Охрана

Продукт «Охрана» позволяет управлять пропусками для жителей на закрытые объекты.
Когда житель желает заказать пропуск, у него есть выбор как это сделать:

• самостоятельно через мобильное приложение или с помощью диспетчеров охраны;
• гостевой пропуск или постоянный;
• доступ для себя или своих близких;
• пропуск на человека или автомобиль.

Сотрудники в CRM-системе могут видеть поступающие заявки на пропуска, оформлять новые, управлять ими и выгружать данные в Excel.

Функционал пропусков можно расширить, используя его совместно с продуктами «Паркинг» и «Домофоны». Ниже показана подробная схема работы продукта «Охрана».

Каждому сотруднику назначена своя роль, и у каждой роли есть свой набор доступов. Инструкция с общей информацией по настройке ролей находится здесь.
Откройте в CRM «Управление» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, диспетчер) → вкладка «Доступ».

В группе доступов «Клиентский центр» можно с помощью переключателей дать доступ к разделу «Пропуска» и отдельным вкладкам «Разовые» и «Постоянные».
Для работы с разовыми и постоянными пропусками можно выдать следующие разрешения:

• «Создание» — создание новых пропусков.
• «Обновление» — изменение статусов у пропусков и добавление внутреннего комментария.
• «Возможность выгрузки отчета» — экспорт данных по пропускам в файл Excel.

Если сотруднику нужно настроить работу с пропусками на объектах, ему необходим доступ к разделу «Управление» → «Объекты» и разрешение на редактирование объектов.

У каждой роли есть свой набор уведомлений, который нужен сотрудникам для работы.
Откройте в CRM «Управление» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, диспетчер) → вкладка «Уведомления».

В секции «Охрана» есть галочки, которые отвечают за отправку уведомлений сотрудникам о заказе новых пропусков клиентами:

• Заказ разового пропуска
• Заказ постоянного пропуска

Закрытая территория, разовые и постоянные пропуска
Доступ на объект бывает свободный и ограниченный. Сотрудники могут включить ограниченный доступ выборочно по конкретным объектам. Чтобы это сделать, нужно открыть карточку объекта на вкладке «Настройки» и установить галочку «Закрытая территория». Это позволит жителям заказывать пропуска для доступа на территорию.

Когда активна опция «Закрытая территория», в настройках объекта есть ряд других полезных опций, которые относятся к продукту «Охрана».
Разовые пропуска всегда включены и недоступны для отключения. При этом необходимость использовать постоянные пропуска остается на усмотрение управляющей организации.
Постоянные пропуска — возможность получить доступ один раз и многократно использовать его в дальнейшем. Постоянные можно использовать для близких людей, а разовые пропуска оставить для курьеров, такси и других редких гостей.

Стоит иметь в виду: когда сотрудники создают новый объект ↗, он появляется сразу с закрытой территорией, если включен продукт «Охрана».

Документы для постоянных пропусков
Для постоянных пропусков можно включить автоматический запрос документов на автомобиль / человека. Если под заголовком «Запрашивать комплект документов» включена галочка «На автомобиль» / «На человека», жителю потребуется приложить фото запрошенных документов.
При требовании документов обязательно нужно указать их перечень, иначе опция для объекта не сохранится.

Проверка номеров авто и автоматическое подтверждение пропусков
Допуск только российских номеров — возможность разрешить оформление пропуска на автомобиль, только если его номер указан по шаблону российского автомобильного номера (серия, регистрационный номер, код региона).
Клиенты могут вводить номер с пробелами или без (А 111 АА 777), использовать заглавные или строчные буквы («аа» или «АА»). В списке пропусков система автоматически уберет пробелы и преобразует номер в формат А111АА777.
Опция действует только для пропусков на автомобили гостей. Для такси и доставки ограничения по формату номера не применяются.

Допуск иностранных номеров — возможность разрешить оформление пропуска на автомобили с иностранными номерами. Когда опция включена, на экране оформления пропуска клиенту предлагается выбор: «Номер РФ» и «Другой».
Опция действует только для пропусков на автомобили гостей. При оформлении пропусков на такси и доставку выбор не предлагается.

Автоматическое подтверждение пропусков — возможность автоматически одобрять любые заявки на пропуска. У этой опции доступны более тонкие настройки:

• Люди — автоматически подтверждает любой пропуск на человека.
• Авто с парковкой на м/м собственника — автоматически подтверждает пропуск на машиноместо. Опция работает только при использовании продукта «Паркинг» на объекте. Если при заказе пропуска клиент предоставит гостю доступ к своему парковочному месту, то такой пропуск будет автоматически одобрен.
• Авто без парковки — автоматически подтверждает пропуск на авто, если не указано парковочное место.

Если опция отключена, сотрудникам необходимо вручную подтверждать все заявки жителей на разовые и постоянные пропуска. При этом, необработанные заявки на разовые пропуска будут автоматически отменяться на следующий день после указанной даты прибытия.

