Афиша мероприятий

Продукт «Афиша мероприятий» предоставляет управляющим организациям и девелоперам возможность информировать о разнообразных вариантах отдыха на своих или партнерских площадках, а также принимать заявки на участие.

Партнеры получают эффективный инструмент для формирования своей репутации и дополнительный источник дохода за счет платных мероприятий. В то же время клиенты могут искать интересные события и принимать в них участие вместе со своими близкими.

Базовое управление мероприятиями сводится к следующим шагам:

1. Настроить доступы и уведомления для сотрудников, которые будут работать с площадками, мероприятиями, заявками на участие.
2. Создать площадки, потому что любое мероприятие привязано к конкретному месту.
3. Настроить категории мероприятий, потому что каждое обязательно должно относиться к какой-либо категории.
4. Создать мероприятия на площадках и заполнить данные о каждом событии.
5. Опубликовать мероприятия, когда все необходимые параметры настроены и все готово к запуску. После этого клиенты увидят мероприятия в мобильном приложении и смогут подавать заявки на участие.

Помимо описанных шагов, в CRM-системе есть следующие возможности:

• Опубликовать новость, чтобы пригласить клиентов на важное мероприятие.
• Организовать модерацию заявок на участие, чтобы контролировать поток участников.
• Настроить рассылку для участников мероприятия.

В разделе «Афиша мероприятий» → «Площадки» находятся созданные площадки для мероприятий с краткой информацией по каждому: название, адрес, количество мероприятий, расписание работы.
По умолчанию список сортируется по количеству мероприятий, и вторично по дате создания последнего.

В этом разделе возможен текстовый поиск по названию и адресу площадки.

Чтобы создать площадку, в разделе «Афиша мероприятий» → «Площадки» нажмите кнопку «Добавить». Далее нужно заполнить данные площадки: название, адрес, описание, дни и часы работы.

В разделе «Афиша мероприятий» → «Площадки» выберите строку с нужной площадкой и нажмите, чтобы открыть ее карточку.
В карточке площадки можно менять ее расписание и другие параметры, указанные при создании площадки.

Редактировать расписание площадки невозможно, пока на ней есть мероприятия со статусами «Планируется» и «Проводится» — прежде всего нужно завершить их или удалить. Если попытаться изменить дни или часы работы площадки, система проверит наличие мероприятий в этих статусах и выдаст соответствующее предупреждение.

Чтобы удалить площадку, в разделе «Афиша мероприятий» → «Площадки» выберите ненужную, напротив нее нажмите на значок корзины и подтвердите удаление.

Однако, площадку невозможно удалить, если на ней есть мероприятия со статусами «Планируется» и «Проводится». Чтобы удалить такую площадку, нужно сначала дождаться завершения всех мероприятий на ней, либо удалить их.

Если на площадке есть только мероприятия в статусах «Черновик» и «Завершено», при этом нет мероприятий в статусах «Планируется» или «Проводится», то система запросит подтверждение, но не запретит удаление площадки.

Мероприятия после создания отображаются в табличном виде в разделе «Афиша мероприятий» → «Мероприятия».

Здесь есть возможность создать мероприятие, фильтровать таблицу мероприятий, управлять колонками в таблице, редактировать категории мероприятий.

Кнопка «Экспорт» на основной вкладке позволяет сохранить таблицу мероприятий в файл Excel. К таблице можно предварительно применить фильтры к таблице, чтобы экспортировать только мероприятия с нужными параметрами.

Если мероприятие доступно для Эксплуатации, то в столбце «Объекты» можно посмотреть для какого количества объектов из общего числа доступно мероприятие. При клике по количеству откроется список этих объектов.

Мероприятия можно разделять по категориям, чтобы клиентам и сотрудникам легче было ориентироваться в большом потоке событий.
Категории могут быть самыми разными, в зависимости от возможностей и ресурсов партнера, а также городской инфраструктуры. От развлечений до научных лекций и семинаров, от любителей кино до интерактивных квестов, от домашней кулинарии до профессиональных мастер-классов.

Категории можно посмотреть в разделе «Афиша мероприятий» → «Мероприятия» кликом по кнопке «Категории». С помощью контекстного меню напротив созданных категорий можно их переименовать или удалить.
Нельзя удалить категории, в которых уже есть мероприятия — сначала придется переназначить им другую категорию.

Кнопкой «Добавить» можно создавать новые категории.

Во всплывающем окне по кнопке «Столбцы» видно все колонки, доступные для отображения в таблице. Пользователь CRM с помощью переключателей может выбрать, какие данные на вкладке «Мероприятия» будут полезны именно ему. Например, убрать колонку «Объекты» с большим объемом текста и показать стоимость в таблице.

Столбцы можно менять местами, перетаскивая их мышкой за иконку перед названием столбца (показано на рисунке ниже).

Мероприятия можно отфильтровать и сузить результаты поиска — так пользователю CRM будет легче найти то, что ему нужно. Это можно сделать с помощью поля «Поиск» или кнопки «Фильтры».
Введите запрос в текстовом поле поиска и нажмите Enter, чтобы отфильтровать мероприятия по одному из следующих параметров: название мероприятия, название площадки, ID мероприятия.

