Интерфейс сотрудника

Подключение к системе Домиленд проходит в несколько этапов. Первый и последний обычно протекают отдельно, как показано на схеме ниже. Остальные этапы часто совмещаются, что не мешает нормальному ходу процесса.

• Интеграция по API (обычно с 1С) – самый гибкий вариант, но требует участия разработчиков со стороны партнера (инструкция ↗). Первоначальная интеграция может быть трудоемкой, как и дальнейшая поддержка.
• Данные в формате XML – автоматический импорт структурированных данных по расписанию. Технические специалисты требуются, чтобы наладить преобразование данных в формат XML, настроить импорт данных, контролировать ошибки и обрабатывать их. Однако, такая интеграция проще в настройке и использовании, чем вариант с API. Позволяет управлять расписанием импорта через CRM (инструкция ↗). Не все данные получится передать в формате XML (сравнение ↗).
• Таблицы Excel – только ручная загрузка данных. Трудоемкий вариант, но не требует существенных технических знаний. Подходит, когда в штате не хватает технических специалистов.
• Интеграция с ГИС ЖКХ – синхронизация с государственной системой, куда УО по закону должны передавать данные о своей работе. Вариант больше подходит для небольших организаций, когда планируется использовать платформу Домиленд без интеграции с внешними системами (такими как 1С или аналогами). Не требует технических специалистов, потому что на стороне Домиленд остается настройка интеграции и мониторинг ошибок (подробнее ↗).

• Вкладка «Роли доступа» — настроить роли доступа ↗ и уведомления для сотрудников с этими ролями ↗.
• Вкладка «Подразделения» ↗ — настроить подразделения (служит для дополнительной фильтрации заявок и сотрудников, а также для распределения обращений по отделам с помощью автоматизации).
• Вкладка «Пользователи» ↗ — добавить сотрудников, выбрав для них необходимые роли, подразделения, опции, графики работы. В карточке сотрудника на вкладке «Доступ к объектам» ↗ настроить доступ до объектов, если они уже добавлены.

• Вкладка «Приборы учета» ↗ — настроить график передачи показаний.
• Вкладка «Изображения» ↗ — загрузить фотографию для каждого объекта.
• Вкладка «Настройки» — настроить блок «Охрана» ↗, «Обращения» ↗, «Платежи» ↗ с учетом процессов УО.

• Вкладка «Описание» ↗ — заполнить описание и визуальные настройки.
• Вкладка «Реквизиты» ↗ — указать формальные данные, в том числе лицензию.
• Вкладка «Документы» ↗ — добавить публичные документы от организации.

• Вкладка «Основное» ↗ — указать информацию и параметры согласно процессам УО.
• Вкладка «Настройки отображения» ↗ — выбрать визуальное оформление для услуг.
• Вкладка «Форма заказа» ↗ — настроить формы заказа для каждой услуги, через них клиенты смогут передать подробности обращений.
• Вкладка «Автоматизация» — указать параметры автоматизации ↗ и SLA ↗ согласно процессам УО.

• «Полезные контакты» — заполнить основные контакты с управляющей организацией.
• «Вопросы и ответы» — указать ответы на частые вопросы от жителей.
• «Новости» ↗ — добавить новости в ленту на главном экране приложения.

• Снижается дебиторская задолженность. Согласно статистике, пользователи приложения чаще оплачивают коммунальные услуги в срок и имеют меньшую задолженность, чем жители без приложения.
• Оптимизируется скорость работы с заявками. Инструменты автоматизации и объединение данных в одной платформе помогает быстрее реагировать на заявки и обрабатывать их.
• Ускоряется создание отчетов. Гибкие возможности для выгрузки данных позволяют быстрее формировать отчеты для внутренних нужд, надзорных органов, внешних партнеров или иных целей.
• Сокращается нагрузка на диспетчеров. Некоторые инструменты позволяют снизить количество обращений. А создавая обращение, житель может сам указать необходимые детали, поэтому сотрудники меньше времени тратят на уточнения по заявкам.
• Уменьшается вероятность обращения в надзорные органы. Жителям проще создать заявку через приложение для централизованного взаимодействия с УО, чем обращаться в государственные структуры.
• Снижаются затраты на связь. Рассылки push-уведомлений, новости, опросы позволяют оповещать жителей и собирать обратную связь без бумажных объявлений, обзвона, СМС.

