Общие собрания собственников

Собрание собственников — способ коллективного решения вопросов, которые касаются общей собственности в доме и на придомовой территории.

Общее собрание собственников (далее ОСС) признается органом управления многоквартирным домом и предусматривает три формы проведения собрания, согласно ч. 1 ст. 44 Жилищного Кодекса РФ.

CRM Domyland позволяет проводить собрания в любой форме, предусмотренной Жилищным Кодексом РФ:

• Очные — все собственники присутствуют на собрании и голосуют по вопросам повестки.
• Очно-заочные — часть собственников голосует очно, другая часть передает свое решение инициаторам собрания.
• Заочные — все собственники передают свои решения опросным путем или онлайн с использованием системы Домиленд.

Чтобы провести собрание в режиме онлайн, сначала нужно принять такое решение на ОСС в оффлайн формате, согласно ст. 44 ЖК РФ.
Онлайн-формат собрания имеет неоспоримые преимущества, поскольку предполагает более широкий функционал.

Список собраний собственников находится в разделе «Управление» → «Общие собрания».

В таблице выводится краткая сводка по каждому собранию: статус собрания, номер, тип, форма проведения, начало, окончание.

В этом же разделе есть кнопка «Архив собраний» для просмотра старых собраний.
Кнопка «Фильтры» упрощает поиск нужного собрания. Вы можете отфильтровать список собраний по следующим параметрам: юридическое лицо, объект, статус собрания, его тип и форма.
Нажав кнопку «Документы», можно увидеть несколько документов для скачивания: бланк заявления собственника, статья 47.1 ЖК РФ и приказ Минстроя 44/пр.

Откройте раздел «Управление» → «Общие собрания» и нажмите на строку собрания, чтобы перейти в его карточку. Там можно посмотреть информацию о собрании и отредактировать некоторые его параметры.

Карточка собрания делится на несколько вкладок:

• Основное — основные параметры собрания;
• Повестка — список вопросов, вынесенных на голосование;
• Уведомления — рассылка уведомлений собственникам или администратору;
• Отказы — отказы собственников от участия в голосовании;
• Результаты — результаты собрания;
• Реестр собственников — сводные данные по списку собственников.

В разделе «Управление» → «Общие собрания» нажмите кнопку «Добавить».
Далее в модальном окне нужно заполнить поля:

• Тип — годовое / внеочередное.
• Номер — порядковый номер в рамках текущего года и объекта. Каждый объект имеет свою собственную нумерацию собраний.
• Форма проведения — очное / очно-заочное / заочное опросным путем / заочное с использованием системы Домиленд. Первые три считаются оффлайн форматом проведения собраний, и только вариант с использованием системы Домиленд предполагает онлайн-формат.
• Юридическое лицо — организация или иное юрлицо, в ведении которого находится объект.
• Объект — где проводится собрание.

Заполнив поля, нажмите кнопку «Продолжить», чтобы создать собрание с указанными параметрами. После этого сразу открывается карточка собрания для дальнейшего редактирования.

Все собрания создаются со статусом «Ожидание».

Вы можете отредактировать собрание, лишь если оно имеет статус «Ожидание».
Для этого перейдите в раздел «Управление» → «Общие собрания» и откройте карточку нужного собрания.

На вкладке «Основное» отображается основная информация о нем. Несколько параметров собрания различаются в зависимости от выбранной формы проведения.
Большая часть параметров доступна для редактирования.

• Статус собрания — после отправки уведомлений статус меняется автоматически в процессе голосования.
• Тип, номер, форма проведения — параметры, указанные при создании собрания.
• Описание собрания — общая информация о собрании, например, цели его проведения. В поле доступен стандартный набор инструментов для форматирования текста. Жители увидят описание в мобильном приложении.
• Юридическое лицо, Объект — здесь также выведены значения, указанные при создании собрания. Адрес подставляется автоматически в зависимости от выбранного объекта.

