Общие собрания собственников

1. Что такое собрания собственников и зачем они нужны?
Собрание собственников — способ коллективного решения вопросов, которые касаются общей собственности в доме и на придомовой территории.

Общее собрание собственников (далее ОСС) признается органом управления многоквартирным домом и предусматривает три формы проведения собрания, согласно ч. 1 ст. 44 Жилищного Кодекса РФ.
2. Какие бывают формы проведения собрания?
CRM Domyland позволяет проводить собрания в любой форме, предусмотренной Жилищным Кодексом РФ:
  • Очные — все собственники присутствуют на собрании и голосуют по вопросам повестки.
  • Очно-заочные — часть собственников голосует очно, другая часть передает свое решение инициаторам собрания.
  • Заочные — все собственники передают свои решения опросным путем или онлайн с использованием системы Домиленд.
Форма проведения общего собрания
Регламент
Статус в системе Домиленд
Очное голосование
Статья 47 ЖК РФ
Offline
Очно-заочное голосование
Статья 47 ЖК РФ
Offline
Заочное голосование опросным путем
Статья 47 ЖК РФ
Offline
Заочное голосование с использованием системы Домиленд
Статья 47.1 ЖК РФ
Online
Чтобы провести собрание в режиме онлайн, сначала нужно принять такое решение на ОСС в оффлайн формате, согласно ст. 44 ЖК РФ.
Онлайн-формат собрания имеет неоспоримые преимущества, поскольку предполагает более широкий функционал.
Функционал
Режим Online
Режим Offline
Создание собрания, выбор объекта, периода проведения
Формирование повестки, использование библиотеки вопросов
Подготовка уведомлений для собственников
Голосование собственников в ЛК или МП без личного присутствия на собрании
Добавление решений собственников в систему
Автоматически
Вручную
Выбор администратора собрания
Автоматический подсчет голосов
Формирование документов для печати: уведомление о проведении, повестка, бюллетень, протокол
3. Где найти список собраний?
Список собраний собственников находится в разделе «Управление» → «Общие собрания».

В таблице выводится краткая сводка по каждому собранию: статус собрания, номер, тип, форма проведения, начало, окончание.

В этом же разделе есть кнопка «Архив собраний» для просмотра старых собраний.
Кнопка «Фильтры» упрощает поиск нужного собрания. Вы можете отфильтровать список собраний по следующим параметрам: юридическое лицо, объект, статус собрания, его тип и форма.
Нажав кнопку «Документы», можно увидеть несколько документов для скачивания: бланк заявления собственника, статья 47.1 ЖК РФ и приказ Минстроя 44/пр.
4. Как посмотреть детальную информацию по собранию?
Откройте раздел «Управление» → «Общие собрания» и нажмите на строку собрания, чтобы перейти в его карточку. Там можно посмотреть информацию о собрании и отредактировать некоторые его параметры.

Карточка собрания делится на несколько вкладок:
  • Основное — основные параметры собрания;
  • Повестка — список вопросов, вынесенных на голосование;
  • Уведомления — рассылка уведомлений собственникам или администратору;
  • Отказы — отказы собственников от участия в голосовании;
  • Результаты — результаты собрания;
  • Реестр собственников — сводные данные по списку собственников.
5. Как добавить новое собрание?
В разделе «Управление» → «Общие собрания» нажмите кнопку «Добавить».
Далее в модальном окне нужно заполнить поля:
  • Тип — годовое / внеочередное.
  • Номер — порядковый номер в рамках текущего года и объекта. Каждый объект имеет свою собственную нумерацию собраний.
  • Форма проведения — очное / очно-заочное / заочное опросным путем / заочное с использованием системы Домиленд. Первые три считаются оффлайн форматом проведения собраний, и только вариант с использованием системы Домиленд предполагает онлайн-формат.
  • Юридическое лицо — организация или иное юрлицо, в ведении которого находится объект.
  • Объект — где проводится собрание.
Заполнив поля, нажмите кнопку «Продолжить», чтобы создать собрание с указанными параметрами. После этого сразу открывается карточка собрания для дальнейшего редактирования.

Все собрания создаются со статусом «Ожидание».
6. Как изменить собрание?
Вы можете отредактировать собрание, лишь если оно имеет статус «Ожидание».
Для этого перейдите в раздел «Управление» → «Общие собрания» и откройте карточку нужного собрания.