1. Опубликовать новость в групповых чатах и социальных сетях. Многие УО делают групповые чаты для жителей в мессенджерах (Max, Telegram, WhatsApp, Viber) и поддерживают активность в официальных сообществах (группа VK, канал Telegram или иные ресурсы).
2. Закрепить сообщение от Телеграм-бота в официальном канале и групповых чатах (инструкция ↗). Благодаря этому, жители смогут открывать мини-приложение прямо из списка чатов Telegram. Не требуется установка Домиленд из магазина приложений на устройство. Таким образом, бот предлагает оценить сокращенный функционал и снижает сопротивление к переходу на полноценную версию. Кроме того, сообщение с кнопкой для запуска мини-приложения легко переслать другим людям. Так пользователи могут распространять приложение между собой, что приводит к вирусному эффекту.
3. Настроить обзвон голосовым помощником. Робот позвонит жителям, расскажет о преимуществах приложения и отправит ссылку на скачивание в СМС.
4. Разместить рекламные материалы в местах скопления жителей. Например, возможны различные рекламные форматы: листовки для почтовых ящиков (А5), плакаты на доски объявлений и общедомовые стенды (А4, могут быть в виде наклеек), наклейки для дверей и лифтов, таблички на стол.
5. Добавить баннер на сайте УО, который направит на установку приложения. Рекомендуется разместить его на главной странице в зоне максимальной видимости, чтобы обеспечить высокий охват посетителей.
6. Запустить СМС-рассылку о новом приложении. Для этого нужна интеграция с СМС-центром (инструкция ↗). Через CRM можно сделать разовую рассылку сообщений на телефоны клиентов (инструкция ↗).
7. Отправлять СМС о ходе работы над заявкой. Также необходим СМС-центр. Когда жители обращаются в диспетчерскую службу, можно предлагать им установить приложение, чтобы отслеживать статусы заявок и общаться в чате. Такие автоматические сообщения помогают активно продвигать приложение. Опция доступна в настройках объекта. Если она включена, клиенты без приложения получат СМС каждый раз, когда обращение изменит статус на любой, кроме «Ожидание» (инструкция ↗).
8. Печатать квитанции с QR-кодом на приложение. Когда жители увидят информацию о Домиленд, они смогут отсканировать QR-код и установить приложение на свое устройство. Показать пример — так может выглядеть квитанция с QR-кодом и сам QR-код для ссылки https://domyland.app (в примере использованы только условные данные, кроме QR-кода, любые совпадения с реальными данными случайны).

• Кликнуть по своей аватарке и перейти в профиль, либо выйти из системы.
• Нажав на шестеренку, открыть меню «Администрирование» для изменения глобальных настроек — Юридические лица, Интеграция, Регистрация, Интерфейс клиента, Клиентский центр.
• Кроме перечисленного, под шестеренкой доступны ссылки — Служба поддержки, где коммьюнити-менеджер может получить консультацию; Справочный центр, где любому желающему доступны инструкции по платформе и продуктам Домиленд.
• Прочитать уведомления для своего аккаунта. Например, про назначение ответственным, новое сообщение от клиента в заявке или напоминание о сроках выполнения обращений.
• Перейти в раздел «Мои задачи» — для просмотра и управления задачами, обращениями и инцидентами, которые назначены на сотрудника.
• Изменить тему оформления для CRM-системы — темную или светлую, с фоном или без.

• Монитор основных метрик — расположен отдельно, выше всех пунктов в левом меню. Считается за основной экран CRM-системы.
• Управление — разделы для управления командой и базой объектов, помещений, клиентов.
• Секции с группами продуктов — Сервисы ЖКХ, Медиа сервисы, Коммерческие сервисы, Витрина, Смарт-системы.
• Клиентский центр — секция объединяет службы, которые требуют наиболее тесного взаимодействия с клиентом. Такой способ объединения позволяет оптимизировать навигацию для сотрудников, которые отвечают за оперативную коммуникацию с клиентами.
• Daily сервисы — отдельная секция для категории продуктов, которая всегда раскрыта, ее нельзя свернуть.

• Daily сервисы: Аренда машиномест.
• Витрина: Каталог проектов, Ход строительства, Ипотека, Рассрочка, Бронирование, Приемка.
• Коммерческие сервисы: Маркетплейс, Мини-приложения, Места.
• Смарт-системы: Видеонаблюдение.

• Свой профиль — там же доступны настройки уведомлений и выход из аккаунта.
• Список уведомлений — можно увидеть их полный перечень или только непрочитанные. Справа от каждого уведомления в списке видна иконка, которая отмечает его как прочитанное. Иконка колокольчика в меню отображается с красной точкой, если есть непрочитанные уведомления.
• Назначенные мне — заявки и инциденты, которые назначили сотруднику в Аварийно-диспетчерской службе.
• Все заявки ↗ — полный перечень заявок и инцидентов в Аварийно-диспетчерской службе.
• Показания приборов учета ↗ — просмотр и запись показаний ИПУ и ОДПУ.
• Охрана ↗ — управление пропусками на закрытые территории.
• Приемка ↗ — работа с записями на приемку помещений.

