Юридические лица, сотрудники и роли доступа
Как добавить и настроить
Юридические лица
В систему можно добавить одно или несколько юридических лиц.
Юридические лица (далее – юрлица), заключившие лицензионный договор с ООО «Домиленд», становятся Лицензиатами.
Юридические лица (далее – юрлица), заключившие лицензионный договор с ООО «Домиленд», становятся Лицензиатами.
1. Для добавления юрлица обратитесь в службу Поддержки.
2. После добавления юрлица сотрудником Домиленд однократно кликните на название юрлица. Откроется окно с дополнительными вкладками для заполнения.
2. После добавления юрлица сотрудником Домиленд однократно кликните на название юрлица. Откроется окно с дополнительными вкладками для заполнения.
3. Необходимо заполнить все вкладки максимально подробно, особое внимание уделив следующим полям:
- Логотип. Отображается в личном кабинете клиента и на сайте, разработанном в Домиленд.
- Реквизиты Организации.
- Расчетные счета. Их может быть несколько: основной расчетный счет для сбора денежных средств за оказание жилищно-коммунальных услуг и дополнительные для сбора денежных средств за капитальный ремонт (п.4-5).
- Прайс-лист предназначен для размещения стоимости платных услуг, если организация оказывает их.
- Контакты. Ссылки на социальные сети также подгружаются в мобильное приложение.
4. Добавление расчетного счета ЮЛ осуществляется через Службу поддержки. Для добавления счета юрлица перейдите на вкладку «Расчетные счета» и нажмите на кнопку «Добавить». Откроется новое окно «Создание счета», в котором надо будет заполнить поля с реквизитами счета. После заполнения всех полей подтвердить создание счета кнопкой «Сохранить».
5. Для удаления счета нажмите на крестик напротив счета в общем списке и подтвердите изменения.
5. Для удаления счета нажмите на крестик напротив счета в общем списке и подтвердите изменения.
Сотрудники
«Один в поле не воин», а вместе и работается легче. Добавьте сотрудников в CRM-систему, чтобы они помогали обрабатывать обращения от жителей и выполнять иную работу, которой занимается управляющая организация.
Настройка нового сотрудника включает следующие основные шаги.
В разделе «Настройка» → «Сотрудники» на вкладке «Пользователи» находится список сотрудников с краткой информацией по каждому: ФИО, email, подразделение, роль.
Здесь также возможен поиск по сотрудникам, экспорт и импорт данных о сотрудниках, рассылка push-уведомлений.
Если отфильтровать список сотрудников, возможна выборочная рассылка уведомлений. Например, в фильтрах указать роль «Диспетчер», затем сделать рассылку только для диспетчеров. Или разослать уведомления только тем коллегам, у которых есть доступ к выбранным объектам.
Настройка нового сотрудника включает следующие основные шаги.
- Добавить сотрудника
- Заполнить его данные и указать роль доступа
- Настроить доступы сотрудника к объектам
- Назначить сотруднику график работы
В разделе «Настройка» → «Сотрудники» на вкладке «Пользователи» находится список сотрудников с краткой информацией по каждому: ФИО, email, подразделение, роль.
Здесь также возможен поиск по сотрудникам, экспорт и импорт данных о сотрудниках, рассылка push-уведомлений.
Если отфильтровать список сотрудников, возможна выборочная рассылка уведомлений. Например, в фильтрах указать роль «Диспетчер», затем сделать рассылку только для диспетчеров. Или разослать уведомления только тем коллегам, у которых есть доступ к выбранным объектам.
Чтобы добавить нового сотрудника, нажмите кнопку «Добавить» над списком людей.
Далее нужно заполнить данные сотрудника и указать его роль доступа.
После сохранения изменений откроется карточка сотрудника для дальнейшего редактирования.
Далее нужно заполнить данные сотрудника и указать его роль доступа.
После сохранения изменений откроется карточка сотрудника для дальнейшего редактирования.
В карточке сотрудника есть несколько вкладок: «Общие сведения», «Доступ к объектам», «График работы».
В общих сведениях можно изменить основные данные сотрудника, а также настроить для него дополнительные опции.
В общих сведениях можно изменить основные данные сотрудника, а также настроить для него дополнительные опции.
Доступы к объектам выдаются каждому сотруднику по отдельности.
Сделать это можно в карточке сотрудника на вкладке «Доступ к объектам».
Специалист будет иметь доступ лишь к той информации, которая относится к отмеченным для него объектам.
Содержимое на вкладке имеет древовидную структуру. Если поставить галочку у группы объектов, выберутся все кварталы и объекты в этой группе. Если поставить галочку у квартала, выберутся все объекты в этом квартале.
Сделать это можно в карточке сотрудника на вкладке «Доступ к объектам».
Специалист будет иметь доступ лишь к той информации, которая относится к отмеченным для него объектам.
Содержимое на вкладке имеет древовидную структуру. Если поставить галочку у группы объектов, выберутся все кварталы и объекты в этой группе. Если поставить галочку у квартала, выберутся все объекты в этом квартале.