Также, на вкладке есть кнопка «Фильтры», которая поможет в поиске нужных мероприятий. Например, можно указать целевую аудиторию, чтобы вывести все мероприятия для детей. Или отфильтровать список по стоимости для клиентов.

Полный список фильтров для мероприятий:

• Даты проведения
• Статус — текущее состояние мероприятия
• Категория мероприятия — общая тема мероприятий
• Стоимость Строительство и Эксплуатация — стоимость участия для клиентов девелопера и жителей, указанная в карточках мероприятий
• Целевая аудитория — на какую аудиторию рассчитано мероприятие
• Возрастные ограничения — на какой возраст участников рассчитано
• Ответственный — сотрудники, ответственные за проведение мероприятия
• Группа — группа адресов, к которой относится мероприятие
• Квартал — квартал, к которому относится мероприятие
• Объект — объект, к которому относится мероприятие
• Площадка — место, где проводится мероприятие

В карточке мероприятия доступна настройка следующих параметров:

• Обычное или многодневное. Многодневное мероприятие длится несколько дней и проводится каждый день в определенное время. Клиент может записаться на многодневное мероприятие только до его начала. Обычное мероприятие длится не больше суток.
• Платное или бесплатное. Чтобы принять участие в платном мероприятии, клиенту нужно сначала оплатить билет.
• С возвратом или без возврата средств. Если в мероприятии выключен возврат средств, клиент не сможет вернуть деньги при отмене заявки на участие. Если возврат средств доступен, при отмене заявки деньги вернутся на карту (с вычетом комиссии). Ответственные за заявки могут подтверждать и отклонять возврат средств.
• С модерацией заявок или без модерации. Если включить модерацию, сотрудники получат возможность одобрять и отклонять заявки на участие. В мероприятии без модерации сможет участвовать любой желающий.

Чтобы создать мероприятие, зайдите в раздел «Афиша мероприятий» → «Мероприятия» и нажмите «Добавить». Далее в модальном окне нужно заполнить данные мероприятия (полный перечень параметров описан в карточке мероприятия).

В поле «Доступность» выберите для кого создается мероприятие:

• Только для жителей (Эксплуатация)
• Только для клиентов девелопера (Строительство)
• Для всех

В случае выбора только Эксплуатации или совместно со Строительством, укажите для жителей каких групп объектов, кварталов или объектов будет доступно мероприятие. Для клиентов девелопера невозможна выборочная привязка по объектам, поэтому выбор «Строительство» в поле «Доступность» означает доступ сразу всем клиентам девелопера.

Если мероприятие платное, то стоимость участия можно указать разную для жителей и для клиентов девелопера.

После заполнения данных нажмите «Создать» внизу формы, чтобы подтвердить создание мероприятия. После этого сразу открывается карточка мероприятия для дальнейшего редактирования.

Все мероприятия создаются со статусом «Черновик».

Карточка мероприятия состоит из следующих вкладок: «Основное», «Заявки на участие», «Рассылки». На вкладке «Основное» можно увидеть подробные данные о мероприятии и отредактировать их.

• Название мероприятия — название, которое поможет привлечь внимание клиента. Название должно иметь длину от 3 до 40 символов.
• Категория мероприятия — тема мероприятия для упрощения навигации среди всего потока событий
• Статус — текущее состояние мероприятия. Невозможно редактировать, меняется автоматически
• Описание мероприятия — информация о событии, которая поможет клиенту определиться с участием. Поле имеет лимит в 1000 символов.
• Правила мероприятия — организационная информация (что взять с собой, что можно и что нельзя делать)

Доступность мероприятия. В поле «Доступность» нужно выбрать для кого будет доступно мероприятие:

• Только для жителей (Эксплуатация), при этом ниже нужно настроить тип привязки (группа объектов, квартал или объект). Мероприятие будет доступно только тем жителям, у которых есть помещение в указанном объекте/квартале/группе объектов. Также им будет доступно мероприятие и в пространстве Витрины.
• Только для клиентов девелопера (Строительство). Мероприятие будет доступно всем клиентам девелопера в пространстве Витрины, в том числе неавторизованным.
• Доступ и для Строительства и для Эксплуатации. Мероприятие будет доступно всем клиентам девелопера в пространстве Витрины, в том числе неавторизованным, а также жителям в пространстве Сервиса, у которых есть помещение в указанном объекте/квартале/группе объектов.

Изображения для обложки. К мероприятию можно прикрепить до 6 картинок, одну из них сделать главной, а остальные будут доступны клиенту в виде карусели в карточке мероприятия. Можно загружать собственные изображения или выбирать из библиотеки бесплатных изображений.

У любого мероприятия есть обложка — главное фото, которое отличает событие от остальных в каталоге и отображается на первом месте в карточке мероприятия.
(1) Чтобы установить фотографию на обложку, нужно навести мышку на загруженное изображение и нажать иконку с домом.
(2) Установленная обложка отмечена иконкой с домом в углу фотографии.

Кроме того, обложка всегда находится первой в ряду фотографий. Если зажать и удерживать картинку, их порядок можно менять — а клиент в мобильном приложении увидит картинки в том порядке, как они расположены в CRM. Изображение, которое перемещают на первое место, автоматически становится главным для мероприятия.