Такая автоматика позволяет полностью отказаться от участия диспетчеров в оформлении пропусков. Но при этом, доступ на объект по-прежнему будут иметь только пользователи приложения Домиленд и их гости.

Контроль должников
Долг клиента в заявках на пропуск — сумма долга за ЖКУ / КР будет видна в CRM-системе у каждого пропуска, которые жители запрашивали для доступа на объект.

Автоматическое ограничение должников — возможность выбрать лимит долга, при котором житель не сможет подавать заявки на любые пропуска. Максимальная сумма долга указывается в рублях, а в категории долга можно выбрать, какой вид задолженности нужно учитывать (ЖКУ или капитальный ремонт). Для снятия ограничения установите лимит долга равным нулю. При этом выбранные категории долга не будут иметь значения.

Все заявки на пропуска находятся в разделе «Клиентский центр» → «Пропуска», где они делятся на вкладки с разовыми и постоянными. У названия каждой вкладки показано количество необработанных заявок на пропуска.

В таблице заявок отображаются столбцы: Статус, Дата прибытия, Дата отбытия, Данные пропуска (авто или человека из пропуска), Объект (куда запрошен пропуск), Заявитель (кто создал пропуск), внутренний комментарий, время последнего обновления.

• В данных заявителя отображается его долг, если в настройках объекта включена такая опция.
• Если разовый пропуск был создан автоматически через интеграцию с сервисами Яндекса, то в колонке «Данные пропуска» будет указано «Яндекс. Создано автоматически».

Доступы к объектам ↗ влияют на отображение пропусков в списке.
Список автоматически обновляется при создании новых пропусков жителями или сотрудниками, то есть нет необходимости постоянно вручную обновлять страницу.

Доступен текстовый поиск по данным пропуска, названию объекта, ФИО заявителя и его адресу.
В списке пропусков с помощью отдельной кнопки можно использовать следующие фильтры: Группа объектов / Квартал / Объект (куда запрошен пропуск), Помещение, Клиент (заявитель), Статус, Прибытие (все дни / сегодня), Тип (авто / человек), Дата создания, Дата обновления.

Зеленая кнопка над таблицей позволяет экспортировать данные в Excel.
Данные в выгрузке разовых пропусков: тип пропуска, объект, данные пропуска, дата прибытия и отбытия, номер авто, тип автомобиля, адрес, клиент (ФИО заявителя), статус клиента, дата создания и обновления, статус пропуска, внутренний комментарий.
В выгрузку постоянных пропусков включаются те же данные, кроме дат прибытия и отбытия.

На том же экране с таблицей можно создать новый пропуск, добавить внутренний комментарий к пропуску.

Кнопка рядом с каждым статусом позволяет увидеть историю изменений по отдельному пропуску. Записи в истории сортируются по времени: самые старые записи видны наверху. Количество записей не ограничено, история должна отображать все данные от создания пропуска до текущего момента.
История также содержит записи об автоматической отмене пропуска. Такие действия помечаются как «Автоотмена» (возможные причины описаны далее).

Чтобы изменить статус пропуска, сотруднику следует нажать на поле с ним и выбрать актуальное значение из выпадающего списка. Изменение статуса считается за обработку пропуска: подтверждение, отклонение, отметку о прибытии на объект, отметку о выезде или выходе за территорию объекта.
На изменение статусов нет технических ограничений: ни по времени, ни по переходам между значениями. Тем не менее, на схеме ниже показан типичный жизненный цикл, который обычно работает для пропусков.

Житель получает push-уведомление каждый раз при смене статуса у пропуска.
Возможности жителя при различных статусах показаны на второй картинке. Есть различия между цветами некоторых статусов в CRM и в мобильном приложении.

Возможные статусы пропусков:

• «Принят» — подтвержден. Устанавливается при создании пропуска, если включено автоподтверждение.
• «Ожидание» — новая заявка на пропуск. Устанавливается при создании, если отключено автоподтверждение. Житель может сам отменить пропуск из статуса «Ожидание».
• «Прибыл» — пользователь на объекте.
• «Отбыл» — пользователь покинул объект, пропуск закончил свое действие. Условно считается конечным статусом в стандартном жизненном цикле у пропуска.
• «Отклонен» — у постоянных, «Отменен» — у разовых. Условно считается конечным статусом для пропуска, который сотрудники не приняли по каким-то причинам. Пропуск может быть отменен жителем — только из статуса «Ожидание», сотрудником или системой — из любого статуса.

Система может автоматически отменять пропуска в следующих случаях:
(1) При отключенном автоподтверждении пропусков на объекте. Необработанные разовые пропуска (в статусе «Ожидание») отменяются на следующий день после указанной даты прибытия, примерно в 6:00 утра по московскому времени. Например, клиент 10 января оформил пропуск на 16 января. Если до конца 16 января пропуск так и не будет обработан, система автоматически отменит его утром 17 января.
(2) При удалении или изменении данных в системе:

• Заявителя пропуска исключили из помещения — отменяются все его пропуска, связанные с этим помещением.
• Заявителя пропуска удалили из CRM — отменяются все его пропуска.
• Помещение удалили из CRM — отменяются все пропуска, связанные с этим помещением.