Подразделения
Группировка сотрудников по подразделениям впоследствии может помочь при фильтрации каких-либо данных в системе, формировании отчетности, поиске сотрудников или изменении их параметров. Например, график работы можно поменять сразу всем сотрудникам из конкретного подразделения.
Список подразделений находится в разделе «Настройка» → «Сотрудники», на вкладке «Подразделения».
Чтобы создать новое подразделение, нажмите кнопку «Добавить» над их списком, далее нужно ввести название и внешний идентификатор, сохранить изменения.
Чтобы внести изменения в подразделение или удалить его, нужно кликнуть по строке с ним и выполнить соответствующие действия. Удалить подразделение нельзя, если оно назначено хотя бы одному сотруднику.
Список подразделений находится в разделе «Настройка» → «Сотрудники», на вкладке «Подразделения».
Чтобы создать новое подразделение, нажмите кнопку «Добавить» над их списком, далее нужно ввести название и внешний идентификатор, сохранить изменения.
Чтобы внести изменения в подразделение или удалить его, нужно кликнуть по строке с ним и выполнить соответствующие действия. Удалить подразделение нельзя, если оно назначено хотя бы одному сотруднику.
Подразделение назначается сотруднику при создании, потом его можно изменить в карточке сотрудника через выпадающий список (показано на рисунке ниже).
Роли доступа
Каждая должность — это ограниченный круг обязанностей, который выполняет специалист. Поэтому обычно для каждой должности существует роль в CRM. Роли необходимы, чтобы разграничить возможности сотрудников и выдать доступ к функционалу.
Примеры ролей: администратор, диспетчер, охранник, агент поддержки, бухгалтер, кадровый работник, юрист, модератор мероприятий, управляющий парковками.
Диспетчер принимает обращения от жителей и назнает исполнителей, но не управляет графиками работы. Бухгалтер занимается документооборотом и отчетами, но не общается с клиентами в заявках. Модератор мероприятий может рассматривать заявки на участие в мероприятии, но не должен иметь доступ к изменению объектов в системе.
Чтобы каждый сотрудник мог выполнять задачи по своим обязанностям и не имел доступа к чужой зоне ответственности, нужно:
Примеры ролей: администратор, диспетчер, охранник, агент поддержки, бухгалтер, кадровый работник, юрист, модератор мероприятий, управляющий парковками.
Диспетчер принимает обращения от жителей и назнает исполнителей, но не управляет графиками работы. Бухгалтер занимается документооборотом и отчетами, но не общается с клиентами в заявках. Модератор мероприятий может рассматривать заявки на участие в мероприятии, но не должен иметь доступ к изменению объектов в системе.
Чтобы каждый сотрудник мог выполнять задачи по своим обязанностям и не имел доступа к чужой зоне ответственности, нужно:
- Создать роли
- Указать доступы для каждой роли
- Распределить роли между сотрудниками
Чтобы посмотреть список ролей и управлять ими, нужно открыть раздел «Настройка» → «Сотрудники» → вкладка «Роли доступа».
Для создания новой роли нажмите кнопку «Добавить», далее укажите название роли и описание, сохраните изменения.
Для создания новой роли нажмите кнопку «Добавить», далее укажите название роли и описание, сохраните изменения.
Для редактирования созданной роли кликните на строку с ней в списке ролей.
В карточке роли есть несколько вкладок:
Если открыть роль на вкладке «Доступ», в колонке «Разделы системы» можно отметить, какие разделы или продукты доступны сотруднику с данной ролью. Доступ к разделам выдается по отдельности или группами: например, если отметить галочкой «Настройка», доступ будет открыт сразу к пяти разделам, сгруппированным под этим пунктом.
В колонке «Действия» можно отметить, какие действия и функции доступны сотруднику. Спектр настроек доступа очень широкий: от общения с клиентом в заявке до редактирования данных юрлиц. Поэтому информация о некоторых действиях находится в узкоспециализированных статьях: например, чтобы узнать подробности о действиях с инцидентами, нужно прочитать статью про инциденты; а чтобы понять действия с мероприятиями, нужно посмотреть статью о продукте «Афиша мероприятий».
В карточке роли есть несколько вкладок:
- «Общие сведения» — название и описание роли.
- «Сотрудники» — список сотрудников, которым назначена роль. Отсюда можно перейти в карточку сотрудника и сменить ему роль.
- «Доступ» — выдача доступов к функционалу и разделам системы.
- «Уведомления» — настройка Push и Email уведомлений.
Если открыть роль на вкладке «Доступ», в колонке «Разделы системы» можно отметить, какие разделы или продукты доступны сотруднику с данной ролью. Доступ к разделам выдается по отдельности или группами: например, если отметить галочкой «Настройка», доступ будет открыт сразу к пяти разделам, сгруппированным под этим пунктом.
В колонке «Действия» можно отметить, какие действия и функции доступны сотруднику. Спектр настроек доступа очень широкий: от общения с клиентом в заявке до редактирования данных юрлиц. Поэтому информация о некоторых действиях находится в узкоспециализированных статьях: например, чтобы узнать подробности о действиях с инцидентами, нужно прочитать статью про инциденты; а чтобы понять действия с мероприятиями, нужно посмотреть статью о продукте «Афиша мероприятий».