Ссылка на фотоотчет. Для повышения интереса к мероприятию можно добавить ссылку на фотоотчет, например, с прошлого аналогичного мероприятия. Для этого нужно загрузить обложку в горизонтальной ориентации, ввести название (до 35 символов), которое будет отображаться на обложке и добавить ссылку на фотоотчет. Клиенты смогут перед записью на мероприятие перейти по ссылке и увидеть фотографии. Точно также фотоотчет можно добавлять и к уже прошедшим мероприятиям, что поможет увеличить заинтересованность клиентов в следующих мероприятиях.

Данные об участниках

• Количество мест — доступное число мест для брони на площадке
• Целевая аудитория — на какую аудиторию рассчитано мероприятие
• Возрастные ограничения — на какой возраст участников рассчитано
• Приоритетные теги — при совпадении с тегами клиента / помещения выведут мероприятие выше остальных

Время и место проведения

• Тип привязки и группа/квартал/объект — для каких объектов или групп объектов проводится мероприятие
• Площадка проведения — место, где проводится мероприятие
• Длительность мероприятия — продолжительность в часах и минутах. Если не отмечена галочка «Многодневное мероприятие», длится максимум 24 часа.
• Дата проведения — планируемая дата
• Доступное время — свободные слоты на указанную дату. Поле учитывает длительность мероприятия, график работы площадки, ее занятость в рабочее время.

Доступное время зависит от расписания площадки и ее занятости. Если на площадке плотный график мероприятий, в поле «Доступное время» могут быть свободны лишь немногие слоты. Или свободные слоты могут совсем закончиться для некоторых дней.
В таких случаях попробуйте сократить длительность мероприятия, или поищите свободный слот в другие дни. Или выберите другую площадку, если есть такая возможность.

Многодневное мероприятие длится несколько дней и проводится каждый день в определенное время. Если отмечена галочка «Многодневное мероприятие», нужно указать период проведения, а не одну дату.

При этом оно минует нерабочие дни площадки. Например, площадка не работает в субботу и воскресенье. Тогда в периоде с 01.08.22 по 09.08.22 мероприятие не будет проводиться 6 и 7 числа, которые приходятся на нерабочие дни площадки.
Под выбором периода отображается число дней, которое займет мероприятие. Как показано на скриншоте ниже, мероприятие займет 7 дней вместо 9, потому что из срока вычтены два нерабочих дня. Все семь дней оно будет проводиться в 17:30.

В поле «Доступное время» свободные слоты для многодневных мероприятий зависят от свободности площадки во все дни из периода проведения. Даже если только в один день площадка занята на определенное время, этот слот будет недоступен при настройке многодневного мероприятия.
Например, в среду 03.08.22 на 16:00 площадка занята, но свободна во все дни проведения в 17:30 — тогда в период 01.08.22−09.08.22 нельзя поставить многодневное мероприятие на 16:00 и можно запланировать на 17:30.

Стоит обратить внимание, что клиент сможет записаться на многодневное мероприятие лишь до его начала. В рассмотренном примере считается, что 04.08.22 мероприятие уже началось, и не получится записаться на него, хотя часть мероприятия еще не закончилась.

Если указана разная стоимость мероприятия для Строительства и Эксплуатации, действует следующая логика на отображение стоимости клиенту:

• Если клиент УО авторизован в приложении и мероприятие доступно для его объекта, то везде он будет видеть стоимость для Эксплуатации
• Если клиент не авторизован, то будет показана стоимость, как для Строительства
• Если у авторизованного клиента нет помещения в Эксплуатации, ему также видна стоимость для Строительства

Напоминание о мероприятии
Опция позволяет настроить автоматические напоминания для участников о скором начале мероприятия.

• Галочка «Отправить напоминание о мероприятии» — нужно ли напомнить участникам о мероприятии
• Тип оповещений жителей — Push или SMS
• Галочка «Отправлять SMS-оповещение гостям» — возможность дополнительно отправить SMS-напоминание людям, которые были записаны клиентом на мероприятие, но не зарегистрированы в приложении и не могут получить push
• Время напоминания — за какое время до начала мероприятия нужно предупредить участников (за 24 часа, за 3 часа, за 1 час или за 30 минут)

После публикации мероприятия на вкладке «Рассылки» появится новая запланированная рассылка с предустановленной темой сообщения и текстом, которые можно изменить. Список адресатов автоматически обновляется при одобрении новых заявок.

При изменении времени мероприятия, система предложит отредактировать и время в рассылке. Если время проведения мероприятия было изменено уже после отправки рассылки, то клиентам будет отправлено еще одно напоминание с актуальным временем.

Модерация заявок

• Галочка «Модерация заявок» — нужно ли, чтобы сотрудники партнера предварительно рассматривали заявки на участие в мероприятии. Ответственные могут принять или отклонить заявку, поступившую от клиента.
• Подразделение сотрудников — какое подразделение может модерировать заявки на участие.
• Сотрудники — ответственные сотрудники, которые могут модерировать заявки на участие. На них автоматически будут назначаться заявки в этом мероприятии.

Ссылка на мероприятие — возможность поделиться ссылкой на событие, которая направит пользователя в приложение. Если к учетной записи привязано больше одного приложения, можно выбрать, в какое должна направить ссылка.

