Задачи

Раздел «Задачи» создан для заведения напоминаний по работе с заявками жителей.
Раздел можно использовать в качестве органайзера действий на будущее, например:

• нужно перезвонить клиенту в определенное время;
• проконтролировать выход специалиста на заявку.

Список задач можно сортировать по задачам, номеру задачи, объектам, клиентам.

Добавить задачу можно следующими способами:

• добавить новую задачу в разделе «Задачи» на вкладке «Активные»;
• нажать на кнопку Добавить задачу в карточке заявки.

Для каждой заявки можно добавить неограниченное количество задач.

Ограничения на время создания задачи отсутствуют, т. е. задачу можно создавать за любое время до срока ее выполнения.

Каждому сотруднику назначена своя роль, и у каждой роли есть свой набор доступов. Инструкция с общей информацией по настройке ролей находится здесь.
Откройте в CRM «Управление» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, диспетчер) → вкладка «Доступ».

В секции «Клиентский центр» можно выдать разрешения на использование разделов «Обращения» и «Задачи», которые напрямую касаются работы с задачами. Помимо этого, для работы с задачами могут пригодиться права на действия с обращениями (в той же секции «Клиентский центр»), подробнее они описаны в другой статье.

Важно! Отключение доступа к разделу «Обращения» приведет к автоматическому отключению доступов к разделам «Задачи», «Инциденты» и «Звонки».

Раздел «Мои задачи» не требует отдельной настройки доступа. В нем сотрудник видит назначенные ему задачи, обращения и инциденты, даже если у него нет доступа к соответствующим разделам CRM. Действия, которые сотрудник может выполнять со своими заявками, инцидентами и задачами, настраиваются в секции «Клиентский сервис».

У каждой роли есть свой набор уведомлений, который нужен сотрудникам для работы.
Откройте в CRM «Управление» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа» → роль доступа (например, диспетчер) → вкладка «Уведомления».

В секции «Обращения» есть несколько галочек, которые отвечают за отправку уведомлений сотрудникам об изменениях в задачах.

• «Новая задача» — уведомления о создании новых задач
• «Истекает срок выполнения задачи» — напоминание о сроке выполнения задачи

На экране CRM «Клиентский центр» → «Задачи» → «Активные» находится таблица актуальных задач с краткой сводкой по каждой.

Таблица задач содержит столбцы с данными: номер задачи, название задачи, выполнить до, номер заявки, услуга, название услуги в CRM, объект/адрес, клиент, метки, ответственный. Столбцы в таблицах можно скрыть или поменять местами.

В списке задач есть текстовый поиск по всем данным в таблице. И работают фильтры следующие фильтры:

• Номер задачи
• Срок выполнения (вовремя или просрочена)
• Группа объектов
• Квартал
• Объекты
• Помещения
• Подъезд
• Этаж
• Клиент
• Теги клиента
• Ответственный
• Выполнить до
• Важна задача или нет

Кнопка «Экспорт» на текущей вкладке позволяет сохранить таблицу задач в файл Excel. Фильтры помогут исключить ненужные задачи из списка и экспортировать только необходимое для отчета. В выгрузку включены только те данные, которые есть в таблице.

Как инциденты и заявки, сотрудник может увидеть назначенные ему задачи в разделе «Мои задачи» на вкладке «Задачи по заявкам». Кнопка для перехода к этому разделу находится в шапке экрана.

Чтобы добавить задачу, перейдите в раздел «Клиентский центр» → «Задачи» и нажмите кнопку «Добавить». Далее в модальном окне нужно указать следующие данные:

• Объект
• Помещение
• Клиент
• Заявка, к которой привязывается задача. В списке заявок отображаются только открытые заявки клиента, в статусах «Ожидание», «В работе», «Приостановлено», «Переоткрыто».
• Что надо сделать
• Выполнить до
• Ответственный за задачу
• Важная ли задача

В карточке заявки есть блок «Задачи», в котором можно:

• добавить задачу по заявке;
• сменить ответственного сотрудника;
• пометить задачу как важную;
• закрыть задачу;
• просмотреть выполненные задачи.

Чтобы добавить задачу, нажмите кнопку «Добавить» и заполните следующие поля:

• Что надо сделать
• Выполнить до
• Ответственный за задачу
• Важная ли задача

Для подтверждения создания задачи нажмите кнопку Сохранить.

Сменить ответственного по задаче можно двумя способами:

(1) В разделе CRM «Клиентский центр» → «Задачи» → «Активные» или «Мои задачи» → «Задачи по заявкам» в колонке «Действия» нажмите три точки и кнопку «Сменить ответственного». В модальном окне выберите нового ответственного и нажмите кнопку «Сохранить».

(2) В карточке заявки в блоке «Задачи» нажмите на кнопку с иконкой карандаша рядом с ФИО сотрудника. В модальном окне выберите нового ответственного и нажмите кнопку «Сохранить».

Важные задачи помечаются меткой в общем списке и в карточке заявки. Если во время создания задачи она не была отмечена важной, то сделать это можно двумя способами:

(1) В разделе CRM «Клиентский центр» → «Задачи» → «Активные» или «Мои задачи» → «Задачи по заявкам» в колонке «Действия» нажмите три точки и кнопку «Отметить важной».

(2) В карточке заявки в блоке «Задачи» нажмите три точки и кнопку «Отметить важной».

Задачу закрыть можно двумя способами:

(1) В разделе CRM «Клиентский центр» → «Задачи» → «Активные» или «Мои задачи» → «Задачи по заявкам» в колонке «Действия» нажмите три точки и кнопку «Отметить выполненной». В открывшемся окне опишите результат выполнения и нажмите кнопку «Сохранить».

(2) В карточке заявки в блоке «Задачи» нажмите крестик в строке нужной задачи. В открывшемся окне опишите результат выполнения и нажмите кнопку «Сохранить».

Закрытые задачи отображаются на экране CRM «Клиентский центр» → «Задачи» → «Выполненные».
В таблице выполненных задач содержатся те же данные, что и в таблице активных задач, но дополнительно включены колонки с датой закрытия задачи и описанием результата.

Кнопка «Экспорт» на текущей вкладке позволяет сохранить таблицу задач в файл Excel. Фильтры помогут исключить ненужные задачи из списка и экспортировать только необходимое для отчета. В выгрузку включены только те данные, которые есть в таблице.

Сотрудник может увидеть свои выполненные задачи в разделе «Мои задачи» на вкладке «Задачи по заявкам». Кнопка для перехода к этому разделу находится в шапке экрана.