Задачи

CRM-система

Содержание
Crm-система

1. Для чего нужен раздел «Задачи»?

Раздел «Задачи» создан для заведения напоминаний по работе с заявками жителей.
Раздел можно использовать в качестве органайзера действий на будущее, например:
  • нужно перезвонить клиенту в определенное время;
  • проконтролировать выход специалиста на заявку.
Список задач можно сортировать по задачам, номеру задачи, объектам, клиентам.

Добавить задачу можно следующими способами:
  • добавить новую задачу в разделе «Задачи» на вкладке «Активные»;
  • нажать на кнопку Добавить задачу в карточке заявки.
Для каждой заявки можно добавить неограниченное количество задач.

Ограничения на время создания задачи отсутствуют, т. е. задачу можно создавать за любое время до срока ее выполнения.
Crm-система

2. Где можно посмотреть задачи?

Все задачи можно посмотреть в разделе Обращения → Задачи.
Чтобы сотруднику посмотреть только свои задачи, нужно нажать на иконку в правом верхнем углу.
На открывшейся странице «Мои заявки и задачи» перейти на вкладку «Мои задачи».

ВАЖНО! Для просмотра только своих задач сотруднику необходимо авторизоваться в системе.
Crm-система

3. Как добавить задачу в разделе «Задачи»?

Чтобы добавить задачу, откройте Обращения → Задачи и нажмите на кнопку Добавить на вкладке «Активные».
По клику откроется окно добавления новой задачи.
Заполните поля в окне:
  • Объект (выберите объект из выпадающего списка);
  • Помещение (выберите помещение из выпадающего списка);
  • Клиент (выберите обратившегося жителя);
  • Заявка (выберите заявку, к которой привязывается задача);
  • Что надо сделать (добавьте описание задачи);
  • выполнить до (выберите срок выполнения задачи при помощи календаря);
  • ответственный (выберите ответственного сотрудника из выпадающего списка);
  • чекбокс «Важная задача» (заполните чекбокс чтобы пометить задачу важной).

Поля «Заявка», «Что надо сделать», «Выполнить до» и «Ответственный» обязательные для заполнения.
Для подтверждения создания задачи нажмите кнопку Добавить.


ВАЖНО! Чтобы житель был в списке клиентов, у него должен быть личный кабинет в системе Домиленд.
ВАЖНО! В списке заявок отображаются только открытые заявки клиента, со статусами «Ожидание», «В работе», «Приостановлено», «Переоткрыто».
Crm-система

4. Как добавить задачу внутри обращения?

Внутри обращения есть блок «Задачи», он создан для управления задачами по заявкам.
В блоке можно:

  • добавить задачу по заявке;
  • сменить ответственного сотрудника;
  • пометить задачу как важную;
  • закрыть задачу;
  • просмотреть выполненные задачи.
Чтобы добавить задачу внутри обращения, откройте Обращения → Все заявки → Нужная заявка → Информация о заявке.
Нажмите на кнопку Добавить.
Заполните появившиеся поля:
  • что надо сделать (добавьте описание задачи описание задачи);
  • выполнить до (выберите срок выполнения задачи при помощи календаря);
  • ответственный (выберите ответственного сотрудника из выпадающего списка);
  • чекбокс «Важная задача» (заполните чекбокс чтобы пометить задачу важной).
Поля «Что надо сделать», «Выполнить до» и «Ответственный» обязательные для заполнения.
Для подтверждения создания задачи нажмите кнопку Сохранить.
Crm-система

5. Как найти задачу?

Чтобы найти задачу, начните вводить поисковый запрос в поле поиска.
Искать заявку можно по:
  • названию услуги;
  • адресу объекта;
  • ФИО клиента;
  • ответственному.
Crm-система

6. Как сменить ответственного в задаче?

Сменить ответственного по задаче можно двумя способами.
1. Нажмите на иконку троеточия и выберите «Сменить ответственного» в списке собственных задач.

Искать заявку можно по:
  • названию услуги;
  • адресу объекта;
  • ФИО клиента;
  • ответственному.
2. Нажмите на иконку карандаша рядом с Фамилией и именем ответственного по задаче в обращении.
В открывшемся окне из выпадающего списка сотрудников выберите нового ответственного, и, для подтверждения выбора, нажмите кнопку Сохранить.
Crm-система

7. Как сделать задачу важной?

Сделать задачу важной можно двумя способами.
1. Нажмите на иконку троеточия и выберите «Отметить важной» в списке собственных задач.
После этого в списке задач у задачи появится метка важной задачи. При наведении на метку появляется подсказка.
2. Нажмите на иконку троеточия и выберите «Отметить важной» в соответствующей задаче в обращении.
После этого у задачи появится метка важной задачи. При наведении на метку появляется подсказка.
Crm-система

8. Как закрыть задачу?

Задачу закрыть можно двумя способами.
1. Нажмите на иконку троеточия и выберите «Отметить выполненной» в списке собственных задач.
2. Нажмите на иконку крестика соответствующей задачи в обращении.
В открывшемся окне опишите результат выполнения задачи.
Без описания результата Система не даст закрыть задачу.
Чтобы закрыть задачу, нажмите на кнопку Закрыть.
Crm-система

9. Где найти закрытую задачу?

Закрытые задачи отображаются в разделе Обращения → Задачи на вкладке «Выполненные».Закрытые задачи отображаются в разделе Обращения → Задачи на вкладке «Выполненные».
Закрытые задачи можно найти внутри обращения, в нижней части блока задач в списке «Выполненные задачи.»
Для выполненной задачи отображается информация:
  • название задачи;
  • срок выполнения;
  • ответственный;
  • дата и время закрытия задачи;
  • кто выполнил;
  • результат (комментарий, оставленный при закрытии задачи).
Crm-система

10. Как выгрузить список задач?

Чтобы выгрузить список задач на ПК, нажмите на иконку экспорта рядом с кнопкой Добавить.
Список задач будет выгружен в формате .xlsx.
Crm-система

11. Для чего нужны уведомления?

Система уведомлений создана в помощь сотруднику, для напоминания о поставленных задачах.
Уведомления приходят:
  • когда задачу назначают на сотрудника;
  • за указанное время до истечения срока выполнения;
  • в момент наступления срока выполнения задачи.

ВАЖНО! Для получения уведомлений в карточке сотрудника нужно установить соответствующий чекбокс в настройках уведомлений.
Crm-система

12. Что делать с уведомлением?

Нажмите на уведомление, чтобы открыть задачу. Задача откроется в соответствующем обращении.
Чтобы скрыть уведомление, нажмите на крестик в правом верхнем углу.
Остались вопросы?
Свяжитесь с нами
Официальный сайт
Telegram-бот
Телефон
Электронная почта