Обратите внимание, что после публикации мероприятия ограничены возможности на его редактирование (подробнее см. далее в разделе про статусы).

Мероприятие автоматически получает статус «Черновик» сразу при создании.
Клиент не видит такое мероприятие в приложении. Сотрудники партнера могут редактировать параметры мероприятия без ограничений.

Опубликованным считается любое мероприятие, кроме черновиков. В мобильном приложении видны только опубликованные мероприятия, а редактирование их параметров частично ограничено для сотрудников партнера.
Чтобы опубликовать мероприятие, откройте его карточку, пролистайте вниз и нажмите «Действия» → «Сохранить и опубликовать».

Мероприятие автоматически переходит из черновика в статус «Планируется» после публикации. Клиент через мобильное приложение может отправить заявку на участие в таком мероприятии.

Мероприятие автоматически переходит в статус «Проводится», когда наступает время его начала.
Мероприятие автоматически переходит в статус «Завершено», когда наступает время его окончания. Многодневное мероприятие переходит в статус «Завершено», когда наступает его время окончания в последний день из своего периода проведения.

Клиент не может записаться на участие в мероприятии, которое уже началось или завершилось. Завершенные мероприятия нельзя удалить.

Важно! После публикации мероприятия (статусы «Планируется» и «Проводится») можно редактировать только следующие поля: получатель денежных средств, расчетный счет, галочка «Возможность возврата», число мест (можно увеличить или уменьшить, но нельзя поставить меньше количества одобренных заявок), тип привязки, приоритетные теги, галочка «Модерация заявок», подразделение, сотрудники.

На данный момент отменить мероприятие можно, только удалив его. Чтобы это сделать, в мероприятии сначала придется вручную отменить все заявки, которые еще не находятся в статусах «Отклонена» или «Отменена».

При удалении мероприятий действуют несколько условий:

• Удалить можно любое мероприятие в статусе «Черновик».
• Мероприятия в статусах «Планируется» и «Проводится» можно удалить, только если в них еще нет заявок на участие, либо все заявки в них имеют статус «Отклонена» или «Отменена». В ином случае модераторам придется сначала отклонить все заявки в мероприятии, только после этого появится возможность его удалить.

Если мероприятие подходит под эти условия, откройте его карточку, пролистайте вниз и нажмите «Действия» → «Удалить». Затем подтвердите удаление.
Перед удалением убедитесь, что не теряете важную информацию, ведь мероприятие исчезает из системы безвозвратно.

Завершенные мероприятия нельзя удалить.

Открыв в CRM карточку клиента, сотрудники партнера могут отметить галочку «Тестировщик» у этого пользователя, и таким образом разрешить ему проверять, как обычные клиенты будут видеть те или иные услуги.

В карточке мероприятия есть кнопка «Действия» → «Сохранить и протестировать», после нажатия на нее мероприятие примет статус «Тест».
Мероприятия со статусом «Тест» видны в приложении только клиентам, у которых в карточке включена галочка «Тестировщик», и не видны обычным клиентам.
Нажав «Действия» → «Снять с теста», можно вернуть мероприятие в статус «Черновик».

Если мероприятие опубликовано, в его карточке отображается вкладка «Рассылки».
На ней в табличном виде выводятся данные по существующим рассылкам.
Обратите внимание, что уведомления рассылаются только заявителям одобренных заявок на участие в этом мероприятии.

Чтобы создать новую рассылку, нажмите «Добавить» на текущей вкладке. Укажите тип рассылки (Push / SMS), заголовок push-уведомления и заполните текст сообщения.
Кнопкой «Сохранить и отправить» можно подтвердить создание рассылки и активировать немедленную отправку уведомлений.

Также можно нажать «Запланировать» и выбрать дату-время, чтобы создать отложенную рассылку. Отложенные получают статус «Запланирована».

При нажатии на строку с рассылкой откроется ее карточка. Если рассылка имеет статус «Запланирована», для редактирования доступны ее тип, заголовок push-уведомления и текст сообщения. Отображаемые данные в карточке рассылки:

• Создано — дата создания рассылки
• Обновлено — дата отправки уведомлений, если у рассылки статус «Закончена»
• Запланированная дата — будущая дата отправки уведомлений, если у рассылки статус «Запланирована».
• Тип рассылки — Push или SMS
• Статус — «Запланирована» / «Выполняется» / «Закончена»
• Уведомлений отправлено — Количество уведомлений
• Заголовок — краткий заголовок, который увидят получатели push-уведомлений.
• Текст сообщения — текст, который увидят получатели рассылки. В тексте с помощью символов «%» можно использовать переменные значения, которые перечислены в карточке рассылки. Впишите нужные переменные в текст сообщения, и при отправке он изменится в зависимости от данных заявителя и мероприятия. Например, система заменит переменные %myDear% %name% на текст «Уважаемый Иван».

Если выбрать тип рассылки «SMS», в форме будет показано количество получателей СМС, количество СМС к отправке, стоимость отправки и доступный баланс на счете текущей учетной записи.

Рассылка переходит в статус «Выполняется» по нажатию кнопки «Сохранить и отправить», либо когда наступает запланированная дата рассылки.
Рассылка переходит в статус «Закончена», когда все уведомления разосланы.