Сотрудники управляющей организации могут оставлять внутренние комментарии к разовым и постоянным пропускам. Текст комментария не виден жителю и служит для коммуникации между сотрудниками. Такие комментарии могут содержать информацию о причинах выдачи пропуска, примечания о поведении посетителя, а также любые другие сведения.

Чтобы оставить комментарий, нужно в строке пропуска нажать кнопку с тремя точками и «Добавить комментарий». В открывшемся окне отображаются данные пропуска, его статус и ФИО заявителя. В поле «Комментарий» можно указать необходимый текст (до 600 символов). Для подтверждения нужно нажать кнопку «Сохранить».

Добавленный комментарий отображается в отдельном столбце «Комментарий». Если повторить действия и нажать «Добавить комментарий», можно изменить ранее добавленный текст (даже комментарий от другого сотрудника).

Если создать пропуск через приложение жителя, приложение сотрудника или через CRM, также есть возможность оставить комментарий. Но в этом случае текст комментария отображается в столбце «Данные пропуска» и его нельзя изменить.

Пропуска бывают разовыми и постоянными. Как ясно из названия, разовый обычно используют для гостей при однократном визите, постоянный доступен для многоразового использования жителями или их гостями.

Чтобы создать новый пропуск в CRM, в разделе «Клиентский центр» → «Пропуска» нужно перейти к вкладке в зависимости от типа создаваемого пропуска: разовый создают на вкладке «Разовые», а постоянный — на вкладке «Постоянные».
Над таблицей нажмите кнопку «Добавить», далее в модальном окне нужно заполнить форму для создания пропуска.

При создании пропуска указывают следующие данные:

• Объект, куда требуется пропуск. Помещение и заявитель — данные заказчика
• Тип пропуска — автомобиль или человек
• Данные автомобиля (тип, марка, номер) или ФИО человека — в зависимости от указанного типа пропуска
• Дата прибытия для разового пропуска, либо срок действия для постоянного пропуска. Постоянный пропуск может иметь ограниченный срок действия или неограниченный. Выбор прошедших дат недоступен.
• Фото документов для постоянного пропуска, если это требование является обязательным по настройкам объекта
• Дополнительный комментарий — отображается в столбце «Данные пропуска», в карточке пропуска в приложении сотрудника и в списке пропусков в приложении жителя.

После создания:

• Новый пропуск появится в списке со статусом «Ожидание», если в настройках объекта выключена опция «Автоматически подтверждать новые пропуска». Сотрудник сможет перевести пропуск в другой статус. Если данная опция включена, пропуск сразу будет создан со статусом «Принят».
• В CRM время прибытия для разового пропуска не отображается, при этом оно автоматически устанавливается на 00:00, даже если при создании указано другое значение. Дата и время отбытия также не отображаются. Исключение составляют случаи, когда житель оформляет пропуск самостоятельно через мобильное приложение — тогда в списке пропусков отображаются: дата и время прибытия, дата и время отбытия.

Ниже на скриншотах показаны примеры заполненных форм для создания разового и постоянного пропуска на автомобиль.

Ниже на скриншотах показаны примеры заполненных форм для создания разового и постоянного пропуска на человека. Комплект документов для пропусков на автомобиль и человека может различаться в зависимости от настроек объекта.

Статистика по созданным пропускам отображается в разделе «Монитор основных метрик».
Следующие данные отображаются с разделением по разовым и постоянным: количество пропусков для автомобилей, для людей, общее количество.

В разделе «Монитор основных метрик» наверху есть фильтры по датам, объекту, кварталу или группе объектов. Применив их, сотрудники могут увидеть данные по использованию пропусков на указанных объектах или за конкретный период.

В левом меню есть пункт «Охрана». По нажатию на него открывается список пропусков. Он разделен на две вкладки — «Разовые» и «Постоянные». Список пропусков обновляется автоматически при создании новой заявки на пропуск жителем или сотрудником через CRM.

Каждый пропуск в списке содержит следующую информацию:

• Объект и адрес помещения
• Дата прибытия для разового пропуска или срок действия постоянного пропуска
• ФИО заявителя
• ФИО гостя или данные автомобиля

Пропуска на вкладках «Разовые» и «Постоянные» можно отфильтровать и сузить результаты поиска — так будет легче отыскать нужный.
В этом может помочь кнопка поиска, которая находится в шапке экрана со списком пропусков. Если нажать ее и ввести текстовый запрос, заявки отфильтруются по совпадению одного из следующих параметров: объект, помещение, ФИО заявителя, ФИО гостя, марка и номер авто, комментарий.

В шапке также есть кнопка «Фильтры» с широкими поисковыми возможностями. Укажите желаемые параметры в фильтрах и нажмите кнопку «Сохранить». Список обновится и покажет пропуска, подходящие по выбранным критериям.