• Объекты — количество объектов в статусе «Эксплуатируется» на конец периода. При наведении показывается общая площадь объектов, а также площадь жилых и нежилых помещений.
• Помещения — количество помещений, закрепленных за эксплуатируемыми объектами на конец периода. При наведении показывается общая площадь объектов, а также площадь жилых и нежилых помещений.
• Резиденты — клиенты, у которых было помещение на конец периода. Учитывая клиентов без помещений и клиентов Витрины, в системе у партнера может быть намного больше пользователей, чем показано в Мониторе.
• С номером телефона — резиденты, у которых в карточке был указан номер телефона на конец периода. При наведении показывается процент от общего количества резидентов.
• Были в ЛК — количество резидентов за период, которые были активны в личном кабинете. Под активностью понимается любое действие клиента, которое отправляет запрос на сервер: открытие приложения, авторизация, переход на один из экранов. При наведении показывается процент от общего количества резидентов и резидентов с номером телефона.
• Платили в ЛК за ЖКУ — количество резидентов за период, которые оплатили любой счет за ЖКУ через Домиленд. При наведении показывается процент от общего количества резидентов и клиентов.

• Группа / Квартал / Объект — фильтры применяются. В показателях «Резиденты», «С номером телефона», «Были в ЛК», «Платили в ЛК за ЖКУ» каждый клиент учитывается только один раз. Но если у него есть помещения в разных объектах, он попадает в выборку по каждому из них. Из-за этого сумма показателей по отдельным группам, кварталам или объектам может быть больше, чем общее значение без фильтров.
• Недели / Дни — фильтр не влияет на показ данных.
• Период — фильтр применяется; в зависимости от показателя данные отражаются на конец периода или за весь период.

• Количество — график показывает число созданных обращений. В зависимости от режима просмотра при наведении на точку отображается количество обращений за день или неделю выбранного периода. Данные в графике учитывают именно количество созданных обращений, а не обновленных за период.
• Канал — столбчатая диаграмма показывает долю заявок в процентах по каждому каналу обращений.

• Средняя оценка — средний балл по заявкам, созданным в указанный период. Значение округляется до сотых. При этом в расчет включаются все оценки независимо от того, когда именно они были выставлены.
• Среднее время выполнения — показывает, сколько в среднем времени сотрудники тратили на выполнение заявок, созданных в указанный период. Рассчитывается от момента первого перехода в статус «В работе» до перехода в статус «Выполнено» или до отмены заявки. Подробнее о показателе в другой инструкции ↗.

• Группа / Квартал / Объект — фильтры применяются.
• Недели / Дни — фильтр влияет только на график «Количество».
• Период — фильтр применяется.

• Платформа — круговая диаграмма показывает, с каких платформ резиденты заходили в личный кабинет за выбранный период.
• Пол — круговая диаграмма показывает распределение по указанному полу, включая резидентов с незаполненным полом. В центре диаграммы — общее число резидентов на конец периода.
• Возраст — круговая диаграмма показывает процентное распределение резидентов по возрастным группам на конец периода. Учитываются только резиденты с заполненным полем «День рождения». Их общее количество показано в центре диаграммы.
• Тип — столбчатая диаграмма показывает процентное распределение резидентов в зависимости от их роли в помещении на конец периода.
• Активность — график средней почасовой активности клиентов в личном кабинете за выбранный период. Отображает приблизительное число уникальных посетителей за каждый час — при наведении на точку можно увидеть их число. Уникальность определяется в рамках одного часа: клиент засчитывается один раз, даже если заходил несколько раз. В каждом следующем часе он может быть учтен повторно. Активностью считается то же, что и в показателе «Были в ЛК».

• Группа / Квартал / Объект — фильтры применяются. Каждый клиент учитывается только один раз. Но если у него есть помещения в разных объектах, он попадает в выборку по каждому из них. Из-за этого сумма показателей по отдельным группам, кварталам или объектам может быть больше, чем общее значение без фильтров.
• Недели / Дни — фильтр не влияет на показ данных.
• Период — фильтр применяется; в зависимости от показателя данные отражаются на конец периода или за весь период.

• Тип — круговая диаграмма показывает распределение помещений по типам в процентах. Общее количество помещений отображается в центре диаграммы.
• Средняя площадь — показывает только числовые показатели: средняя площадь квартир, машиномест и кладовых.

• Группа / Квартал / Объект — фильтры применяются.
• Недели / Дни — фильтр не влияет на показ данных.
• Период — фильтр применяется; данные отображаются на конец периода.