Ниже указывается период проведения собрания: дата начала и окончания. При нажатии в поле даты открывается окно с календарем для выбора даты и времени.
Настройки периода зависят от формы проведения.

Далее выбирается инициатор: управляющая компания или собственник помещения.
Инициатором по умолчанию всегда является УК, и нужно выбрать конкретную УК из списка.
Если инициатором является собственник, нужно выбрать собственника помещения в выпадающем списке.
Инициатором обычно является юридическое лицо, управляющее объектом. Именно так юристы ООО «Домиленд» рекомендуют ставить вопрос на голосовании в режиме offline, когда собственникам предлагается проводить будущие собрания в режиме online.

Кроме уже названных, есть еще несколько параметров, про которые рассказано ниже.

В разделе ОСС на вкладке «Основное» есть несколько параметров, которые зависят от формы проведения собрания, которую вы указали через выпадающий список.

Период проведения
Начало проведения зависит от даты уведомлений о проведении собрания.

• Для любого оффлайн формата — начало собрания должно состояться не ранее 10 календарных дней после уведомления собственников. То есть самая ранняя дата начала это текущая дата + 10 к. д.
• Для онлайн формата с использованием системы Домиленд — начало собрания должно состояться не ранее 14 календарных дней после уведомления администратора собрания, и не ранее 10 календарных дней после уведомления собственников. То есть самая ранняя дата начала это текущая дата + 14 к. д.

Если вы планируете провести очно-заочное собрание, вам нужно по отдельности указать период проведения для очной и заочной частей.

Голосование в онлайн формате может длиться от 7 до 60 календарных дней.

Место проведения / Адрес
Под блоком «Инициатор» есть следующие поля, которые зависят от выбранной формы собрания:

• Для очной формы нужно указать адрес проведения.
• Для заочной формы нужно указать адрес приема письменных решений. Поскольку заочная форма не предполагает личного присутствия участников, должен быть адрес, по которому собственник сможет передать свой голос и таким образом принять участие.
• Для очно-заочной формы нужно указать и адрес проведения, и адрес приема решений.

Основание для проведения собрания в режиме онлайн
Для заочного голосования с использованием системы Домиленд рядом с полем «Форма проведения» нужно указать вид собрания — первичное или последующее.
Соответственно, для «Первичного» собрания нужно загрузить протокол ОСС, на котором было принято решение провести голосование онлайн.
Для «Последующего» собрания нужно загрузить протокол предыдущего ОСС.

Администратор собрания в режиме онлайн
Для «Заочного голосования с использованием системы Домиленд» в блоке «Администратор» выбирается тип и пользователь.

Администратором собрания может быть любое физическое и юридическое лицо, которое получит доступ к собранию в информационной системе Домиленд. Рекомендуется назначать администратором и инициатором ту организацию, которая управляет объектом. И рекомендуется вынести этот вопрос на голосование, когда проводится собрание в режиме offline о смене формы собрания на онлайн-голосование.

Доступны 2 типа «Администратора»:

• управляющая компания;
• собственник помещения.

При выборе компании требуется указать ее реквизиты. При выборе собственника указываются его ФИО, данные паспорта, адреса и контакты.

Чтобы сохранить изменения в собрании, нужно обязательно заполнить ИНН и КПП для УК, которую выбрали администратором.

Чем больше жителей в многоквартирном доме, тем труднее привлечь их большинство для участия в «обычном» собрании собственников и достичь кворума.
Поэтому неудивительно, если вы решили остановиться именно на собрании в режиме online, выбирая форму проведения.

Онлайн-голосование — это современный и удобный способ решать вопросы в коллективе с множеством участников. Такой способ экономит время как для организаторов, так и для участников, ибо после начала голосования достаточно лишь открыть приложение Домиленд и проставить ответы в повестке собрания. А система сама и голоса посчитает, и протокол собрания сформирует.

Итак, чтобы провести собрание собственников в режиме online через систему Домиленд, требуется пройти следующие шаги.