Полный список фильтров:

• Группа объектов
• Квартал
• Объект
• Помещение
• Статус
• Прибытие — все дни или сегодня
• Тип — человек или автомобиль
• Тип автомобиля
• Период создания
• Период обновления

Фильтры сохраняются автоматически после применения: при следующем посещении таблица уже будет отфильтрована. В кнопке показывается красная точка, если в текущий момент применен хотя бы один фильтр.
Очистить все фильтры разом можно одной кнопкой «Сбросить».

Чтобы создать новый пропуск в приложении сотрудника, нужно в разделе «Охрана» на вкладке «Разовые» или «Постоянные» нажать кнопку создания пропуска (иконка плюса внизу экрана).

Далее в форме нужно заполнить данные для создания пропуска:

• Объект, куда требуется пропуск.
• Тип пропуска — автомобиль или человек
• Данные автомобиля (тип, марка, номер) или ФИО человека — в зависимости от указанного типа пропуска
• Помещение и заявитель — данные заказчика
• Дата прибытия для разового пропуска, либо срок действия для постоянного пропуска. Постоянный пропуск может иметь ограниченный срок действия или бессрочный.
• Фото документов для постоянного пропуска, если это требование является обязательным в настройках объекта
• Дополнительный комментарий — отображается в карточке пропуска, в CRM в столбце «Данные пропуска» и в списке пропусков в приложении жителя.

Пропуск появится в списке со статусом «Ожидание», если в настройках объекта выключена опция «Автоматически подтверждать новые пропуска». Житель, указанный как заявитель, получит уведомление о создании пропуска. Сотрудник сможет перевести пропуск в другой статус.
Если данная опция включена, пропуск сразу будет создан со статусом «Принят». В этом случае житель получит уведомление об изменении статуса пропуска.

При нажатии на пропуск открывается его карточка с подробной информацией. В карточке пропуска есть следующие блоки:

• Шапка пропуска — данные о заявителе и кнопка для звонка ему. Если на объекте включена опция «Показывать долг клиента в заявках на пропуск», отображается сумма задолженности или аванса по ЖКУ. Цвет фона шапки зависит от статуса пропуска.
• Место прибытия — адрес объекта и помещения.
• Данные пропуска — информация об автомобиле или госте, дата прибытия для разового пропуска либо срок действия для постоянного, а также текущий статус пропуска.
• Дополнительно — дата создания и последнего обновления пропуска, комментарий. Если комментарий не был добавлен при создании пропуска, поле не отображается. Для разовых пропусков, автоматически созданных через интеграцию с сервисами Яндекса, в поле «Комментарий» указывается фраза «Яндекс. Создано автоматически».

Сотрудник может изменить статус пропуска на «Прибыл» / «Отбыл» / «Принято» / «Ожидание» / «Отмена», когда автомобиль или человек из пропуска перемещаются на объект или обратно. У постоянных пропусков есть статус «Отклонено» вместо «Отмена» у разовых.

Если управляющая организация использует продукт «Охрана», виджет для перехода к пропускам находится на экране «Дом» в приложении жителя. Сотрудники могут изменить настройки виджета. Названием виджета обычно является «Пропуска», хотя можно установить и другое название.
Кроме этого, открыть список пропусков можно через быстрые действия на главном экране.

Пропуска бывают разовыми и постоянными. Как ясно из названия, разовый обычно используют для гостей при однократном визите, постоянный доступен для многоразового использования жителями или их гостями.
В список также попадают разовые пропуска, созданные автоматически через интеграцию с сервисами Яндекса. В верхней части экрана располагаются виджеты, с помощью которых житель может:

• Заказать разовый пропуск — если на объекте настроена работа с пропусками (опция «Закрытая территория»).
• Заказать постоянный пропуск — если на объекте включены постоянные пропуска.
• Перейти к экрану «Мой пропуск» для управления доступами к объекту. Виджет отображается только при использовании функционала СКУД, который доступен с продуктом «Домофоны».
• Перейти к экрану «Мой парковка» для управления своим парковочным местом. Виджет отображается только при использовании продукта «Паркинг».

Под виджетами доступен поиск пропусков по ФИО, названию курьерской службы, номеру и марке авто. Для переключения между списками разовых и постоянных пропусков используются вкладки.

Пропуска в списке отсортированы по дате создания, от новых к старым. По умолчанию они отображаются в свернутом виде и включают основную информацию: статус, на кого оформлен пропуск, дату прибытия для разовых пропусков или срок действия для постоянных. Житель может раскрыть пропуск, чтобы увидеть историю изменения статусов, комментарий и машиноместо, если доступ к нему был предоставлен при создании пропуска.

В списке пропусков житель может нажать на кнопку с тремя точками и открыть контекстное меню. Через него доступны дополнительные действия:

• Поделиться пропуском, при наличии такой возможности
• Повторить заказ пропуска, если он был создан жителем
• Редактировать пропуск, если он был создан жителем и находится в статусе «Ожидание»
• Отменить пропуск, если он находится в статусе «Принят», «Ожидание»

Разовые пропуска могут оформляться для разных целей — как правило, при единичных визитах гостей, курьеров или такси. Процесс их оформления в общих чертах схож для всех типов, но есть различия.