Удалить рассылку можно с помощью кнопки «Действия» → «Удалить», если отправка уведомлений еще не началась.

Под основными данными рассылки отображается блок «Сообщения». Этот блок в табличном виде отображает данные про каждое отправленное уведомление: статус, текст сообщения, клиент (получатель), дата отправки.

В разделе «Афиша мероприятий» → «Заявки на участие» есть вкладка «Все», где в табличном виде отображаются все заявки на участие от клиентов.

Заявки можно фильтровать по датам мероприятий: за текущую неделю, сегодня, завтра, следующую неделю или иной период.
На вкладке есть текстовый поиск по названию мероприятия и фильтр по статусу заявки, а остальные аналогичны фильтрам на вкладке «Мероприятия».
Кнопка «Столбцы» служит для управления колонками в таблице заявок, аналогично кнопке на вкладке «Мероприятия». Например, можно отобразить оценки, которые поставили клиенты после завершения мероприятия.

Кнопка «Экспорт» на текущей вкладке позволяет сохранить заявки на участие в файл Excel. К таблице можно предварительно применить фильтры, чтобы экспортировать только заявки с нужными параметрами.

В таблице заявок есть колонка «Метки» — в ней появляются значки непрочитанных сообщений от клиентов, которые они отправляют из заявки на участие. Эта функция ускоряет работу с заявками и сообщениями клиентов.

Метки о непрочитанных сообщениях влияют на сортировку в списке заявок: чем больше сообщений, тем выше заявка. В этом не всегда есть необходимость, а порой и вовсе мешает, поэтому способ сортировки можно изменить. Нажав иконку в колонке «Метки», во всплывающем окне можно совсем отключить влияние меток на список заявок.

В разделе «Афиша мероприятий» → «Настройки» можно выбрать условие, при котором метка будет исчезать:

• По факту просмотра карточки обращения любым сотрудником — метка сбросится после того, как один из сотрудников откроет карточку заявки на участие.
• По факту просмотра карточки обращения ответственным сотрудником — метка сбросится после того, как один из назначенных ответственных откроет карточку заявки.
• По факту ответа любым сотрудником — метка сбросится после того, как один из сотрудников ответит клиенту в переписке.

В карточке мероприятия есть вкладка «Заявки на участие», где видны только заявки для текущего мероприятия.

Здесь можно фильтровать таблицу, управлять колонками по аналогии с разделом «Мероприятия» и экспортировать список заявок.

Кнопка «Экспорт» на текущей вкладке позволяет сохранить таблицу заявок в файл Excel. К таблице можно предварительно применить фильтры, чтобы экспортировать только заявки с нужными параметрами.

Полный список фильтров для заявок:

• Период — текущая неделя, сегодня, завтра, следующая неделя или произвольный период
• Статус заявки на участие — текущее состояние заявки
• Статус оплаты — прошла ли оплата
• Ответственные — сотрудники, ответственные за конкретные заявки
• Группа
• Квартал
• Объект

Клиенты могут не создавать заявку сами, но обратиться в УО или к девелоперу лично (например, позвонить в офис или написать в социальных сетях). В подобных случаях можно через CRM подать заявку на участие в мероприятии.

Чтобы это сделать, нажмите кнопку «Добавить» над списком заявок — либо из карточки конкретного мероприятия, либо через раздел «Афиша мероприятий» → «Мероприятия» → вкладка «Заявки на участие».

Далее в модальном окне нужно в три этапа заполнить данные для создания заявки.
(1) Прежде всего укажите канал обращения, мероприятие и данные заявителя: объект и помещение, где человек проживает, и его ФИО. Кнопкой «Продолжить» переходите далее.
(2) На втором этапе выберите, кого добавить участником: только заявителя или есть другие желающие. Если количество мест ограничено, здесь же показано количество свободных из общего числа мест. Кнопкой «Продолжить» переходите далее.
(3) На третьем этапе убедитесь, что в заявке все данные верны: мероприятие, его дата и время, место проведения, список участников, сумма к оплате.
Здесь же можно отметить, что билет оплачен, и загрузить документы для подтверждения оплаты. Если отметить, что билет еще не оплачен, заявка на платное мероприятие попадет в статус «Ожидает оплаты».

Если все данные верны, нажмите «Создать заявку».

В верхней части модального окна видны названия всех трех этапов — переключаясь по ним, можно вернуться назад, исправить данные заявителя, добавить дополнительных участников или даже сменить мероприятие.

Через одну заявку можно записать на мероприятие сразу несколько человек. Дополнительных людей в заявку добавляют кнопкой «Добавить участника». Чтобы убрать участника из заявки, используйте кнопку «Удалить» напротив этого человека.
При добавлении участника нужно как минимум отметить, взрослый он или ребенок, указать имя и дату рождения / возраст.

Открыть заявку на участие можно двумя способами:

• Из списка всех заявок. Раздел «Мероприятия» → вкладка «Заявки на участие» → нажать на строку с нужной заявкой.
• Из отдельного мероприятия. Раздел «Мероприятия» → нажать на строку с нужным мероприятием → вкладка «Заявки на участие» → нажать на строку с нужной заявкой.