На вкладке «Основное» отображается основная информация о нем. Несколько параметров собрания различаются в зависимости от выбранной формы проведения.
Большая часть параметров доступна для редактирования.
  • Статус собрания — после отправки уведомлений статус меняется автоматически в процессе голосования.
  • Тип, номер, форма проведения — параметры, указанные при создании собрания.
  • Описание собрания — общая информация о собрании, например, цели его проведения. В поле доступен стандартный набор инструментов для форматирования текста. Жители увидят описание в мобильном приложении.
  • Юридическое лицо, Объект — здесь также выведены значения, указанные при создании собрания. Адрес подставляется автоматически в зависимости от выбранного объекта.
Ниже указывается период проведения собрания: дата начала и окончания. При нажатии в поле даты открывается окно с календарем для выбора даты и времени.
Настройки периода зависят от формы проведения.

Далее выбирается инициатор: управляющая компания или собственник помещения.
Инициатором по умолчанию всегда является УК, и нужно выбрать конкретную УК из списка.
Если инициатором является собственник, нужно выбрать собственника помещения в выпадающем списке.
Инициатором обычно является юридическое лицо, управляющее объектом. Именно так юристы ООО «Домиленд» рекомендуют ставить вопрос на голосовании в режиме offline, когда собственникам предлагается проводить будущие собрания в режиме online.

Кроме уже названных, есть еще несколько параметров, про которые рассказано ниже.
7. Как настроить формы проведения собрания?
В разделе ОСС на вкладке «Основное» есть несколько параметров, которые зависят от формы проведения собрания, которую вы указали через выпадающий список.

Период проведения
Начало проведения зависит от даты уведомлений о проведении собрания.
  • Для любого оффлайн формата — начало собрания должно состояться не ранее 10 календарных дней после уведомления собственников. То есть самая ранняя дата начала это текущая дата + 10 к. д.
  • Для онлайн формата с использованием системы Домиленд — начало собрания должно состояться не ранее 14 календарных дней после уведомления администратора собрания, и не ранее 10 календарных дней после уведомления собственников. То есть самая ранняя дата начала это текущая дата + 14 к. д.

Если вы планируете провести очно-заочное собрание, вам нужно по отдельности указать период проведения для очной и заочной частей.

Голосование в онлайн формате может длиться от 7 до 60 календарных дней.
Блок «Место проведения» для очного голосования
Место проведения / Адрес
Под блоком «Инициатор» есть следующие поля, которые зависят от выбранной формы собрания:
  • Для очной формы нужно указать адрес проведения.
  • Для заочной формы нужно указать адрес приема письменных решений. Поскольку заочная форма не предполагает личного присутствия участников, должен быть адрес, по которому собственник сможет передать свой голос и таким образом принять участие.
  • Для очно-заочной формы нужно указать и адрес проведения, и адрес приема решений.
Отображение блоков для очно-заочной формы ОСС
Отображение блоков для заочного голосования опросным путем
Основание для проведения собрания в режиме онлайн
Для заочного голосования с использованием системы Домиленд рядом с полем «Форма проведения» нужно указать вид собрания — первичное или последующее.
Соответственно, для «Первичного» собрания нужно загрузить протокол ОСС, на котором было принято решение провести голосование онлайн.
Для «Последующего» собрания нужно загрузить протокол предыдущего ОСС.
Первичное собрание
Последующее собрание
Администратор собрания в режиме онлайн
Для «Заочного голосования с использованием системы Домиленд» в блоке «Администратор» выбирается тип и пользователь.

Администратором собрания может быть любое физическое и юридическое лицо, которое получит доступ к собранию в информационной системе Домиленд. Рекомендуется назначать администратором и инициатором ту организацию, которая управляет объектом. И рекомендуется вынести этот вопрос на голосование, когда проводится собрание в режиме offline о смене формы собрания на онлайн-голосование.

Доступны 2 типа «Администратора»:
  • управляющая компания;
  • собственник помещения.
При выборе компании требуется указать ее реквизиты. При выборе собственника указываются его ФИО, данные паспорта, адреса и контакты.

Чтобы сохранить изменения в собрании, нужно обязательно заполнить ИНН и КПП для УК, которую выбрали администратором.
Администратор — управляющая компания
Администратор — собственник помещения
8. Как провести собрание собственников в режиме online через систему Домиленд?
Чем больше жителей в многоквартирном доме, тем труднее привлечь их большинство для участия в «обычном» собрании собственников и достичь кворума.
Поэтому неудивительно, если вы решили остановиться именно на собрании в режиме online, выбирая форму проведения.

Онлайн-голосование — это современный и удобный способ решать вопросы в коллективе с множеством участников. Такой способ экономит время как для организаторов, так и для участников, ибо после начала голосования достаточно лишь открыть приложение Домиленд и проставить ответы в повестке собрания. А система сама и голоса посчитает, и протокол собрания сформирует.