Общая логика при оформлении пропуска

(1) Житель переходит к созданию разового пропуска через виджет в разделе «Пропуска» или через быстрые действия на главном экране. Если аккаунт Домиленд не связан с Яндекс ID, появится предложение выполнить привязку. После привязки жителю станет доступна автоматическая выдача пропусков для такси и курьеров, если для управляющей организации подключен такой функционал.
Житель может продолжить без Яндекс ID — в любом случае он перейдет к форме создания пропуска.

(2) В первую очередь житель определяет, для кого требуется пропуск — для человека или транспортного средства.
(3) Затем выбирает тип пропуска:

• Для человека — гость или курьер.
• Для транспорта — гость, доставка или такси.

Система запоминает последний выбранный тип пропуска, чтобы ускорить его создание. При создании новой заявки этот тип выбирается автоматически (например, «Транспорт/Такси» или «Человек/Курьер»). Это не помешает изменить тип, если новый пропуск отличается от предыдущего.

(4) Заполняет данные для идентификации. Можно ввести их вручную или выбрать из горизонтальной строки с подсказками. Если клиент вручную вводит текст, он может увидеть значения из ранее заказанных пропусков и сможет принять их. Есть мелкие отличия в этой логике, которые рассмотрены ниже в конкретных сценариях. А для такси вовсе не хранится история номеров.
В зависимости от типа пропуска могут различаться данные для ввода, они же могут быть подсказками:

• ФИО — для гостя;
• курьерская служба — для курьера или доставки;
• номер и марка авто — для гостя.

Подсказки видны, если житель ранее заказывал аналогичные пропуска. Отображается до 10 подсказок, каждая из них ограничена 35 символами, остальной текст обрезается.
При выборе записи из подсказок автоматически подставляется комментарий, который был добавлен к этому гостю, курьерской компании или автомобилю при предыдущем оформлении пропуска.

Можно указать сразу нескольких людей или авто — при этом создаются отдельные пропуска для каждого. Всего через одну форму можно оформить до 15 пропусков.

(5) Выбирает предстоящую дату прибытия. Время прибытия и отбытия отображается в списке пропусков в СRM, при этом используется часовой пояс объекта. Эти данные можно передавать провайдеру умного дома ↗. Время определяется автоматически:

• Если дата прибытия у пропуска совпадает с датой оформления, временем прибытия считается момент его создания, а временем отбытия — 23:59 того же дня.
• Если прибытие запланировано на будущую дату, время прибытия устанавливается на 00:00, а время отбытия — на 23:59 выбранного дня.

(6) При необходимости добавляет комментарий к пропуску. Он виден жителю в списке пропусков, а также сотрудникам в CRM и приложении. Как упоминается выше в пункте 4, комментарий может быть уже заполнен благодаря выбору данных из подсказок.

(7) Нажимает кнопку «Заказать пропуск». Если житель оформляет несколько пропусков одновременно, дата прибытия и комментарий будут одинаковыми для всех.

В таблице ниже показаны особенности заполнения данных для всех типов разовых пропусков.


После заказа пропуска

• Житель увидит экран успеха, где отображаются данные пропуска. Если пропусков несколько, то их можно листать горизонтально. С этого экрана житель может перейти на главный экран приложения, снова открыть форму для заказа разового пропуска, поделиться пропуском (если функционал используется управляющей компанией). Если он не привязал Яндекс ID, внизу экрана отображается баннер с предложением сделать это. Подробнее про авторизацию с Яндекс ID рассказано в другой инструкции ↗. Если клиент уже авторизован, на экране успеха могут показываться другие баннеры, например: реклама страхования через Домиленд. Нажатие на крестик закрывает экран подтверждения, житель переходит в список пропусков.
• Пропуск появится в списке уже со статусом «Принят», если управляющая организация разрешила автоматическое подтверждение новых пропусков. В ином случае, если автоподтверждение пропусков отключено, пропуск будет создан в статусе «Ожидание», а сотрудники смогут перевести его в другой статус.

Ниже показаны все варианты заказа разового пропуска при условии, что житель уже вошел в аккаунт с Яндекс ID.

Разовый пропуск для гостя без авто
Житель при оформлении пропуска выполняет шаги:
(1) Нажимает кнопку «Человек» и выбирает тип пропуска «Гость».
(2) Выбирает гостя: из подсказок или вводит ФИО. При ручном вводе выполняется поиск по истории, из которой можно выбрать нужного гостя. Крестик рядом с ФИО удаляет запись из истории и подсказок.
(3) Заполняет дату прибытия, комментарий.

На скриншотах ниже показан путь жителя при заказе одного и нескольких пропусков для гостей без авто.