В карточке заявки отображаются следующие данные:

• Номер заявки
• Категория мероприятия
• Название мероприятия
• Период проведения — даты мероприятия
• Стоимость — стоимость билета
• Статус оплаты — прошла ли оплата. «Бесплатное» / «Оплачено» / «Не оплачено» / «Осуществлен возврат»
• Причина возврата — пояснение клиента, почему отменил заявку
• Данные о заявителе и других участниках

В карточке заявки возможна переписка с заявителем, где с клиентом можно согласовать необходимые детали. Функционал работает аналогично чату заявки в аварийно-диспетчерской системе. Использование шаблонов при общении с клиентами помогает ускорить обработку заявок.

В карточке заявки на участие есть «История изменений» — информация об изменении статусов и комментарии к статусам, кто менял и когда. Изменения показаны в обратном хронологическом порядке.

В правой колонке заявки на участие находится блок «Управление» со следующими элементами:

• Статус — текущее состояние заявки. Возможные статусы: «Ожидает одобрения» / «Ожидает оплаты» / «Одобрена» / «Отклонена» / «Ожидает отмены» / «Отменена»
• Подразделение — какое подразделение может модерировать заявку на участие.
• Ответственные — какие сотрудники могут модерировать заявку на участие.
• Комментарий — пояснение сотрудника к статусу заявки. Обязательный при отклонении заявки

Подразделение и сотрудники, ответственные за мероприятие, автоматически дублируются во всех заявках на участие в этом мероприятии.
В отдельные заявки можно добавлять дополнительных ответственных сотрудников. Такие сотрудники получат уведомление о назначении.

Статус можно изменить вручную в блоке управления и таким образом промодерировать заявку: одобрить или отклонить, подтвердить возврат средств или отказать.
Далее подробно описан полный жизненный цикл разных видов заявок, платных и бесплатных, с модерацией и без, с возвратом и без.

В карточке заявки CRM в разные моменты времени могут быть доступны разные статусы. Список доступных статусов зависит от нескольких факторов:

• текущий статус мероприятия;
• текущий статус заявки на участие;
• нужна ли оплата за мероприятие;
• включена ли в мероприятии модерация заявок;
• включена ли возможность возврата средств за мероприятие.

Общие факты
Когда заявка получает статус «Одобрена», количество свободных мест в мероприятии уменьшается на количество участников из заявки.
Если заявка отменена, все клиенты из нее перестают быть участниками мероприятия, поэтому освобождаются свободные места.

Если заявку отклонили по ошибке, есть возможность передумать и сменить статус на «Одобрена» / «Ожидает оплаты» или обратно на «Ожидает одобрения».

Бесплатное мероприятие
Самый простой вариант: когда мероприятие бесплатное, и в нем не модерируют заявки.
Клиент отправляет заявку на участие, и она получает статус «Одобрена» сразу при создании в системе.

В мероприятии с модерацией новая заявка получает статус «Ожидает одобрения» в момент отправки, чтобы ответственные могли проверить, подходит ли участник.
Сотрудник в карточке заявки CRM может одобрить или отклонить ее, вручную установив статус «Одобрена» или «Отклонена».
Когда заявку одобрили или отклонили, участнику направляется push-уведомление об этом.

Через мобильное приложение клиента можно отменить заявку, тогда она примет статус «Отменена». Сотрудник в карточке заявки в CRM может установить этот статус вручную.
В бесплатном мероприятии не требуется подтверждение отмены сотрудником партнера.

Платное мероприятие
Когда в платном мероприятии нет модерации, клиент оплачивает билет при подаче заявки. Поэтому она сразу создается как оплаченная и имеет статус «Одобрена».

В платном мероприятии с модерацией заявок процесс сложнее: при создании заявка принимает статус «Ожидает одобрения». Ответственный сотрудник может одобрить заявку, сменив статус на «Ожидает оплаты», после чего клиент сможет оплатить билет и заявка примет статус «Одобрена».
Ответственный сотрудник может сразу установить статус «Одобрена» — и таким образом подарить участнику бесплатный билет. Например, партнер может разыгрывать бесплатные билеты среди клиентов, чтобы привлечь внимание к мероприятию. Или дарить билеты за особые заслуги.
Ответственный сотрудник может отклонив заявку, сменив статус на «Отклонена».
Когда заявку одобрили или отклонили, участнику направляется push-уведомление об этом.

Если в мероприятии разрешен возврат средств, кнопкой «Отменить заявку» заявитель может попытаться вернуть оплаченный билет. Уведомление о попытке отмены направится ответственному за мероприятие, потому что сотрудник партнера должен подтвердить возврат.
Когда заявитель запросил отмену платной заявки, она принимает статус «Ожидает отмены», чтобы ответственные могли рассмотреть возврат.
Если сотрудник нажал «Оформить возврат», заявка получает статус «Отменена». Деньги вернутся заявителю с вычетом комиссии платежной системы.
Если сотрудник отклонил возврат, заявка возвращается в статус «Одобрена».
Клиент получает push-уведомление о подтверждении запроса на возврат или об отказе в возврате денежных средств.
Клиент не может повторно отправить запрос на возврат средств.