Итак, чтобы провести собрание собственников в режиме online через систему Домиленд, требуется пройти следующие шаги.
1. Создать собрание, указав начальные данные о собрании: тип, номер, желаемую форму, юридическое лицо и объект.

2. Заполнить карточку собрания: описание, период проведения, инициатора, адрес приема письменных обращений, администратора, основание для проведения (протокол с решением использовать онлайн-голосование при первичном собрании, либо предыдущий протокол при последующем).

3. Сформировать повестку собрания: выбрать вопросы из списка или написать свои.

4. Уведомить администратора: не позднее 14 календарных дней до начала собрания.

5. Уведомить собственников: не позднее 10 календарных дней до начала собрания.

6. Провести голосование. Система автоматически начнет и закончит голосование в соответствии с указанным периодом проведения. Уведомление участникам будет отправлено автоматически в указанную дату начала.
Голосующие принимают решение двумя способами: в электронном бюллетене или в бюллетене на бумажном носителе. Последний до окончания голосования нужно передать администратору собрания, чтобы он перенес решение собственника в CRM.
Когда прием голосов завершился, у администратора есть еще час на перенос результатов голосования в систему.

7. Скачать протокол спустя час после завершения собрания.
9. Как составить повестку собрания?
На вкладке «Повестка» отображается список вопросов, которые вынесены на ОСС. Доступные действия с вопросами в списке:
  • поменять местами;
  • редактировать вопрос;
  • удалить вопрос.
Переставлять вопросы можно, зажав иконку слева.
Если кликнуть на строке вопроса, то откроется окно редактирования вопроса.
Для удаления вопроса из списка нужно нажать на иконку крестика в правой части строки.
Вкладка «Повестка» со списком вопросов.
  1. Иконка перестановки.
  2. Иконка удаления.
Для добавления вопроса нажать кнопку «Добавить вопрос». При нажатии на кнопку появится выпадающий список:
  • Из библиотеки вопросов;
  • Вручную.
Если выбрать «Из библиотеки вопросов», то появится окно с набором готовых вопросов, сгруппированных по общим темам. Каждую тему можно раскрыть и выбрать нужный вопрос, нажав на иконку добавления слева от вопроса. Иконка выбранного вопроса изменится. Все выбранные вопросы будут отображаться в списке вопросов.
Библиотека вопросов
Если выбрать «Вручную», то откроется окно, в котором:
  • нужно указать тип кворума;
  • выбрать кворум;
  • указать повестку дня ОСС;
  • сформулировать вопрос;
  • нажать кнопку «Сохранить».
При нажатии на кнопку «Сохранить» окно закроется, вопрос появится в списке вопросов.
Создание вопроса вручную
Доступные типы кворумов:
  • От общего числа голосов всех собственников;
  • От общего числа голосов, принявших участие в голосовании;
  • От общего числа голосов в подъезде, принявших участие в голосовании, при большинстве от общего числа принявших участие в голосовании.
10. Как разослать уведомления о собрании?
На вкладке «Уведомления» можно настроить рассылку уведомлений о проведении ОСС собственникам или администратору, выбрав соответствующий раздел вкладки.

Для собственников можно выбрать способ отправки уведомлений из доступных:
  • письменное (уведомление распечатывается, вешается в подъезде или раскладывается по почтовым ящикам);
  • push;
  • sms.
Push-уведомление получат собственники, зарегистрированные в системе Домиленд.
SMS- уведомление придет собственникам, не зарегистрированным в системе Домиленд.
Уведомления любого способа отправки можно отредактировать и скачать. Доступна настройка рассылки.

Для push-уведомлений можно приложить документы. Документы будут доступны в мобильном приложении пользователя.

Пользователь получит push-уведомление со ссылкой на новость о проведении ОСС, и к новости будут приложены документы. После отправки уведомления жителям/администратору больше нельзя изменять даты и информацию об ОСС, а также реестр собственников. Уведомления отправляются собственникам за 10 дней до даты ОСС, администратору уведомление отправляется за 14 дней.

Для sms-уведомлений можно указать параметры рассылки:
  • количество получателей;
  • количество смс к отправке.
При настройке можно отслеживать ориентировочную стоимость рассылки и доступный баланс.
Меню «Действия» позволяет отредактировать уведомления, оставить текст по умолчанию, скачать уведомление. При нажатии на «Редактировать» уведомление откроется окно редактирования, в котором можно добавить доступные текстовые блоки:
  • Порядок ознакомления с материалами собрания;
  • Порядок предоставления доступа к системе для незарегистрированных собственников;
  • Порядок получения бланков для голосования;
  • Порядок регистрации отказов;
  • Порядок приема администратором письменных решений.