Если открыть роль на вкладке «Уведомления», можно отметить какие уведомления должен получать сотрудник с данной ролью. Интерфейс на вкладке прост: напротив каждого типа уведомления галочки включают/отключают Push-уведомления или Email-уведомления.
Как и в случае с доступами, информация о некоторых типах уведомлений находится в узкоспециализированных статьях.
Как и в случае с доступами, информация о некоторых типах уведомлений находится в узкоспециализированных статьях.
Чтобы удалить роль, нужно открыть карточку этой роли и нажать «Действия» → «Удалить».
Однако, нельзя удалить роль, если она уже назначена хотя бы одному сотруднику.
Однако, нельзя удалить роль, если она уже назначена хотя бы одному сотруднику.
Графики работы
Необязательно указывать график для каждого сотрудника по отдельности: достаточно создать несколько графиков, затем назначить их целым подразделениям или нескольким сотрудникам.
Графики работы находятся в разделе «Настройка» → «Сотрудники», на вкладке «График работы».
Там можно создать новый график, отредактировать существующий или удалить значком корзины.
Там можно создать новый график, отредактировать существующий или удалить значком корзины.
Чтобы создать график, на вкладке «График работы» нажмите «Добавить».
Укажите его название, описание при необходимости, число рабочих дней и выходных (2/2, 5/2 или иные), рабочее время.
Если перерыв не фиксированный, выберите его длительность в выпадающем списке.
Если перерыв фиксированный, отметьте это галочкой и укажите время перерыва для каждого рабочего дня. Примеры с указанием перерывов разного типа показаны на картинке ниже.
Подтвердите создание графика кнопкой «Создать».
Новый график появится в таблице вместе с остальными. Если нажать в таблице на строку с нужным графиком, для редактирования откроется карточка этого графика.
Внутри карточки графика есть вкладка «Сотрудники» со списком сотрудников, которым уже назначен этот график.
Внутри карточки графика есть вкладка «Сотрудники» со списком сотрудников, которым уже назначен этот график.
Чтобы применить график работы к группе сотрудников, нужно открыть его, перейти на вкладку «Сотрудники», нажать «Добавить». Далее отметить галочкой сотрудников, для которых требуется сменить график.
Кроме того, график можно назначить сразу целому подразделению. Для этого выберите желаемое подразделение из выпадающего списка, так список отфильтруется и будут видны только люди из выбранного подразделения. Затем нажмите галочку в шапке таблицы, чтобы отметить всех сотрудников в списке.
Когда сотрудники отмечены, не забудьте сохранить изменения кнопкой «Назначить график».
В том же модальном окне доступен поиск по ФИО: можно быстро находить сотрудников и назначать им график.
Кроме того, график можно назначить сразу целому подразделению. Для этого выберите желаемое подразделение из выпадающего списка, так список отфильтруется и будут видны только люди из выбранного подразделения. Затем нажмите галочку в шапке таблицы, чтобы отметить всех сотрудников в списке.
Когда сотрудники отмечены, не забудьте сохранить изменения кнопкой «Назначить график».
В том же модальном окне доступен поиск по ФИО: можно быстро находить сотрудников и назначать им график.
Открыв карточку отдельного сотрудника на вкладке «График работы», можно назначить ему график через выпадающий список (показано на рисунке ниже).
Однако, этот способ медленнее, поскольку придется открывать карточку каждого человека по отдельности, чтобы настроить им графики работы. В итоге получится больше шагов вместо назначения графика сразу группе людей.
Сотруднику может быть назначен только один график.
Его не обязательно выбирать через выпадающий список, рабочие дни и рабочее время можно установить вручную. Такой график автоматически станет индивидуальным.
Если удалить график работы, то для всех сотрудников, у которых был назначен этот график, сохранятся параметры этого графика. Однако, для них всех график будет установлен как индивидуальный, поскольку прежний удален.
Однако, этот способ медленнее, поскольку придется открывать карточку каждого человека по отдельности, чтобы настроить им графики работы. В итоге получится больше шагов вместо назначения графика сразу группе людей.
Сотруднику может быть назначен только один график.
Его не обязательно выбирать через выпадающий список, рабочие дни и рабочее время можно установить вручную. Такой график автоматически станет индивидуальным.
Если удалить график работы, то для всех сотрудников, у которых был назначен этот график, сохранятся параметры этого графика. Однако, для них всех график будет установлен как индивидуальный, поскольку прежний удален.
В карточке сотрудника на вкладке «График работы» можно указать отпуска, больничные, отгулы и прочие нерабочие дни. Для этого рядом с полем «Отпуска и дни отсутствия» нажмите кнопку «Добавить» и укажите период отсутствия сотрудника.
Сохраненный период удаляется кнопкой минуса напротив этого периода.
Сохраненный период удаляется кнопкой минуса напротив этого периода.