• Если в мероприятии отключена возможность возврата средств, кнопка «Отменить заявку» скрыта в приложении. Однако сотрудник в CRM все равно может вручную установить статус «Ожидает отмены», или вернуть средства участнику, сменив статус заявки на «Отменена».

После завершения мероприятия клиенту отправляется push-уведомление с просьбой оценить мероприятие и поделиться впечатлением.
Внутри заявки в правой колонке есть блок «Оценка мероприятия», где будет показан отзыв клиента с количеством баллов и комментарием к оценке. При оценке ниже трех баллов клиент должен написать комментарий, чтобы отправить отзыв, в остальных случаях оставлять комментарий необязательно.

Сотрудники партнера не могут сами изменить отзыв от клиента, но могут на него повлиять.

Когда мероприятие закончилось и житель его оценил, в заявке по-прежнему доступен чат — это шанс обсудить качество выполненной работы и уточнить детали. Клиент может изменить оценку при желании — тогда в карточке заявки будет и старый отзыв клиента, и новый.

Оценки клиентов влияют на среднюю оценку, которая показывается всем клиентам в карточке прошедшего мероприятия.

Каждому сотруднику назначена своя роль, и у каждой роли есть свой набор доступов.
Откройте в CRM «Настройки» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, диспетчер) → вкладка «Доступ».
Проставьте необходимые галочки в колонке «Действия», чтобы сотрудники с этой ролью могли управлять мероприятиями и обрабатывать заявки на участие.

В настройках есть несколько галочек доступа, которые касаются мероприятий:

• «Мероприятия: Создание и редактирование площадок» позволяет создавать новые площадки и настраивать работу уже существующих.
• «Мероприятия: Создание и редактирование мероприятий» позволяет создавать новые мероприятия и вносить изменения в существующие.
• «Мероприятия: Рассылки уведомлений» позволяет управлять рассылками для клиентов о мероприятиях.
• «Мероприятия: Одобрение заявок на участие» позволяет одобрять или отклонять заявки клиентов на участие в мероприятиях.
• «Мероприятия: Возврат денежных средств» позволяет подтвердить или отклонить возврат средств клиенту, если он решил отменить заявку в платном мероприятии.
• «Мероприятия: Отправка сообщений в чат» позволяет общаться с клиентом в заявках на участие в мероприятиях.

У каждой роли есть свой набор уведомлений, который нужен сотрудникам для работы.
Откройте в CRM «Настройки» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, диспетчер) → вкладка «Уведомления».
Проставьте необходимые галочки, чтобы ответственные сотрудники получали Push-уведомления и письма на электронную почту, работая с мероприятиями.

В настройках есть галочки, которые отвечают за отправку уведомлений сотрудникам:

• «Уведомления о новых заявках на участие в мероприятии» оперативно информирует про новые заявки от клиентов.
• «Вас назначили ответственным по мероприятию» оперативно информирует сотрудника про назначение ответственным за проведение мероприятия.

Если партнер использует продукт «Афиша мероприятий», виджет для перехода к мероприятиям может находиться на одном из экранов приложения:

• На экране «Сервисы», если используется продукт «Маркетплейс»
• На экране «Дом», если продукт «Маркетплейс» не используется

Сотрудники могут изменить настройки виджета. Названием виджета обычно является «Афиша мероприятий», хотя для него можно установить и другое название.

Открыв раздел «Мероприятия», клиент видит блок «Мои записи». Далее отображаются списки мероприятий: рекомендуемые с сортировкой по приоритетным тегам и ближайшие с сортировкой по дате и времени. Ниже следуют мероприятия, сгруппированные по категориям. Сортировка определяется порядком категорий в CRM, а мероприятия внутри категорий упорядочены по дате и времени. В каждой категории размещается максимум 7 событий. Однако пользователь может открыть экран с мероприятиями из категории кнопкой «Все» и отсортировать их по популярности (на основе приоритетных тегов) или по дате. В самом низу экрана отображаются прошедшие события.

На каждой странице каталога есть текстовый поиск по названию события и дополнительные фильтры: по дате проведения, времени начала и окончания, категории (недоступен на странице категории), локации, платное/бесплатное, возрастному ограничению.

Многодневные мероприятия попадают в результаты поиска, если фильтр совпадает с днями, в которые проводится мероприятие (не только дата начала, но и остальные дни исключая нерабочие дни площадки проведения). Например, многодневное с 01.08.22 по 09.08.22 попадет в результаты поиска, если пользователь ищет мероприятия за дату 04.08.22. И не попадает в результаты поиска, если в фильтре указана дата 07.08.22, которая является нерабочим днем для площадки.

В каталоге мероприятий можно посмотреть прошедшие события, даже если пользователь не принимал в них участие. Эти мероприятия отсортированы по дате — от самых свежих к более ранним. В карточке прошедшего мероприятия есть подробная информацию о нём: обложка, название, средняя оценка участников, описание, место проведения, правила, а также фотоотчет, если он был загружен в CRM.

Нажав в каталоге на плашку конкретного мероприятия, клиент откроет его карточку.
В карточке мероприятия видны фотографии к нему, дата-время проведения, количество свободных мест, стоимость, описание, правила, ссылка на фотоотчет и прочие детали.