Если нажать на «Текст по умолчанию», текст уведомления будет сброшен к изначальному шаблону.
Нажатие на кнопку «Сохранить» закрывает окно и сохраняет обновленный текст уведомления.
Окно редактирования уведомлений
11. Как посмотреть результаты собрания?
В карточке собрания есть вкладка «Результаты», где выводятся сведения о полученных голосах собственников.
Список результатов можно отфильтровать по ряду параметров: собственник, подъезд, помещение, тип помещения, период, формат решения.

Кнопка «Экспорт» позволяет сохранить результаты голосования в файл Excel, если в реестре собственников заполнены все обязательные поля.

Стоит обратить внимание на следующие данные:
  • доля собственности;
  • количество голосов в праве общей собственности на общее имущество;
  • суммарное количество голосов собственника.

Эти данные выводятся в соответствии с ЖК РФ, ст. 48, п. 3:
«Количество голосов, которым обладает каждый собственник помещения в многоквартирном доме на общем собрании собственников помещений в данном доме, пропорционально его доле в праве общей собственности на общее имущество в данном доме».
12. Как добавить решения собственников в результаты собрания?
Если собрание прошло в онлайн-формате, сведения о решениях собственников обновляются автоматически.

Если собрание прошло в оффлайн формате, сведения о решениях собственников нужно заполнить вручную.
Чтобы это сделать, на вкладке «Результаты» нажмите на кнопку «Добавить». Далее в модальном окне внесите информацию о решении:
  • Зафиксируйте, как получено решение (очно / заочно / через представителя).
  • Выберите жителя, от имени которого добавляете решение.
  • Заполните ответы, указанные жителем.
  • Приложите скан документа с решением жителя.

Когда жителей много, перенос решений от всех участников собрания в CRM превращается в рутинную работу и может отнимать довольно много времени. Кроме того, человеческий фактор может приводить к ошибкам во время переноса данных.
Поэтому преимущества онлайн-голосования очевидны.
13. Как скачать протокол собрания?
Спустя час после завершения собрания протокол формируется автоматически из данных о собрании в CRM.
Чтобы сохранить протокол собрания, откройте вкладку «Результаты» в карточке собрания, нажмите «Скачать протокол» и сохраните документ на ваше устройство.

Протокол содержит следующие сведения, согласно Приказу № 44/пр. Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства от «28» января 2019 года:
  • Наименование документа;
  • Дата и регистрационный номер протокола собрания;
  • Дата и место проведения общего собрания;
  • Заголовок к содержательной части протокола общего собрания;
  • Содержательная часть протокола общего собрания;
  • Место (адрес) хранения протоколов общих собраний и решений собственников помещений в МКД по вопросам, поставленным на голосование;
  • Приложение к протоколу общего собрания;
  • Подпись.

Однако, данные в реестре собственников автоматически проверяются на корректность. Система не даст скачать протокол, если для участников собрания не указаны документы с правом собственности, доля собственности, или если площадь собственности противоречит жилой площади объекта.
14. Как посмотреть реестр собственников в собрании?
На вкладке «Реестр собственников» отображается список собственников, который можно отредактировать через карточку помещения/клиента.
Еще вы можете экспортировать данные в формате Excel и затем загрузить недостающие данные в CRM Domyland с помощью шаблона Импорт лицевых счетов и клиентов.

Чтобы собрание запустилось, данные собственников в реестре должны быть заполнены. Если данные не заполнены или заполнены неправильно, строка будет выделена красным.

Если дом сдан в эксплуатацию меньше года назад, то собственник может голосовать на основании акта приемки. Если больше года назад, то только по свидетельству о праве собственности.
Реестр собственников
15. Как удалить собрание?
Вы можете удалить собрание, только если оно имеет статус «Ожидание».
Для этого перейдите в раздел «Управление» → «Общие собрания», найдите строку с нужным собранием и откройте его карточку.

В самом низу страницы нажмите «Действия» → «Удалить» и подтвердите удаление.
Убедитесь, что удаляете верное собрание и не требуется предварительно сохранить какую-либо информацию, потому что удаленное собрание безвозвратно исчезает из системы.
16. Как собрания собственников отображаются в приложении жителя?
В приложении клиента информацию об ОСС можно найти на вкладке События.
При нажатии на плашку ОСС открывается сформированное в админке уведомление и вопросы, вынесенные на голосование.