Разовый пропуск для курьера без авто
Житель при оформлении пропуска выполняет шаги:
(1) Нажимает кнопку «Человек» и выбирает тип пропуска «Курьер».
(2) Выбирает курьерскую службу: из подсказок, из списка или вводит свой вариант. Вручную введенные курьерские службы сохраняются в подсказках и добавляются в список на экране «Откуда доставка?». Их удаление не предусмотрено. Порядок сортировки в списке: сначала сервисы Яндекса, затем вручную добавленные варианты, после — остальные курьерские службы по алфавиту.
(3) Заполняет дату прибытия, комментарий.

На скриншотах ниже показан путь жителя при заказе одного и нескольких пропусков для курьеров без авто.

Разовый пропуск для гостя на авто
Житель при оформлении пропуска выполняет шаги:
(1) Нажимает кнопку «Транспорт» и выбирает тип пропуска «Гость».
(2) Если на объекте разрешено указывать в пропуске иностранные номера, выбирает один из вариантов — «Номер РФ» или «Другой». В ином случае выбор не предлагается.
(3) Выбирает авто: из подсказок или вводит номер и марку вручную. При ручном вводе выполняется поиск по истории, рядом с номерами отображаются марки. При выборе номера из истории марка подставляется автоматически. Нажатие на крестик рядом с номером или маркой удаляет запись из истории и подсказок.
По умолчанию выбран тип авто «Легковой», но житель может изменить его перед оформлением пропуска.
(4) Заполняет дату прибытия, комментарий.

На скриншотах ниже показан путь жителя при заказе пропуска на один и несколько автомобилей для гостей. В первом примере данные для пропуска вводятся вручную, во втором — быстрый способ без ввода данных вручную.

Разовый пропуск для курьера на авто
Житель при оформлении пропуска выполняет шаги:
(1) Нажимает кнопку «Транспорт» и выбирает тип пропуска «Доставка».
(2) Выбирает курьерскую службу: из подсказок, из списка или вводит свой вариант. Вручную введенные курьерские службы сохраняются в подсказках и добавляются в список на экране «Откуда доставка?». Их удаление не предусмотрено. Порядок сортировки в списке: сначала сервисы Яндекса, затем вручную добавленные варианты, после — остальные курьерские службы по алфавиту.
(3) Указывает номер авто. При вводе выполняется поиск по истории, из которой можно выбрать номер. При нажатии на крестик рядом с номером запись удаляется из истории. В форме нет полей для марки и типа авто — клиент не всегда знает, какая машина к нему приедет.
(4) Заполняет дату прибытия, комментарий.

На скриншотах ниже показан путь жителя при заказе одного и нескольких пропусков для курьеров на авто.

Разовый пропуск для такси
Житель при оформлении пропуска выполняет шаги:
(1) Нажимает кнопку «Транспорт» и выбирает тип пропуска «Такси».
(2) Указывает номер авто. Номера из прошлых пропусков не отображаются в истории.
(3) Заполняет дату прибытия, комментарий.

На скриншотах ниже показан путь жителя при заказе одного и нескольких пропусков для такси.

Постоянные пропуска, как правило, оформляются для близких людей — родственников, друзей или тех, кто регулярно посещает территорию. Они предназначены для длительного использования и позволяют избежать повторного оформления при каждом визите. Процесс получения постоянного пропуска схож с оформлением разового и показан ниже в общих чертах.

Общая логика при оформлении пропуска

(1) Житель переходит к созданию постоянного пропуска через виджет в разделе «Пропуска». Если аккаунт Домиленд не связан с Яндекс ID, появится предложение выполнить привязку. После привязки жителю станет доступна автоматическая выдача пропусков для такси и курьеров, если для управляющей организации подключен такой функционал.
Житель может продолжить без Яндекс ID — в любом случае он перейдет к форме создания пропуска.

(2) В первую очередь он выбирает, для кого требуется пропуск — для человека или транспортного средства.
Система запоминает на кого последний раз оформлялся пропуск, чтобы ускорить его создание. При создании новой заявки вариант «Человек» или «Транспорт» выбирается автоматически. Это не помешает изменить выбор, если новый пропуск отличается от предыдущего.

(3) Заполняет данные для идентификации. Можно ввести их вручную или выбрать из горизонтальной строки с подсказками. Если клиент вручную вводит текст, он может увидеть значения из ранее заказанных пропусков и сможет принять их. Есть мелкие отличия в этой логике, которые рассмотрены ниже в конкретных сценариях.
В зависимости от типа пропуска могут различаться данные для ввода, они же могут быть подсказками:

• ФИО — для человека;
• номер и марка авто — для транспорта.

Подсказки видны, если житель ранее заказывал аналогичные пропуска. Отображается до 10 подсказок, каждая из них ограничена 35 символами, остальной текст обрезается.
При выборе записи из подсказок автоматически подставляется комментарий, который был добавлен к этому гостю или автомобилю при предыдущем оформлении пропуска.

(4) Загружает документы, если на объекте включен запрос документов для постоянных пропусков на человека или транспорт. Можно выбрать изображения из галереи или сделать снимки.
(5) Выбирает срок действия пропуска — до какой-либо будущей даты или бессрочный. В CRM для каждого пропуска с ограниченным сроком будет указана дата окончания и время — 23:59. Когда срок действия пропуска истечет, в приложении его статус изменится на «Просрочен». В CRM такой статус не предусмотрен — там будет виден последний статус, который был у пропуска до истечения срока действия.