1. Создать собрание, указав начальные данные о собрании: тип, номер, желаемую форму, юридическое лицо и объект.

2. Заполнить карточку собрания: описание, период проведения, инициатора, адрес приема письменных обращений, администратора, основание для проведения (протокол с решением использовать онлайн-голосование при первичном собрании, либо предыдущий протокол при последующем).

3. Сформировать повестку собрания: выбрать вопросы из списка или написать свои.

4. Уведомить администратора: не позднее 14 календарных дней до начала собрания.

5. Уведомить собственников: не позднее 10 календарных дней до начала собрания.

6. Провести голосование. Система автоматически начнет и закончит голосование в соответствии с указанным периодом проведения. Уведомление участникам будет отправлено автоматически в указанную дату начала.
Голосующие принимают решение двумя способами: в электронном бюллетене или в бюллетене на бумажном носителе. Последний до окончания голосования нужно передать администратору собрания, чтобы он перенес решение собственника в CRM.
Когда прием голосов завершился, у администратора есть еще час на перенос результатов голосования в систему.

7. Скачать протокол спустя час после завершения собрания.

На вкладке «Повестка» отображается список вопросов, которые вынесены на ОСС. Доступные действия с вопросами в списке:

• поменять местами;
• редактировать вопрос;
• удалить вопрос.

Переставлять вопросы можно, зажав иконку слева.
Если кликнуть на строке вопроса, то откроется окно редактирования вопроса.
Для удаления вопроса из списка нужно нажать на иконку крестика в правой части строки.

Для добавления вопроса нажать кнопку «Добавить вопрос». При нажатии на кнопку появится выпадающий список:

• Из библиотеки вопросов;
• Вручную.

Если выбрать «Из библиотеки вопросов», то появится окно с набором готовых вопросов, сгруппированных по общим темам. Каждую тему можно раскрыть и выбрать нужный вопрос, нажав на иконку добавления слева от вопроса. Иконка выбранного вопроса изменится. Все выбранные вопросы будут отображаться в списке вопросов.

Если выбрать «Вручную», то откроется окно, в котором:

• нужно указать тип кворума;
• выбрать кворум;
• указать повестку дня ОСС;
• сформулировать вопрос;
• нажать кнопку «Сохранить».

При нажатии на кнопку «Сохранить» окно закроется, вопрос появится в списке вопросов.

На вкладке «Уведомления» можно настроить рассылку уведомлений о проведении ОСС собственникам или администратору, выбрав соответствующий раздел вкладки.

Для собственников можно выбрать способ отправки уведомлений из доступных:

• письменное (уведомление распечатывается, вешается в подъезде или раскладывается по почтовым ящикам);
• push;
• sms.

Push-уведомление получат собственники, зарегистрированные в системе Домиленд.
SMS- уведомление придет собственникам, не зарегистрированным в системе Домиленд.

Уведомления любого способа отправки можно отредактировать и скачать. Доступна настройка рассылки.

Для push-уведомлений можно приложить документы. Документы будут доступны в мобильном приложении пользователя.

Пользователь получит push-уведомление со ссылкой на новость о проведении ОСС, и к новости будут приложены документы. После отправки уведомления жителям/администратору больше нельзя изменять даты и информацию об ОСС, а также реестр собственников. Уведомления отправляются собственникам за 10 дней до даты ОСС, администратору уведомление отправляется за 14 дней.

Для sms-уведомлений можно указать параметры рассылки:

• количество получателей;
• количество смс к отправке.

При настройке можно отслеживать ориентировочную стоимость рассылки и доступный баланс.

Меню «Действия» позволяет отредактировать уведомления, оставить текст по умолчанию, скачать уведомление. При нажатии на «Редактировать» уведомление откроется окно редактирования, в котором можно добавить доступные текстовые блоки:

• Порядок ознакомления с материалами собрания;
• Порядок предоставления доступа к системе для незарегистрированных собственников;
• Порядок получения бланков для голосования;
• Порядок регистрации отказов;
• Порядок приема администратором письменных решений.