Обложка мероприятия в его карточке отображается первой из всех фото, а в каталоге мероприятий видна как мини-превью для мероприятия.

Если к мероприятию прикреплена ссылка на фотоотчет, то клиенты смогут перейти по ней и посмотреть фотографии перед записью на мероприятие, а также после его проведения.

Запись на мероприятие может быть недоступна по одной из следующих причин:

• Закончились свободные места на мероприятие.
• Мероприятие уже началось или завершилось (статусы «Проводится» или «Завершено»).

Когда запись на бесплатное мероприятие доступна, в его карточке клиент видит кнопку «Принять участие». После нажатия нужно выбрать участников и нажать кнопку «Забронировать», чтобы отправить заявку.

Заявка на мероприятие без модерации сразу получает статус «Одобрена».
Заявка на модерируемое мероприятие остается со статусом «Ожидает одобрения», пока сотрудник партнера не рассмотрит ее. Модератор может отклонить или одобрить заявку. Пользователь получает уведомление об одобрении или отклонении заявки, независимо от наличия модерации.

Запись на платное модерируемое мероприятие происходит аналогичным образом, потому что оплата участия будет доступна только после одобрения заявки.
Чтобы оплатить бронь, нужно зайти в заявку через push-уведомление об ее одобрении, либо через экран «Мои записи».

Когда клиент записывается на платное не модерируемое мероприятие, он нажимает «Принять участие», а далее «Перейти к оплате». Затем он может оплатить билет на мероприятие и таким образом подтвердить бронь.

Когда клиент записывается на многодневное мероприятие, предполагается, что он будет участником весь период. Например, если мероприятие проводится с 01.08.22 по 09.08.22, то клиент после записи сможет принимать участие в каждый день его проведения.

Если клиент отправил одну заявку и еще остались свободные места, он может отправить дополнительную заявку на участие. Чтобы это сделать, ему нужно открыть карточку мероприятия и нажать кнопку «Оформить новое бронирование».

При этом необязательно создавать несколько заявок, чтобы записать на мероприятие несколько людей, это можно сделать и в одной.

Когда клиент заполняет заявку, он видит кнопку «Выбрать пользователей» («Изменить», если уже выбраны). После нажатия он может галочкой отметить себя и других людей как участников мероприятия.
Кнопка «Добавить нового пользователя» открывает отдельный экран для указания личных данных участника — так можно расширить список людей, которых можно сделать участниками.

Если в заявке больше людей, чем свободных мест на мероприятии, система покажет ошибку «Превышен лимит количества участников». Например, клиент в заявке указал двух человек, а на мероприятии осталось только одно свободное место.
Если в мероприятии есть возрастное ограничение, система покажет ошибку при попытке добавить человека, который не подходит по возрасту.

Клиент из каталога мероприятий может перейти на экран «Мои записи», где видны все его заявки на участие независимо от статуса.
Заявки клиента на предстоящие мероприятия попадают на вкладку «Активные», а на вкладке «История» хранятся завершенные мероприятия, в которых принимал участие клиент. Там можно оценить мероприятие или посмотреть фотоотчет.

Когда клиент нажимает на заявку, он попадает в карточку этой заявки. Помимо полной информации о мероприятии, здесь отображаются детали заявки: ссылка на фотоотчет, список участников, дата и время мероприятия.

Кнопкой «Сообщения» можно открыть чат с ответственным сотрудником и обсудить возникшие вопросы по мероприятию.

Чтобы отменить свою заявку на участие в мероприятии, клиенту нужно перейти в раздел «Мои записи», открыть карточку заявки, в шапке нажать на кнопку многоточия и в контекстном меню «Отменить заявку».
Далее клиент указывает причину (поле является обязательным) и подтверждает отмену.

Заявка на бесплатное мероприятие отменяется сразу.
Заявка на платное мероприятие должна быть проверена ответственными за мероприятие, поэтому сначала переходит в статус «Ожидает отмены».
На мероприятии должен быть разрешен возврат средств, чтобы вернуть деньги клиенту. В этом случае, если сотрудник подтвердил отмену, деньги за бронь возвращаются заявителю. Комиссия платежной системы не возвращается.

Деньги за билет не возвращаются, если на мероприятии не разрешен возврат средств или ответственный сотрудник отклонил возврат.

После окончания мероприятия клиенту приходит уведомление с просьбой оценить мероприятие и поделиться впечатлением. Хотя и без оповещения ничего не мешает оставить отзыв — например, если отключены push-уведомления от приложения.

Оценить мероприятие можно в разделе «Мои записи» на вкладке «История», либо открыв детальную карточку завершенного мероприятия. В карточке мероприятия не отображается блок с оценкой, если клиент в нем не участвовал.

Клиент может поставить оценку по пятибалльной шкале и текстом пояснить свое мнение. При оценке ниже трех баллов клиент должен написать комментарий, чтобы отправить отзыв, в остальных случаях оставлять комментарий необязательно. Сотрудники партнера увидят эту оценку в списке заявок на мероприятия, а также в карточке заявки. Каждая такая оценка влияет на среднюю оценку, которая доступна всем клиентам в карточке прошедшего мероприятия. Клиент может изменить свою оценку при желании, сотрудники партнера не имеют такой возможности.