(6) При необходимости добавляет комментарий к пропуску. Он виден жителю в списке пропусков, а также сотрудникам в CRM и приложении. Как упоминается выше в пункте 3, комментарий может быть уже заполнен благодаря выбору данных из подсказок.
(7) Нажимает кнопку «Заказать пропуск».

В таблице ниже показаны особенности заполнения данных для всех типов разовых пропусков.


После заказа пропуска

• Житель увидит экран успеха, где отображаются данные пропуска. Если пропусков несколько, то их можно листать горизонтально. С этого экрана житель может перейти на главный экран приложения, снова открыть форму для заказа разового пропуска, поделиться пропуском (если функционал используется управляющей компанией). Если он не привязал Яндекс ID, внизу экрана отображается баннер с предложением сделать это. Подробнее про авторизацию с Яндекс ID рассказано в другой инструкции ↗. Если клиент уже авторизован, на экране успеха могут показываться другие баннеры, например: реклама страхования через Домиленд. Нажатие на крестик закрывает экран подтверждения, житель переходит в список пропусков.
• Пропуск появится в списке уже со статусом «Принят», если управляющая организация разрешила автоматическое подтверждение новых пропусков. В ином случае, если автоподтверждение пропусков отключено, пропуск будет создан в статусе «Ожидание», а сотрудники смогут перевести его в другой статус.

Ниже подробно рассмотрены варианты заказа постоянного пропуска при условии, что житель уже вошел в аккаунт с Яндекс ID.

Постоянный пропуск на человека
Житель при оформлении пропуска выполняет шаги:
(1) Нажимает кнопку «Человек».
(2) Выбирает гостя: из подсказок или вводит ФИО. При ручном вводе выполняется поиск по истории, из которой можно выбрать нужного гостя. Крестик рядом с ФИО удаляет запись из истории и подсказок.
(3) Загружает фотографии документов, если это предусмотрено настройками объекта.
(4) Указывает срок действия пропуска, комментарий.

Постоянный пропуск на авто
(1) Нажимает кнопку «Транспорт».
(2) Если на объекте разрешено указывать в пропуске иностранные номера, он выбирает один из вариантов — «Номер РФ» или «Другой». В ином случае выбор не предлагается.
(3) Выбирает авто: из подсказок или вводит номер и марку вручную. При ручном вводе выполняется поиск по истории, рядом с номерами отображаются марки. При выборе номера из истории марка подставляется автоматически. Нажатие на крестик рядом с номером или маркой удаляет запись из истории и подсказок.
По умолчанию выбран тип авто «Легковой», но житель может изменить его перед оформлением пропуска.
(4) Загружает фотографии документов, если это предусмотрено настройками объекта.
(5) Указывает срок действия пропуска, комментарий.

Жители при заказе пропуска на автомобиль могут предоставить доступ к своему машиноместу. Это можно сделать при заказе разового или постоянного пропуска на транспорт гостя.
Указанный автомобиль будет допущен на машиноместо с учетом данных из пропуска. Но условия такого доступа зависит от провайдера умного здания, а также установленного на объекте оборудования. Например, реализация на стороне провайдера может повлиять, останется ли доступ к машиноместу, когда истечет срок действия у пропуска.

Такая возможность доступна при соблюдении следующих условий:

• Вместе с охраной на объекте используется продукт «Паркинг».
• Провайдер умного здания поддерживает метод создания пропуска.
• В CRM-карточке объекта активирован провайдер умного здания для продукта «Паркинг» и функционала «Гостевые пропуска».
• У жителя есть помещение с типом «Машиноместо».

Чтобы предоставить гостю доступ к машиноместу, жителю нужно выполнить следующие действия:

• При заказе разового или постоянного пропуска для авто гостя, нужно включить опцию «Нужна парковка». Если у жителя только одно машиноместо в собственности, оно автоматически подставится в форму.
• Если у жителя несколько машиномест, он может выбрать нужное. При заказе разового пропуска на несколько автомобилей для каждого из них нужно указать отдельное машиноместо. Для постоянных пропусков нет аналогичной возможности.

Ниже показаны примеры заполненных форм для создания разовых и постоянных пропусков с доступом к машиноместу.

Житель может отредактировать только тот пропуск, который был создан им самостоятельно и находится в статусе «Ожидание».
Для этого необходимо нажать кнопку с тремя точками у пропуска и выбрать действие «Редактировать пропуск».

Откроется форма с данными выбранного пропуска. Житель может внести любые изменения и сохранить их.
Редактирование с технической точки зрения выглядит следующим образом: после нажатия кнопки «Сохранить» старый пропуск удаляется и создается новый с обновленными данными.
Поэтому обновленный пропуск появится в верхней части списка — как для жителя в приложении, так и для сотрудников (в CRM, Domyland Pro).

Житель может отменить разовый или постоянный пропуск, если он находится в статусе «Ожидание» или «Принят».