Если нажать на «Текст по умолчанию», текст уведомления будет сброшен к изначальному шаблону.
Нажатие на кнопку «Сохранить» закрывает окно и сохраняет обновленный текст уведомления.

В карточке собрания есть вкладка «Результаты», где выводятся сведения о полученных голосах собственников.
Список результатов можно отфильтровать по ряду параметров: собственник, подъезд, помещение, тип помещения, период, формат решения.

Кнопка «Экспорт» позволяет сохранить результаты голосования в файл Excel, если в реестре собственников заполнены все обязательные поля.

Стоит обратить внимание на следующие данные:

• доля собственности;
• количество голосов в праве общей собственности на общее имущество;
• суммарное количество голосов собственника.

Эти данные выводятся в соответствии с ЖК РФ, ст. 48, п. 3:
«Количество голосов, которым обладает каждый собственник помещения в многоквартирном доме на общем собрании собственников помещений в данном доме, пропорционально его доле в праве общей собственности на общее имущество в данном доме».

Если собрание прошло в онлайн-формате, сведения о решениях собственников обновляются автоматически.

Если собрание прошло в оффлайн формате, сведения о решениях собственников нужно заполнить вручную.
Чтобы это сделать, на вкладке «Результаты» нажмите на кнопку «Добавить». Далее в модальном окне внесите информацию о решении:

• Зафиксируйте, как получено решение (очно / заочно / через представителя).
• Выберите жителя, от имени которого добавляете решение.
• Заполните ответы, указанные жителем.
• Приложите скан документа с решением жителя.

Когда жителей много, перенос решений от всех участников собрания в CRM превращается в рутинную работу и может отнимать довольно много времени. Кроме того, человеческий фактор может приводить к ошибкам во время переноса данных.
Поэтому преимущества онлайн-голосования очевидны.

Спустя час после завершения собрания протокол формируется автоматически из данных о собрании в CRM.
Чтобы сохранить протокол собрания, откройте вкладку «Результаты» в карточке собрания, нажмите «Скачать протокол» и сохраните документ на ваше устройство.

Протокол содержит следующие сведения, согласно Приказу № 44/пр. Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства от «28» января 2019 года:

• Наименование документа;
• Дата и регистрационный номер протокола собрания;
• Дата и место проведения общего собрания;
• Заголовок к содержательной части протокола общего собрания;
• Содержательная часть протокола общего собрания;
• Место (адрес) хранения протоколов общих собраний и решений собственников помещений в МКД по вопросам, поставленным на голосование;
• Приложение к протоколу общего собрания;
• Подпись.

Однако, данные в реестре собственников автоматически проверяются на корректность. Система не даст скачать протокол, если для участников собрания не указаны документы с правом собственности, доля собственности, или если площадь собственности противоречит жилой площади объекта.

На вкладке «Реестр собственников» отображается список собственников, который можно отредактировать через карточку помещения/клиента.
Еще вы можете экспортировать данные в формате Excel и затем загрузить недостающие данные в CRM Domyland с помощью шаблона Импорт лицевых счетов и клиентов.

Чтобы собрание запустилось, данные собственников в реестре должны быть заполнены. Если данные не заполнены или заполнены неправильно, строка будет выделена красным.

Если дом сдан в эксплуатацию меньше года назад, то собственник может голосовать на основании акта приемки. Если больше года назад, то только по свидетельству о праве собственности.

Вы можете удалить собрание, только если оно имеет статус «Ожидание».
Для этого перейдите в раздел «Управление» → «Общие собрания», найдите строку с нужным собранием и откройте его карточку.

В самом низу страницы нажмите «Действия» → «Удалить» и подтвердите удаление.
Убедитесь, что удаляете верное собрание и не требуется предварительно сохранить какую-либо информацию, потому что удаленное собрание безвозвратно исчезает из системы.