• Время прибытия для разового пропуска автоматически устанавливается на 00:00, в CRM можно выбрать только дату. Исключением являются ситуации, когда житель с подключенными смарт системами создает пропуск через мобильное приложение, в этом случае он сам выбирает время прибытия.
• Важно! Время прибытия указывается по часовому поясу объекта. Часовой пояс можно выбрать в карточке объекта, на вкладке «Настройки». Пример: если сотрудник из Москвы создаст пропуск для жителя объекта во Владивостоке, время прибытия в пропуске будет указано по часовому поясу Владивостока.

При создании пропуска указывают следующие данные:

• Объект, куда требуется пропуск. Помещение и клиент — данные заказчика
• Тип пропуска — автомобиль или человек
• Данные автомобиля (тип, марка, номер) или ФИО человека — в зависимости от указанного типа пропуска
• Дата прибытия для разового пропуска, либо срок действия для постоянного пропуска. Постоянный пропуск может иметь ограниченный срок действия или неограниченный.
• Фото документов для постоянного пропуска, если это требование является обязательным по настройкам объекта
• Дополнительный комментарий — отображается только в CRM в столбце «Данные пропуска»

Ниже на скриншотах показаны примеры заполненных форм для создания разового и постоянного пропуска на автомобиль.

Ниже на скриншотах показаны примеры заполненных форм для создания разового и постоянного пропуска на человека. Комплект документов для пропусков на автомобиль и человека может различаться в зависимости от настроек объекта.

Статистика по созданным пропускам отображается в разделе «Монитор основных метрик».
Следующие данные отображаются с разделением по разовым и постоянным: количество пропусков для автомобилей, для людей, общее количество.

В разделе «Монитор основных метрик» наверху есть фильтры по датам, объекту, кварталу или группе объектов. Применив их, сотрудники могут увидеть данные по использованию пропусков на указанных объектах или за конкретный период.

Если управляющая организация использует продукт «Охрана», виджет для перехода к пропускам находится на экране «Дом» в приложении жителя. Сотрудники могут изменить настройки виджета. Названием виджета обычно является «Пропуска», хотя можно установить и другое название.

Открыв раздел с пропусками, житель видит список разовых и постоянных пропусков. Здесь можно выполнить действия:

• Создать новый пропуск
• Отменить активные или ожидающие (в статусах «Принято» и «Ожидание»)
• Повторить заказ старых (в статусах «Прибыл», «Отбыл» и «Отмена»)

В список также попадают разовые пропуска, созданные автоматически через интеграцию с сервисами Яндекса.

Пропуска бывают разовыми и постоянными. Как ясно из названия, разовый обычно используют для гостей при однократном визите, постоянный доступен для многоразового использования жителями или их гостями.

Чтобы создать новый пропуск через приложение жителя, нужно открыть виджет «Пропуска», нажать кнопку добавления пропуска и выбрать тип пропуска. Если аккаунт Домиленд не связан с Яндекс ID, появится предложение выполнить привязку. После привязки жителю станет доступна автоматическая выдача пропусков для такси и курьеров, если для управляющей организации подключен такой функционал.

Независимо от того, войдет житель с Яндекс ID или продолжит без него, он заполняет форму с данными пропуска и подтверждает его создание кнопкой «Отправить».

После создания:

• Житель увидит окно успешного создания пропуска. Если он не привязал Яндекс ID, то ему будет предложено сделать это. Подробнее про авторизацию с Яндекс ID рассказано в другой инструкции.
• Пропуск появится в списке уже со статусом «Принято», если управляющая организация разрешила автоматическое подтверждение новых пропусков. В ином случае, если автоподтверждение пропусков отключено, пропуск будет создан в статусе «Ожидание», а сотрудники смогут перевести его в другой статус.
• Если на объекте подключены смарт системы, житель при создании разового пропуска может самостоятельно выбрать время прибытия. В ином случае можно указать только дату, а время прибытия автоматически устанавливается на 00:00.
• Время прибытия указывается по часовому поясу объекта, куда заказывают пропуск.

При создании пропуска указывают следующие данные:

• Тип пропуска — автомобиль или человек
• Данные автомобиля (тип, марка, номер) или ФИО человека — в зависимости от указанного типа пропуска
• Дата прибытия для разового пропуска, либо срок действия для постоянного пропуска. Постоянный пропуск может иметь ограниченный срок действия или неограниченный.
• Фото документов для постоянного пропуска, если управляющая организация сделала это требование обязательным в настройках объекта
• Дополнительный комментарий — виден только сотруднику управляющей организации. Отображается в списке пропусков в столбце «Данные пропуска».

Ниже на скриншотах показаны примеры заполненных форм для создания разового и постоянного пропуска на человека.

Ниже на скриншотах показаны примеры заполненных форм для создания разового и постоянного пропуска на автомобиль.

Если подключен продукт «Паркинг», клиентам с машиноместом в собственности доступны дополнительные возможности:
При заказе пропуска включить опцию «Требуется парковка». С ее помощью клиент может предоставить доступ к своему машиноместу для гостя. Автомобиль, указанный в пропуске, будет допускаться на это место в течение действия пропуска.

Ниже показаны примеры заполненных форм для создания разового и постоянного пропуска на автомобиль с доступом к машиноместу.

В Домиленд для отдельных управляющих организаций реализована интеграция с сервисами Яндекса. С ее помощью разовые пропуска на территорию для такси и курьеров могут создаваться автоматически.
Чтобы функция работала, необходимо привязать Яндекс ID к аккаунту Домиленд.

Пропуска создаются автоматически в следующих случаях:

• Пассажир такси — клиент Домиленд, начальный или конечный адрес поездки совпадает с адресом его помещения.
• Получатель доставки — клиент Домиленд, адрес доставки совпадает с адресом его помещения в Домиленд.

Автоматически созданные пропуска также отображаются в приложении и могут быть отменены жителем при необходимости.
Если на объекте настроено автоматическое подтверждение новых пропусков, они создаются в статусе «Принято». В ином случае сотрудникам необходимо вручную одобрить пропуск. Кроме этого, в CRM такие пропуска помечаются комментарием «Яндекс. Создано автоматически», что позволяет сотрудникам определить источник оформления пропуска.

После автоматического создания пропуска жителю приходит push-уведомление с информацией, что пропуск оформлен:

• Для такси: «Пропуск для такси заказан. Вашему такси автоматически оформлен пропуск на территорию».
• Для пешего курьера / доставки: «Пропуск для курьера готов. Курьер сможет пройти к вашему дому — пропуск оформлен автоматически».
• Для курьера на транспорте: «Разовый пропуск оформлен. Для вашего заказа автоматически создан пропуск на территорию».

Жители на экране «Профиль» → «Ваши данные» → «Автовыдача пропусков» могут настроить, для каких помещений разрешено автоматическое создание пропусков. По умолчанию автовыдача разрешена для всех помещений.
Если на объекте не используется продукт «Охрана» (опция «Закрытая территория» в настройках объекта), то помещения этого объекта не будут отображаться в списке.
Перед открытием экрана нужно принять согласие на предоставление услуги.