• Фиолетовая — число активных пользователей, которые открывали приложение.
• Зеленая — сколько активных пользователей разрешили push-уведомления для приложения и оставили включенным хотя бы один тип уведомлений ↗.

• Группа / Квартал / Объект — фильтры не применяются; данные отображаются по всей клиентской базе.
• Недели / Дни — фильтр влияет на показ данных.
• Период — фильтр применяется; данные отображаются за весь период.

• Группа / Квартал / Объект — фильтры не применяются; данные отображаются по всей клиентской базе.
• Недели / Дни — фильтр влияет на показ данных.
• Период — фильтр применяется; данные отображаются за весь период.

• Начислено — общая сумма начислений (значение поля «Начислено» в карточке счета).
• Аванс — общая сумма авансовых платежей, в том числе переплата по счетам.
• Долг — общая сумма начального долга (значение поля «Нач. долг» в карточке счета).

• Группа / Квартал / Объект — фильтры применяются.
• Недели / Дни — фильтр влияет на показ данных.
• Период — фильтр применяется; в зависимости от показателя данные отражаются за весь период или за полный календарный месяц.

• Группа / Квартал / Объект — фильтры применяются.
• Недели / Дни — фильтр не влияет на показ данных.
• Период — фильтр применяется; данные отображаются за весь период.

• Группа / Квартал / Объект — фильтры не применяются.
• Недели / Дни — фильтр не влияет на показ данных.
• Период — фильтр не применяется.

• В работе — заявки, которые на текущий момент находятся в работе.
• Без исполнителя — заявки, в которых на текущий момент отсутствует назначенный исполнитель.
• Просроченные — заявки, по которым нарушен SLA выполнения.
• Выполнено — заявки, которые хотя бы раз были в статусе «Выполнено», даже если впоследствии их статус изменился.

• Группа / Квартал / Объект — фильтры применяются.
• Период — фильтр применяется; данные отображаются за весь период.

• В работе — заявки, которые на текущий момент находятся в работе.
• Выполнено — заявки, которые на текущий момент находятся в статусе «Выполнено».
• Переоткрыто — заявки, которые на текущий момент находятся в статусе «Переоткрыто».
• Просрочено — заявки, по которым нарушен SLA выполнения. Подробнее о показателе в другой инструкции ↗.

• Тип услуги — столбчатая диаграмма, которая показывает долю по типам услуги среди созданных заявок. При наведении на каждый столбец отображаются количество заявок и средняя оценка.
• Канал — столбчатая диаграмма, которая показывает долю созданных заявок в процентах по каждому каналу обращений. При наведении на каждый столбец отображается количество заявок.
• Базовые/Платные — круговая диаграмма, которая показывает соотношение между заявками на бесплатные услуги ↗ и услуги маркетплейса ↗. При наведении на каждый сегмент отображаются количество заявок.

• Группа / Квартал / Объект — фильтры применяются.
• Период — фильтр применяется; данные отображаются за весь период.

• Средняя оценка — средний балл по заявкам, созданным в указанный период. Значение округляется до десятых. При этом в расчет включаются все оценки независимо от того, когда именно они были выставлены.
• Среднее время реакции — среднее время в минутах от создания заявки до первого перехода в статус «В работе». Показывает, как быстро сотрудники берут заявки в работу.
• Среднее время выполнения — среднее время в часах от первого перехода в статус «В работе» до перехода в статус «Выполнено». Показывает, как быстро сотрудники выполняют заявки.

• Оценка — столбчатая диаграмма, которая в процентах показывает соотношение клиентских оценок по заявкам (от 1 до 5). Если в выборке нет заявок с какой-либо оценкой, этот столбец скрыт. При наведении на столбец можно увидеть количество заявок с этой оценкой.
• Реакция — график, который показывает среднее время реакции по заявкам. Есть возможность выбрать детализацию по дням, неделям или месяцам. Вертикальная ось — время в минутах, горизонтальная — даты выбранного периода. При наведении на точку отображается среднее время реакции в минутах за соответствующий день, неделю или месяц.
• Выполнение — график, который показывает среднее время выполнения по заявкам. Есть возможность выбрать детализацию по дням, неделям или месяцам. Вертикальная ось — время в минутах, горизонтальная — даты выбранного периода. При наведении на точку отображается среднее время выполнения в минутах за соответствующий день, неделю или месяц.

• Группа / Квартал / Объект — фильтры применяются.
• Период — фильтр применяется; данные отображаются за весь период.

• Группа / Квартал / Объект — фильтры применяются.
• Период — фильтр применяется; данные отображаются за весь период.