Для отмены нужно нажать на три точки в карточке пропуска, выбрать действие «Отменить пропуск» и подтвердить его. После этого разовый пропуск переходит в статус «Отменен», а постоянный в статус «Отклонен».

Житель может повторно оформить только тот пропуск, который был создан им самостоятельно через приложение. Для этого в списке пропусков нужно нажать на кнопку с тремя точками рядом с нужным пропуском и выбрать действие «Повторить пропуск».

Данные в форму автоматически подставятся из ранее созданного пропуска. При этом для разового пропуска будет установлена текущая дата прибытия, а для постоянного — бессрочный срок действия. Перед созданием пропуска житель может внести любые изменения — например, изменить дату прибытия или срок действия.

Жители могут делиться пропусками со своими гостями. Получив PIN-код или QR-код от жителя, гость сможет ввести или показать код с помощью устройства, которое используется для доступа в здание. Это удобно, когда нужно заранее предоставить гостю возможность самостоятельно пройти или въехать на территорию.

Такой функционал доступен при соблюдении следующих условий:

• Вместе с охраной на объекте используется продукт «Домофоны».
• Провайдер умного здания поддерживает метод получения QR-кода для пропуска. От провайдера зависит, какой способ доступа в здание предоставляется гостям: PIN-код и/или QR-код.
• В CRM-карточке объекта активирован провайдер умного здания для функционала «Гостевые пропуска».

Кнопка «Поделиться пропуском» доступна на экране успешного заказа пропуска, а также в контекстном меню в списке пропусков. После нажатия на кнопку отправляется запрос провайдеру умного здания, который формирует QR/PIN-код. Если код успешно сформирован, откроется системное меню устройства. С помощью этого меню можно отправить пропуск гостю — например, через мессенджер или электронную почту.

Иногда QR/PIN-код может быть еще не готов на стороне провайдера, или Домиленд не получил ответ от него. В таком случае житель увидит предложение дождаться обработки пропуска, но это не помешает ему повторить попытку.

Кнопка «Поделиться пропуском» становится недоступной для жителя в следующих случаях:

• Истек срок действия постоянного пропуска
• Прошла дата прибытия гостя по разовому пропуску
• Гость уже воспользовался выданным кодом для входа

Если в настройках объекта включена и настроена опция «Не принимать заявки на пропуск при задолженности более месяца и сумме долга от», то должники не смогут подавать заявки на любые пропуска.
Эта настройка позволяет повысить собираемость платежей, а значит и снизить дебиторскую задолженность. Если долг жителя по одному из помещений объекта превысил допустимую сумму, то единственная возможность оформить новый пропуск — это оплатить задолженность. При этом возможность заказывать пропуска в помещениях других объектов сохраняется.

На скриншоте ниже показано сообщение, которое отображается жителю при попытке создать пропуск при действующих ограничениях. Также в этом случае с главного экрана приложения пропадает быстрое действие на создание разового пропуска. После оплаты задолженности через Домиленд ограничение снимется автоматически. При оплате другими способами — только после обновления начислений управляющей организацией. Подробнее о том, как житель становится должником, рассказано в другой статье.

В Домиленд для отдельных управляющих организаций реализована интеграция с сервисами Яндекса. С ее помощью разовые пропуска на территорию для такси и курьеров могут создаваться автоматически.
Чтобы функция работала, необходимо привязать Яндекс ID к аккаунту Домиленд.

Пропуска создаются автоматически в следующих случаях:

• Пассажир такси — клиент Домиленд, начальный или конечный адрес поездки совпадает с адресом его помещения.
• Получатель доставки — клиент Домиленд, адрес доставки совпадает с адресом его помещения в Домиленд.

Автоматически созданные пропуска также отображаются в приложении и могут быть отменены жителем при необходимости.
Если на объекте настроено автоматическое подтверждение новых пропусков, они создаются в статусе «Принято». В ином случае сотрудникам необходимо вручную одобрить пропуск. Кроме этого, в CRM такие пропуска помечаются комментарием «Яндекс. Создано автоматически», что позволяет сотрудникам определить источник оформления пропуска.

После автоматического создания пропуска жителю приходит push-уведомление с информацией, что пропуск оформлен:

• Для такси: «Пропуск для такси заказан. Вашему такси автоматически оформлен пропуск на территорию».
• Для пешего курьера / доставки: «Пропуск для курьера готов. Курьер сможет пройти к вашему дому — пропуск оформлен автоматически».
• Для курьера на транспорте: «Разовый пропуск оформлен. Для вашего заказа автоматически создан пропуск на территорию».

Жители на экране «Профиль» → «Ваши данные» → «Автовыдача пропусков» могут настроить, для каких помещений разрешено автоматическое создание пропусков. По умолчанию автовыдача разрешена для всех помещений.
Если на объекте не используется продукт «Охрана» (опция «Закрытая территория» в настройках объекта), то помещения этого объекта не будут отображаться в списке.
Перед открытием экрана нужно принять согласие на предоставление услуги.